会议工作与实训教材课件

会务工作与实训•某天，某单位召开一个大型会议，办公室秘书小张忙碌几天，自认为会务安排一切就绪，只等会议开幕。•没想到，会议一开幕，小张就被当头棒喝。在会议主持人宣布大会开始之后，接着就是“全体起立奏国歌”。等到台上台下全体肃立后，喇叭里放出的不是那雄壮激昂的国歌，而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。小张立即冲上台去关了机，可国歌的磁带就是找不到，台上台下足足站了几分钟。会议的主持人只好用沙哑的声音起了个头，指挥会场合唱国歌。临时的变动，让与会者没有准备，雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。•事后，单位领导对办公室秘书们说：“你们是单位的门面，稍有不慎，影响很坏！会务工作不到位，不仅干扰了会议，而且影响了单位的声誉，办公室秘书都是马大哈，还谈什么企业素质和管理水平？”•分析：这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不细致，导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议在一开始就陷入了混乱，影响了会议秩序和会场气氛，也影响了组织的形象和与会者对会议主办单位的信任感。对于会议组织者来说，这一突如其来的情况，也会使会议的主持者陷入被动，影响会议进程。•这件事告诉我们，会议筹办是一个系统工程，必须环环相扣，步步落实，反复检查，不能出差错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责，扎实细致，责任到人。•请描述一次你亲自参加的会议，根据你所看到的现象，分析会议的成败。一、会务实训任务与目标会议是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性多向沟通活动，是行政管理的重要手段。它具有集思广益、制定决策、交流信息、研究问题、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等各种目的和功能。办会是秘书的常规性工作，办会能力的高低、会议安排和服务的好坏是衡量秘书工作绩效的重要指标。通过会议工作的实训教学，要使学生能够对各种会议的策划、筹备、组织和安排的内容和工作流程有充分的认识，并能够掌握办会的基本要求和方法。二、会务实训的条件会议实训室设计会议智能化集中控制系统远程视频会议设备b双屏远程视频会议效果图会议智能化集中控制系统图三、实训流程1.会议实训内容系统设计2.会议实训室硬件建设3.实训师资培养4．实训教材与课件5.实训室与企业实习基地结合6.根据会议工作发展修订与人才市场要求不断完善四、实训方式与要求实训室实训主要以情景实训和上机实训为主。在情景实训中，学生要发挥自己的主观能动性，通过具体的任务来驱动实训，学生要自己收集案例、编写角色脚本、进行角色分配和团队组建。指导实训教师会给学生提供相关的案例，帮助同学们完成案例收集、情景模拟和分析评点上机实训主要是让学生通过反复操作电脑、复印机、传真机、扫描仪、刻录机、投影仪、数码相机、VCD机、录音机、录像机、扩音器、视频会议设备等，掌握组织筹备会议常用设备的规范操作程序和基本维护技能。会议工作的综合性较强，学生通过实训培养综合办会能力。时间的策划地点的策划发言人与发言方式的策划参加范围和方式的策划会议目标和任务的策划会议名称与议题的策划整合策划方案议程的策划会议预算一、会议策划的主要知识与流程1.相关知识会议策划的立项需明确6个W，即Who（“谁”是会议的参加人员）、What（“什么”是会议合适的类型）、When（“什么时间”开会合适）、Where（在“什么地方”开会）、Why（“为什么”开会）和How（“怎样”处理具体的会务工作）。会议的立项过程中，需逐步地明确如何找到会议的目标参会人员，如何确定最终的参会人数。立项后的可行性研究。策划方案的可行性研究是一项十分重要的工作步骤。可行性研究既要考虑该会议的环境和目标公众的适应性，又要考虑本单位财力的适应性和效益的可行性等问题。在人、财、物等方面的可行性条件都要予以统筹考虑。策划方案要经过严格的论证。策划方案草拟后，需要由会议策划委员会进行论证，论证就是一个决策的过程。2.策划方案的选择方法定位式优选法：即从各种方案中优选出上、中、下三策，对其风险和收益进行比较，重点完善最优化的方案。轮转式优选法：即对各个方案逐一进行分析和论证，对每个方案的优点和不足进行修正和完善。优点移植法：即对各个方案的优点进行集中，在某个比较成熟的方案中移植其他方案的优点，以弥补其不足。3.案例讨论中国××学会于2008年7月在北京××饭店召开了“中国太阳能资源开发与利用峰会”，吸引了国内外诸多研究机构和企业的关注，此次会议的规模初步确定为500人左右，大会邀请了美、日、英等10个国家的代表团参会，请为此次会议设计一份报名表，要求能够体现参会组织是否参加展览、是否提交论文、是否进行成果展示、是否需要会议安排食宿、是否需要预定返程机票或车票、是否发言以及是否需要同声传译设备等。二、会议策划的组织构架1.相关知识组织结构的层次和规模在一定程度上决定了会议的层次和规模。会议的组织机构一般要包括：大会组委会成员名单、大会主席、大会副主席若干、大会秘书长、副秘书长若干、大会顾问若干、拟邀请嘉宾若干等。在会议筹备方案中要确定会议工作机构的分组与原则，并明确工作小组的负责人，要责任到人，分工合作。工作机构要建立定期例会的制度，以便不断完善会议筹备方案的不足。会议工作机构通常包括：会务组、秘书组（文件起草组）、组织组、接待组、宣传报道组、财务组、安全保卫组等。会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组组织落实，成立工作团队组TEAM组负责人职责总指挥整个活动的总负责、总协调副总指挥协助总指挥，负责常务工作宣传策划组会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责，加强沟通能够协调、经常汇报。二、会议各个组织服务小组所需表格设计设计会议的报到表设计会议的签到表格设计会议住宿分配表设计会议的照相座位排序表设计会议的文件签领表设计会议财务缴费表三、会议筹备方案的拟写在网络上寻找大、中、小三种会议类型的6-9个会议筹备方案，并对这些筹备方案进行修改和完善。分析教材案例中方案的不足。根据老师的要求每个学生拟写2-3个会议筹备方案。会议议程的制定决定了会议的效率和能否顺利做出决定。XX电视机生产公司将要召开总经理办公例会，研究传统彩电生产规模应扩大还是缩小？请以小组为单位讨论分析该会议议程安排的问题并提出修改意见。序号会议议程工作分配1主持人宣布会议开始主持人2彩电产品市场分析及研究（10-15分钟）权威数据报告已方研究报告双方报告差异比较研发部王洋刘冰戈平主任3等离子彩电的可行性报告（15-25分钟）新产品的市场预测新产品的技术问题新产品研发的经费与时间研发部张章宋敏李毅然研究员4传统彩电的市场调查分析（25-45分钟）传统彩电的未来市场前景我公司传统彩电预计能够到达的产能是否要继续维持公司传统彩电的生产规模市场部周平董丽田军经理5整合问题的起因和对策（10-15分钟）将所有发言系统组织综合起来提出相应的解决问题的对策和建议，并形成报告提交董事会全体参会人员发送会议通知会议通知确认会议通知发放管理会议通知审核会议文本类型会议通知的拟写文本审核会议记录与纪要会议简报一、会议通知的拟写通知的正文包括会议名称、会期、会议的详细地址、时间、会议议题和联系方式等；会议名称要具体；日期、时间、场所要准确无误；议题要尽量详细具体，以供参会人员事先做好准备；有附加资料时，要写明资料名称及页数；会议通知需交上司审阅、批准。会议通知常采用口头通知、电话通知、计算机传送（即以电子邮件的方式通知）和书面通知等几种形式发送。二、会议通知的发放管理除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。有几个人参加的非正式会议，可用多种方式进行，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。对书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。会议通知的发放管理需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。不管以什么方式发出会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路三、会议纪要的拟写会议纪要是根据记录、会议文件及有关活动的材料，用准确而精练的语言综合反映会议的基本情况，阐述会议的主要精神的书面材料。会议纪要的结构由三部分组成：版头：由会议名称和文种组成；正文：正文一般由会议概况（包括会议时间、召开地点、主持人、参加人员、领导同志、会议议题等）、会议精神（如会议的主要情况，需要解决的问题及解决办法、讨论的结果及今后的任务），会议的决定事项和结语组成；会议结尾一般是发出号召，提出贯彻落实会议精神的希望。末尾：如下级下发单位、印发机关和日期等）。在纪要行文中，可根据会议的不同内容，交替使用“会议认为”、“会议提出”、“会议决定”等惯用衔接用语。四、会议简报的拟写重要的连续性会议，多是一日一报，以利领导机关掌握会议进程；大型会议（党代会、人代会、政协会等），往往按组、团分别编写简报，以便沟通情况，交流信息。时间较短的重要会议，也要编写简报。会议简报。其写法更是灵活多样。可以采用报道法、归纳法、排比法、摘录法等反映会议情况或会议主要信息。会议记录与会议纪要的主要差异性能不同。会议记录是记载会议进程和会议发言以备查考的事务文书，侧重于发挥原始凭证作用；会议纪要则是国家法定公文，具有现实执行效用和约束力。内容不同。会议记录是与会议同步形成的实录文书，具有原始和详实的特点；会议纪要是在会议文件基础上整理摘编而成的，是会议内容系统而简要的反映。表现形式不同。会议记录的格式，由单位自定；会议纪要则有规范的格式要求，并且与其他公文略有不同。表达方式不同。会议记录是对发言者“所发之言”的再现，尽可能保持“原汁原味”；会议纪要采用记叙为主、说明为辅的形式，运用准确、严谨、简明的语言，记载和反映会议的主要精神和议定事项。两者的利用方式不同。五、会议文件的印制与分发文字型的纸张材料：会议文件的用纸统一使用国际标准的A4纸张，版心的位置可以根据每个会议的具体需要来确定，至于文件的字号也可以根据会议的具体情况来统一制定一个标准，行距、字距、字体、排列形式、排列顺序、版心尺寸等等，都可以根据每个会议的具体情况具体定。图象与声音材料：图象与声音材料作为文件来保存的时候，最后还会还原成文字型的材料。商务会议文件的拟制过程来说，前期的文件筹备十分重要，因为好的开始对于一个商务会议来说就成功了一半。商务会议文件的类型主要包括：会议通知书、会序册（会议的议程安排）、会议方案、会议欢迎词、开幕词和闭幕词、会议讲话稿、会议备忘录等。会议文件的印制和分发也是十分重要的工作。会议之前准备的文件在与会者报到之时就分发给大家；还有一些文件如会议纪要或会议简报等文件，可在会议进行的过程中随着会议的进行程度随时印制随时发放。会议之后的文