第1篇行政篇

第1篇行政篇学习目标1．利用Word2010对文档进行“创建”、“保存”和“编辑”。2．学会对Word2010文档的“页面”进行“设置”、“格式化”。3．掌握对Word2010文档中的“图形”、“图片”及“图示”进行相应的处理。4．在Word2010文档中进行表格的“创建”、“编辑”和“格式化”。5．在Word2010中的进行图文混排的处理。6．对Word2010文档中的“邮件”进行“合并”及相关文档的处理。7．利用Outlook2010进行邮件管理。主要案例案例1制作公司岗位说明书案例2制作公司会议记录表案例3制作公司简报案例4制作客户信函案例5利用MicrosoftOfficeOutlook管理邮件案例1制作公司岗位说明书案例分析解决方案拓展案例拓展训练案例小结案例分析公司为了规范各项管理制度，需制作公司各岗位说明书，以明确各岗位的工作职责与权限、工作目标、任职人员资格等,为今后的工作评价、人员招聘、绩效管理等提供有效的依据。本案例利用Word来实现科源有限公司行政部的岗位说明书。具体要求：1、新建文档并合理保存；2、页面设置：纸张为A4纸，页边距分别为上、下2.5cm、左右均为2.8cm；3、编辑岗位说明书内容；4、美化修饰文档：5、预览及打印文档。文档效果如图1.1所示，并将该文档打印出来。解决方案步骤1新建及保存文档（1）启动Word2010，新建一份空白文档。（2）以“公司岗位说明书”为名，选择“保存类型”为“Word文档”，将该文档保存在“E:\公司文档\行政部”文件夹中。步骤2页面设置（1）设置纸张大小为“A4”。（2）设置页边距。按图1.6所示设置页边距和纸张方向。步骤3编辑岗位说明书在文档中录入图1.7所示的文字内容。解决方案步骤4设置“岗位说明书”格式（1）设置标题格式为宋体、二号、加粗、深蓝色、居中，段前0.5行间距、段后1行间距。（2）设置正文格式。设置正文部分所有文字的“字体”为宋体、小四号，字符间距加宽0.5磅；设置“行距”为固定值20磅。（3）将正文的前3段字体加粗、首行缩进2字符。（4）设置正文中的标题格式为宋体、四号、加粗、段前段后各0.5行间距。（5）为“一、工作关系”具体内容部分添加项目编号，添加后的效果如图1.16所示。解决方案（6）为“二、工作职责”的具体内容添加项目编号，效果如图1.18所示。（7）为“三、聘用条件”的具体内容添加项目编号，效果如图1.19所示。步骤5打印文档拓展案例1．会议记录会议记录效果如图1.30所示。2．公司年度工作总结效果如样式文1.1所示拓展训练利用Word2010制作一份公司年度宣传计划，效果图如图1.31所示。案例小结通过本案例的学习，读者将学会利用Word文档的创建、保存、页面设置、文档的录入、编辑等操作，对文档中字符的字体、颜色、大小以及字型的设置，段落的缩进、间距和行距进行设置以及利用项目符号和编号对段落进行相关的美化和修饰，学会对页面的页眉和页脚等进行相应的设置，以及打印机的安装、预览和打印文档等行政部门工作中常用的操作。案例2制作公司会议记录表案例分析解决方案拓展案例拓展训练案例小结案例分析公司的行政管理中，经常会有一些大大小小的会议，比如通过会议来进行某项工作的分配、某个文件精神的传达或某个议题的讨论等等，这就需要制作会议记录表来记录会议的主题、会议时间、主要内容、形成的决定等等。本案例将利用Word来为公司制作一份会议记录表，案例主要涉及的知识点是表格的创建、表格内容的编辑、表格格式的设置，制作好的会议记录表如图1.49所示。解决方案步骤1新建并保存文档（1）启动Word2010，新建一份空白文档。（2）将创建的新文档以“公司会议记录表”为名，保存到“E:\公司文档\行政部\”文件夹中。步骤2输入表格标题（1）在文档开始位置输入表格标题文字“公司会议记录表”。（2）按【Enter】键换行。步骤3创建表格建立一个10行6列的表格，如图1.52所示。解决方案步骤4编辑表格（1）编辑表格内容。（2）合并单元格。参照图1.54所示，将需要合并的单元格进行合并处理。（3）保存文件。步骤5美化表格（1）设置表格标题格式为黑体、二号、居中、段后间距1行。（2）设置表格内文本的格式。①将字体设置为“宋体”、字号设置为“小四”。②将表格中已输入内容的单元格的对齐方式设置为“水平居中”（空白单元格除外）。解决方案（3）设置表格行高。①使用“表格属性”对话框调整行高。将表格第1、2、5行的行高设置为0.8厘米，第3、6、7、8、9、10行的行高设置为2厘米。②使用鼠标指针调整第4行的行高，增加“会议内容”一行的行高。（4）设置表格的边框样式。将表格内边框线条设置为0.75磅，外框线为1.5磅的黑色实线。（5）保存文档。拓展案例1.制作文件传阅单。其样式如样式表1.1所示。拓展案例2.建立一份如样式表1.2所示的收文登记表。拓展训练建立一份如图1.60所示的发文单。案例小结本案例通过制作“公司会议记录表”、“文件传阅单”、“发文登记表”以及“公司发文单”等表格，使读者学会创建表格，表格中单元格的合并、拆分等表格的编辑操作，同时了解表格内文本的对齐设置，并能对表格和表格中的内容进行相应的设置。案例3制作公司简报案例分析解决方案拓展案例拓展训练案例小结案例分析简报是由组织（企业）内部编发的用来反映情况、沟通信息、交流经验、促进了解的书面报道。简报有一定的发送范围，起着“报告”的作用。简报应包括如下内容：（1）报头：简报名称、期数、编写单位、日期；（2）正文：标题、前言、主要内容、结尾；（3）报尾：抄报抄送单位、发送范围、印数等；（4）简报后可附附件。完成后的简报效果图，如图1.66所示。解决方案步骤1新建并保存文档（1）启动Word2010程序，新建空白文档。（2）以“公司简报-58期”为名保存至“E:\公司文档\行政部”文件夹中。步骤2设置简报页面（1）设置页面大小和方向。将页面纸张大小设置为为A4大小、纸张方向为纵向。（2）设置页边距分别为：上2.5cm、下2.3cm、左2cm、右2cm。解决方案步骤3编辑简报（1）录入如图1.67所示的简报文字。（2）分页。简报的封面和正文分别位于第一页和后面的页面，这里需要手工分页操作。步骤4制作简报封面（1）设置简报标题格式。将简报标题字体设为华文行楷、小初、红色；居中，段后间距1行；（2）设置简报总期数格式。将简报总期数“总第58期”设为宋体、三号，加粗、居中；（3）设置编写单位、期数和编写日期格式。将编写单位、期数和编写日期设为宋体、小四号、加粗、居中，段前段后的间距均为0.5行；解决方案（4）设置“本期要目”文字格式为为宋体、四号、居中、段后间距20磅。（5）设置简报报尾格式。①在简报报尾文字前面插入适当的回车键，使简报的报尾靠近页面底端。②将报尾的3行文字设为宋体、五号，1.5倍行距。（6）绘制简报中报头和报尾的分隔线。①利用Word提供的“形状”工具在“本期要目”一行的下方绘制一条实线。③选中该直线，复制一条直线后移动至报尾的上方，如图1.76所示。解决方案④预览封面的排版效果。步骤5美化修饰简报正文（1）设置3个正文标题的格式。①设置字体格式。选中3个正文的标题文字，设置字体为“楷体”、三号，添加“点式下划线”和字符底纹。②设置段间距为段前1.8行、段后0.5行，行距为1.5倍、对齐方式为居中。（2）设置正文其他文字格式。设置字体为仿宋，12磅、“深蓝”色；设置行距为“固定值“26磅。解决方案步骤6添加页码（1）单击【页面布局】→【页面设置】按钮，打开“页面设置”对话框，切换到“版式”选项卡，在“页眉和页脚”栏中选择【首页不同】的复选框。（2）将光标位于正文文字（即非首页）任意处，单击【插入】→【页码】按钮，打开“页码”下拉菜单，选择页码位置为“页面底端”选择页码样式为“颚化符”。步骤7预览整体效果。拓展案例制作如图1.84所示的企业成立公告。拓展训练1．根据图1.85所示的效果图制作一份科源有限公司一周年庆小报。2．制作一份科源有限公司的订货会请柬，并将请柬保存为模板。案例小结本案例通过运用Word制作公司简报、企业成立公告、公司小报及请柬以，介绍了Word文档的图文混排的制作方法，包括艺术字、文本框、图片、形状等图形的制作、编辑和修饰以及对图形进行组合等操作。同时，也介绍了文档的分栏、图片与文字的环绕设置等。案例4制作客户信函案例分析解决方案拓展案例拓展训练案例小结案例分析现代商务活动中，遇到如邀请函、会议通知、聘书、客户回访函等日常办公事务处理时，往往需用计算机完成信函的信纸、内容、信封、批量打印等工作。本节将通过Word的邮件合并功能，方便、快捷地完成以上事务。制作邮件合并文档可利用“邮件合并”向导，即单击【邮件】→【开始邮件合并】→【开始邮件合并】按钮，打开“开始邮件合并”下拉菜单，选择【邮件合并分步向导】命令，启动邮件合并向导，按向导的提示过程创建邮件合并文档。此外，还可以按以下操作步骤实现“邮件合并”文档的创建。即：建立邮件合并主文档→制作邮件的数据源数据库→建立主文档与数据源的连接→在主文档中插入域→邮件合并。案例中的客户及相关信息包含在如图1.121所示的表中。解决方案步骤1制作主文档（客户回访信函）。（1）启动Word2010，新建一份空白文档。（2）录入如图1.123所示的“客户回访函”内容。（3）对“客户回访函”的字体和段落进行适当的格式化处理。（4）在客户回访函的下方利用艺术字制作公司服务热线号码。（5）将“客户回访函”作为邮件的主文档，保存在“E:\公司文档\行政部\客户回访函”文件夹中。解决方案步骤2制作邮件的数据源数据库（客户信息）。（1）启动Excel2010。（2）在Sheet1工作表中录入如图1.124所示的“客户信息”数据。（3）将“客户信息”作为邮件的数据源，保存在“E:\公司文档\行政部\客户回访函”文件夹中。（4）关闭制作好的数据源文件。解决方案步骤3建立主文档与数据源的连接（1）打开制作好的主文档“客户回访函”。（2）单击【邮件】→【开始邮件合并】→【选择收件人】按钮，打开“选择收件人”下拉菜单，从菜单中选择【使用现有列表】命令，打开如图1.125所示的“选取数据源”对话框，选取保存的“客户信息”数据文件，选中该文件，然后单击【打开】按钮，弹出如图1.126所示的“选择表格”对话框。（3）在对话框中选中Sheet1工作表，然后单击【确定】按钮。解决方案步骤4在主文档中插入域（1）在主文档中插入“客户姓名”、“性别”、“购买产品”域。（2）分别对信函中插入的域设置如图1.129所示的字符格式，如字体、字形、字号和颜色。步骤5预览信函（1）单击【邮件】→【预览结果】→【预览结果】按钮，生成如图1.131所示的客户个人信函预览效果。（2）单击“预览结果”工具栏上的【上一记录】或【下一记录】按钮，可预览其他客户的信函。解决方案步骤6完成合并（1）单击【邮件】→【完成】→【完成并合并】按钮，从打开的下拉菜单中选择【编辑单个文档】命令，弹出如图1.133所示的“合并到新文档”对话框（2）单击【全部】单选框，然后单击【确定】按钮，生成合并文档。（3）以“客户回访函（合并）”为名，将合并后生成的新文档保存至“E:\公司文档\行政部”文件夹中。拓展案例利用邮件合并制作请柬，效果如图1.135所示。拓展训练为前面制作的客户回访函制作信封，要求效果如图1.136所示。案例小结实际工作中常常遇到处理大量报表、信件一类的文档，其主要内容、格式都相同，只是具体的数据有变化，为减少重复工作，可使用“邮件合并”功能。邮件合并的处理过程为：（1）创建主文档，输入固定不变的内容；（2）创建或打开数据源，存放变动的信息内容，数据源一般来自于Excel、Access等数据库；（3）在主文档所需的位置插入合并域；（4）执行合并操作，将数据源中的变动数据和主文档的固定文本进行合并，生成一个合并文档或打印输出。案例5利用MicrosoftOfficeOutlook管理邮件案例分析解决方