会议业与会议策划实施

会议业与会议策划引入案例第一节会议业概述第二节会议组织者第三节会议的策划内容提要小结飞鸟公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈定货会。秘书李玲负责安排与会人员的返程工作，李玲想先解决容易预订的近处与会者的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈定货会的工作成果大打折扣。第一节会议业概述会议活动源远流长，历史悠久，伴随着人类历史的发展而发展。1.会议是一种围绕特定目标而开展的活动2.会议是一种高度组织化的活动3.会议是一种群体性的活动会议——是人类社会中一种聚众议事的过程，是在一定的时间和空间内，为达到一定的目的所进行的有组织、有领导、有共同议题的议事活动。一、会议的基本含义第一节会议业概述1.发扬民主2.科学决策——依赖于集体智慧3.联络感情——对内增强组织凝聚力，对外树立良好公关形象4.推动工作——传达决策意图、布置落实任务、统一思想认识、协调各种关系、督促检查工作、总结交流经验、表彰弘扬先进、批评鞭策后进等。二、会议的作用三、会议的类型第二节会议组织者※会议的主办单位主要可以分为三类：公司协会组织非营利性组织公司和协会组织是会议市场的主要组织者，两者相较，从会议次数和与会者人数来看，公司会议又占据绝大部分。第二节会议组织者公司内部会议：由公司员工参加的会议，如销售会议、技术会议、培训会议、经理人员会议和奖励性质的会议。公司外部会议：针对公司目标市场而举办的会议，参会人员来自公司外部客户，包括经销会/分销商会议、产品展示会、股东会等。兼顾内部和外部的会议：参会者既有公司职员也有公司客户，这类会议主要包括讲习班和培训会议。大多数公司会议在酒店召开，也有些在专门的会议中心和管理培训中心召开，这些地点都要具有专用的会议设施，并配备比较高档的住宿条件。•公司第二节会议组织者1.协会组织的会议收入的几种形式2.协会组织选择会议举办城市时考虑的因素3.选择会议场所或酒店时考虑的因素4.协会会议的种类5.协会会议的共同特点•协会组织第二节会议组织者1.协会组织的会议收入的几种形式（1）展览收入（2）会费收入（3）附加收入•协会组织第二节会议组织者2.协会组织选择会议举办城市时考虑的因素（1）交通便捷（2）会议与酒店设施（3）专业技能（4）旅游景点（5）城市形象和国际认知度（6）目的地政府或会员的邀请（7）吸纳新会员的机会（8）安全•协会组织第二节会议组织者3.选择会议场所或酒店时考虑的因素（1）适当的会议空间（2）客房是否充足（3）餐饮安排（4）适当的展示空间（5）交通便捷（6）服务•协会组织第二节会议组织者4.协会会议的种类（1）年会（2）地区性会议（3）大会（4）专题研讨会（5）董事会和委员会会议•协会组织第二节会议组织者5.协会会议的共同特点·几乎各个“行业”都有自己的协会和专业会议，都有召开会议的可能，一般间隔一定时间就召开会议·协会会议的举办地经常变换，一般不会在一个地方连续举办两次会议·协会会议的分支机构往往是当地举办协会会议的发起者·协会会议的会期一般是4~5天，一般不会超过6天·协会会议的组委会一般喜欢租用容量400人以下并有相应设施的会议场所·大约只有15%左右的协会会议需要使用同声传译设施·协会会议的筹备时间一般是2~3年，有的还更长，公司会议的筹备时间一般低于一年·协会会议对展览空间的要求呈现不断增长的趋势•协会组织第二节会议组织者这类主办者的会议与协会比较相似，主要由政府机构、工会、宗教团体、医疗卫生服务机构等，它们都是非营利性的，有不同的资金来源，很多可以使用公共资金。在国际上，人们把这些非营利组织称为SMERF——即社会团体、军事机构、教育部门、宗教团体以及兄弟会的集合组织。它们对价格很敏感，更易在淡季预定会议，常常由非专业人士策划，且策划人常常变化。•非营利组织第三节会议的策划一、会议分析（要素）第三节会议的策划会议策划的要素“5W1H”OR“6W”(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)WHO:谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？第三节会议的策划会议策划的要素“5W1H”OR“6W”(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)WHAT:会议是什么类型的会议？第三节会议的策划会议策划的要素“5W1H”OR“6W”(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)WHEN：组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等；(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素。第三节会议的策划会议策划的要素“5W1H”OR“6W”(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)WHERE:会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的关系等。第三节会议的策划会议策划的要素“5W1H”OR“6W”(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)WHY:举办会议的目的HOW:具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱乐等)。1.“ICCA”的中文全称为____________。2.会议日程表的设计需充分考虑哪些因素？3.在会议活动中常见的突发事件主要有哪些？结合实例如何应对？4.会议(武汉自考)的构成要素有（）A.主办者B.承办者C.会场D.与会者E.其它与会议有关的人员5.通过会议上详细罗列解决问题的方法，从而获得具有创造性的决策属于下列哪一种?（）A.名义小组法B.头脑风暴法C.德菲尔法D.座谈法•请设计一份2010（广州）休闲发展国际论坛的会议旅游的策划方案。第三节会议的策划二、简易时间流程（把握思路）会前会中会后第三节会议的策划商务会议工作流程（一）会前1.与会议运营公司洽谈，提出主办方要求如：时间、地方、人数、酒店星级、会议设备等。2.会议运营公司按主办方要求提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。向会议主办方提供会议接待策划方案预案书和报价。第三节会议的策划商务会议工作流程（一）会前3.邀请会议主办者实地考察会议举办场所，确定方案，签订会议接待标准合同，预付会议订金事宜。4.在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。准备会议资料。含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务等。第三节会议的策划会议工作流程（二）会中1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。分批分时段按要求接站。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。第三节会议的策划会议工作流程（二）会中3.会议场所：会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4.会议住宿：会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。第三节会议的策划会议工作流程（二）会中5.会议餐饮：确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关（如：特殊客人有宗教信仰）的确认。6.会议旅游：确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。第三节会议的策划会议工作流程（二）会中7.会议娱乐：提前确认娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。第三节会议的策划会议工作流程（三）会后1.会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。2.会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。3.与会议主办者的费用结算工作，提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。会务准备开会方法内容对象时间地点费用会务提出问题应急性信息性决策性议程和程序各项会务文件内容策划方案批准会议设计和布置专家咨询领导和机构组织保障者会议实施执行策略保障控制工具效果设施环境场所配套编制预算预算执行结算归档纪要发布分工落实后续工作评估反馈补充会议第三方顾问会议制度和文化会议管理机构会前会中会后第三节会议的策划三、项目步骤逻辑思路（执行指导）会议策划的基本流程市场调研确定主题会议目标市场需求市场背景会议定位新闻亮点项目1确定主题策划考虑的要素要一素：主办单位、承办单位和协办单位要二素：赢利点策划要三素：确定与会者要四素：确定会议形式要五素：确定会议日期和地址要素六：会务要七素：营销策略承办者协办者主办者工作主办者承办者策划委员会确定会议目标会议地址定义与会者人群确定会议持续时间确定会议日期调配资源选择后勤人员批准预算MR=提出建议R＝处理D＝决策NA＝无关项目经理负责制要素二：赢利点策划要素三：确定与会者讲台上的人一般来宾一般与会者国际与会者行为障碍者特殊类型的与会者与会者VIP主题报告会学术研讨技术交流现场访谈会议中的其他活动（展览等）要素四：会议形式一．地点二．历史三．服务设施四．住宿五．会议地点的工作人员六．公共区域及设施七．费用八．景点九．安全一○．其他要素五：会议日期和会址要素六：会务会议场地布置发言人视听设备餐饮服务其它供应商选择(印刷、搭建、礼品等）旅行信息和预定表格对视听设备的要求录音/像授权表格秘书处的联络人主办者的各项规定住宿信息和预定表格费用表格会议材料会议注册表格准备－发言人材料清单发言人姓名：地址：电话：办公室（选填）住宅单位：部门：会议：发言题目：发言日期：时间：从_______到_______项目是否数量备注酬劳或费用旅行费用补贴其他项目发送日期收到日期备注旅行预定房间预定视听设备规定声明发言人信息陪同人员其他要素七：会议营销（传播）受众分析内容分析：宣传材料宣传方式（会前宣传、邀请，会中、会后媒体宣传、各式公关）项目3预算收入固定开销变动开销预算总帐收入会务费用赞助广告参展商交费（会中有展的情况）拨款其他（利息、出版物、纪念品、旅行、餐饮、展览入场券、录音/像带）合计固定开销承办者（报酬、开销）组委会（旅费、开会费用）市场宣传（宣传材料、广告、邮寄名单、邮寄费用）办公室补给和开销（固定开销、电话、传真、邮费、运费）可偿还开销（押金、谢礼、保险）工作人员（报酬、额外福利、开销）合计变动开销视听设备陪同人员接待计划计算机服务合同服务娱乐服务展览设备旅行地面交通酬劳（小费）翻译人员与会者支持（手册、胸卡等）发言人（报酬、旅费、材料等）印刷和复印奖品和纪念品公共关系保安运输会场租赁（包括会议室和住宿）餐饮会议评估后计工作预算总结总收入减去：固定开销变动开销合计剩余收入减去：杂费净收入项目4：时间进度安排甘特图关键路径计划概要项目5：依照时间进度安排执行并根据变化调整立项方案及预算项目6：会中现场管理项目7：客户数据整理项目8：评估和后继评估策划实施评估评估应用后勤工作评估策划以前的会议是否进行过评估是否要对这次会议进行评估评估哪些内容谁将参与评估谁负责策划整个评估方案评估和后继工作需要多少预算谁负责发放评估表格评估策划－可以进行评估的会议因素承办者预算策划委员会发言人交通秘书处展览主题相关性注册目标明确性与会者手册整体策划相关活动娱乐活动会议场所招待会休息市场宣传陪同人员公共关系评估策划－会议评价表格示例会议编号_