会议策划与组织-2

会议策划与组织项目二会议的策划与准备1会议策划与组织课程内容21会议策划与会议方案2会议机构的组成和人员选择3会议经费预算4会议选址和布置5会议文件的准备会议策划与组织【案例导入】A公司总经理让新来不久的秘书小黄安排一次部门经理会议，讨论公司新的营销方案，要求各部门正副经理参加。各部门事先做好好相关准备，以多媒体的形式介绍本部门的创意和想法。小黄欣然接受任务，她把会议时间安排在周一上午8点半，地点在公司小会议室，并很快在公司网络办公平台发出通知。总经理看到通知，立即把小黄叫到办公室，对着她大发脾气：“你这是干的什么事，安排时间、地点为什么不征求我的意见？为什么自己就把通知发了？公司小会议室能坐得下二三十人吗？你难道不知道小会议室没有投影设备？”一连串的问题把小黄问懵了，不是总经理她安排会议的吗？回到办公室，小黄伤心地抹着眼泪。办公室主任陈大家过来安慰她。问明情况后，陈大姐告诉她，安排一次会议可不是件简单的事情，会前会有很多准备工作，要把会议的程序、议题、人员、场所以及其他一些细节认真地进行，安排好后还应写成会议方案，领导审阅通过后，才能进行具体的工作准备。3会议策划与组织有人觉得小黄很冤枉，就为这点小事挨了总经理批评，你认为呢？你认为会议应该有哪些准备工作？案例中小黄的问题出在哪里，你认为该如何避免？4思考：会议策划与组织一、会议策划会议策划•会议策划是会议的总体构思，是对会议过程中各个环节所作的初步安排和打算。其内容包括：会议目的和意义、开会时间和地点、参加人、主持人、会议议题、大会程序、会议方式、经费预算、会场布置、突发事件处理等方面。5任务一会议策划与会议方案会议策划与组织二、会议方案完整的会议方案应包含哪些内容？•会议概述•会议主题•会议形式•会议日程安排•会议经费来源及预算•会议准备工作•其他要说明的事项6会议策划与组织三、会议议程、日程和程序（一）会议议程•会议议程是对于会议顺序的总体安排，主要涉及到会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。包括两项内容：会议的议事程序列入会议的各项议题7会议策划与组织某股份有限公司股东大会会议议程•宣读参加大会股东人数及持有和代表的股份数•宣布会议开幕•进入会议议程°宣布议案°股东发言°宣布本次股东大会投票表决方法°与会股东对上述议案进行表决°监事点票，股东代表监票，工作人员计票°主持人宣读表决结果°律师宣读法律意见书°宣读会议决议°与董事会签署会议决议及会议记录•宣布会议闭幕、散会8某股份有限公司股东大会会议议程•宣读参加大会股东人数及持有和代表的股份数•宣布会议开幕•进入会议议程°宣布议案°股东发言°宣布本次股东大会投票表决方法°与会股东对上述议案进行表决°监事点票，股东代表监票，工作人员计票°主持人宣读表决结果°律师宣读法律意见书°宣读会议决议°与董事会签署会议决议及会议记录•宣布会议闭幕、散会会议策划与组织三、会议议程、日程和程序（二）会议日程•会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是会议的时间表，应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容，以控制会议的进程。会议主题活动其他辅助活动°聚餐、游览、参观、娱乐等9会议策划与组织（三）会议程序•会议程序是具体规定一次会议的详细步骤，它既可以让与会代表了解会议内容和循序，同时也是会议主持人场控会议的依据。10112014北京APEC峰会会议日程会议程序会议策划与组织四、会议的其他准备工作会议工作进度甘特表12012345678制定计划成立会议筹备组联系代表联系会场会场设计准备文件材料印制会场布置迎接代表会议召开善后工作工期周会议策划与组织任务二会议机构的组成和人员选择一、成立会议机构13会议策划与组织14负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务负责代表的编组、签到、代表资料的审核、会议协调、会议进程的控制负责对外联络沟通、宣传报道，以及会议的摄影、录音、录像工作小组主要任务材料组财务组技术组负责会议材料的印发、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作负责狐疑的决算工作，会议费用的筹集，会务费收取，会议开支的支付和控制，会议账目的登记。负责会议各种设备的安装、调试、维护工作负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娱乐，各种生活用品的供应，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预订工作秘书组组织组宣传组后勤组负责会议的安全保卫和保密工作保卫组会议策划与组织任务二会议机构的组成和人员选择二、选择会务人员15迈尔斯-布里格斯类型指标会议策划与组织16外倾型E内倾型I与他人相处精力充沛独自度过时光精力充沛行动，之后思考思考，之后行动喜欢边想边说出声在心中思考问题易于“读”和了解；随意地分享个人情况更封闭，更愿意在经挑选的小群体中分享个人的情况说的多于听的听的比说的多高度热情地社交不把兴奋说出来反应快，喜欢快节奏仔细考虑后，才有所反应重于广度而不是深度喜欢深度而不是广度会议策划与组织17领悟型S直觉型N相信确定和有型的东西相信灵感和推断喜欢新想法—除非它们有实际意义为了自己的利益，喜欢新思想和概念重视现实性和常情重视想象力和独创力喜欢使用和琢磨已知的技能喜欢学习新技能，但掌握之后很容易就厌倦了留心具体的和特殊的；进行细节描述留心普遍的和有象征性的；使用隐喻和类比循序渐进地讲述有关情况跳跃性地展现事实着眼于现实以一种绕圈子的方式着眼于未来会议策划与组织18思维型T情感型F退后一步思考，对问题进行非个人因素的分析超前思考，考虑行为对他人的影响重视符合逻辑、公正、公平的价值；一视同仁重视同情与和睦：重视准则的例外性被认为冷酷、麻木、漠不关心被认为感情过多，缺少逻辑性，软弱认为圆通比坦率更重要认为圆通与坦率同样重要只有情感符合逻辑时，才认为它可取无论是否有意义，认为任何感情都可取被渴望成就而激励被为了获得欣赏而激励很自然地看到缺点，倾向于批评会议策划与组织19判断型J知觉型P做了决定后最为高兴当各种选择都存在时，感到高兴有“工作原则”：工作第一，玩其次（如果有时间的话）“玩的原则”：现在享受，然后再完成工作（如果有时间的话）建立目标，准时地完成随着新信息的获取，不断改变目标愿意知道它们将面对的情况喜欢适应新情况着重结果（重点在于完成任务）着重过程（重点在于如何完成工作）满足感来源于完成计划满足感来源于计划的开始把时间看作有限的资源，认真地对待最后期限认为时间是可更新的资源，而最后期限也是有收缩的会议策划与组织20小组性格特点材料组财务组技术组负责会议材料的印发、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作工作细心、稳重踏实、思维周密专业知识扎实、动手能力强、能够处理各种现场问题秘书组组织组宣传组后勤组保卫组个性外向、语言能力强、善于沟通、应变能力好负有一定的艺术修养和设计能力，熟悉各种宣传手段坚定冷静、目光敏锐、观察能力强、反应敏捷、动作迅速会议策划与组织任务三会议经费预算一、会议经费的来源•主办方承担•与会者承担•社会赞助°钱、实物、义务工、承担活动…•转让无形资产使用权•上级拨款21会议策划与组织任务三会议经费预算二、会议开支的项目•交通费用•会场费用°会场租金、会场设备租赁费、会场布置及其他•住宿费用•餐饮费用°早中晚餐、酒水及服务、会场茶歇•游览费•宣传交际费用•各种耗材费用•会议纪念品•人员劳务费22会议策划与组织任务三会议经费预算三、会议经费预算表23会议策划与组织任务三会议经费预算常见的开支名目24会议策划与组织任务四会议选址和布置一、会议场所的选择•（1）大小适中；•（2）设施齐全•（3）保密性好•（4）安全性强•（5）避开干扰•（6）经济实用•（7）符合规定25会议策划与组织任务四会议选址和布置二、会场布置（一）小型会议26•小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征，是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。会议策划与组织任务四会议选址和布置•常见的小型会议会场布置图27主席主席会议策划与组织•排座的三种具体形式：（1）自由择座它的基本做法，是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。28会议策划与组织29APEC领导人非正式会议现场会议策划与组织30APEC部长级会议召开现场回形台或U型台会议策划与组织APEC宴会现场31会议策划与组织•（2）面门设座它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座。适用于3223主席台1门456789……会议策划与组织•（3）依景设座所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等等。其他与会者的排座，则略同于前者。33会议策划与组织会议座位排定的方法——环绕式34在会场中不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，听任与会者在入场后自由就坐。这样的座次安排，比较人性化，没有明显的地位区分，大家也能够畅所欲言、不致过分拘谨。这与茶话会的主题最相符，也最流行，但不适合一些主题严谨的会议会议策划与组织会议座位排定的方法——散座式35散座式安排，大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会，座椅、沙发自由地安放组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置，这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。这是一种体贴的安排，适合私下的沟通和交流，当然，这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。会议策划与组织会议座位排定的方法——圆桌式36在会场上摆放有一张圆桌，请与会者在周围自由就坐。在圆桌会议中，可以不用拘泥诸多的礼节，主要记住以门作为基准点，靠里面的位置是主座就可以了。面门为上、以里为尊，这就是圆桌式座位安排的基本原则。会议策划与组织会议座位排定的方法——主席式37在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐，这个在安排座位时有明确的规则。首先主席台必须排座次、放座次牌，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。会议策划与组织38主席台主席台（二）大型会场布置•分主席台和听众席•常见大中型会议会场布置会议策划与组织（1）主席台排座①主席团•前排高于后排•中央高于两侧•左侧高于右侧39主席团1325467891011注：以上会议排座一般适用于国内正式会议，而在商务会议、涉外会议中则通行以右为尊的原则。会议策划与组织（1）主席台排座②主持人坐席•会议主持人，又称大会主席。其具体位置之所在有三种方式可供选择：一是居于前排正中央；二是居于前排的两侧；三是按其具体身份排座，但又宜令其就座于后排。40会议策划与组织（1）主席台排座③发言者席位•发言者席位，又叫作发言席。在正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处发言。发言席的常规位置有二：一是主席团的正前方，二是主席台的右前方。41会议策划与组织（2）听众席的布置•在大型会议上，主席台之下的一切坐席均称为群众席。群众席的具体排座方式有二：其一，自由式择座。即不进行统一安排，而由大家自择位而坐。其二，按单位就座。它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。它的具体依据，既可以是与会单位、部门的汉字笔划的多少、汉语拼音字母的前后，也可以是其平时约定俗成序列。按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低。42会议策划与组织43•教室式-——有桌有椅，适合讲座、培训等会议策划与组织剧场式--只有椅子没有桌子，或是只有前几排有桌的44第八届APEC旅游部长会议现场会议策划与组织鱼骨式--像鱼刺一样的摆台样式，适合小型的培训会45会议策划与组织会场布置的其他注意事项——会标、会徽、标语、花卉、灯光、视听设备46会议常见视听设备一览表•幻灯机•录像机•书写板•活动价纸板•音响设备（录音机、扩音器、调音台、功率放大器等）•投影仪•计算机•移动式同声翻译系统•会场展示系统会议策划与组织47会议策划与组织【案例讨论—座次风波】某分公司要举办一次重要会议，请来了总公司总经理和董事会的部分董事，并邀请当地政府要员和同行业重要人士出席。由于出席的重要人物多，领导决定用U字形的桌子来布置会议桌。分公司领导坐在位于长U字横头处的下首。其他参加会