会议策划和评估

会展实务培训过程成功的会议管理－从策划到评估会议类型无需商业运作、有一定财政支持的会议需要商业运作以保证资金来源的会议注重的会务操作命题会议自主命题会议注重营销注重策划（必须根据市场需求）会议管理流程STEP1确定主题STEP2策划和立项STEP3预算和目标STEP4时间进度安排STEP5会议场地预订STEP6会议营销和公共关系STEP7会务操作STEP8现场管理STEP9客户数据整理STEP10评估和总结STEP1确定主题市场调研确定主题会议目标市场需求市场背景会议定位新闻亮点策划的几点要素－主办单位、承办单位和协办单位－赢利点策划－确定与会者－确定会议形式－确定会议日期和地址－营销策略STEP2策划和立项主办单位、承办单位和协办单位主办单位（一般是政府部门或权威机构）承办单位（一般是行业协会或会展公司）协办单位（一般是媒体或赞助单位）主办单位、承办单位和协办单位承办者协办者主办者工作主办者承办者策划委员会确定会议目标会议地址定义与会者人群确定会议持续时间确定会议日期调配资源选择后勤人员批准预算MR=提出建议R＝处理D＝决策NA＝无关项目经理负责制赢利点策划广告收入（公众媒体、现场广告会刊广告等）适当的会务收入门票收入提供演讲或企业推介赞助商（冠名、协办、铂金合作、特别支持、赞助单位等）关键与会者Cover成本确定与会者讲台上的人一般来宾一般与会者国际与会者行为障碍者特殊类型的与会者与会者VIP贵宾（VIP）谁来决定哪些人是贵宾是否应有专人负责联络贵宾可能需要为单位贵宾采取哪些特殊的保密措施在会议过程中贵宾是否有可能引荐骚乱或受到恐怖袭击会场是否有保安人员或安全程序是否有贵宾需要警卫局的保护在为贵宾提供安全保护方面是否需要得到一些专家的建议是否需要对相关的房间进行彻底搜寻在贵宾会面或使用的房间是否要控制人员进入贵宾可以是重要的政府官员、大型企业的高层决策者、重要的专家学者、名人等演讲者和专业听众演讲者专业听众赞助商从宏观层面：我们希望演讲者是政府高层官员、企业高层决策者、权威的专家学者；专业受众是：研究机构、企业决策者、行业专家等。从市场需求层面：我们希望演讲者和专业听众能够互动营造成一个上中下供应链充分交流的平台案例分析APECMRT会议（赞助商）中国：世界制造业中心的前景（赞助商）营销大师中国行（赞助商和专业受众）世界包装印刷在中国（赞助商和上中下供应链）中国汽车：新材料的应用和发展（赞助商和上中下供应链）会议形式主题报告会学术研讨技术交流现场访谈案例分析会议选址地点历史服务设施住宿会议地点的工作人员公共区域及设施费用景点安全其他地点会议地点离与会者所在地多远会议地点与会议前后的旅行有何关系会议期间，会议地点的气候将怎样会议地点的各个酒店和会场之间的距离怎样历史你以前是否在这个地点举办过会议主办者以前是否在这个地点举办过会议你是否知道其他人以前在这个地点举办过会议该会议地点是不是连锁机构中的一个服务设施会议地点是否有汽车租赁服务会议地点可以提供哪些娱乐活动会议地点是否与附近的娱乐场所有联系会议地点是否对使用娱乐设施收费会议地点是否有商店住宿某个特定会议能够使用的房间总数是多少会议地点是否有为贵宾准备的房间是否所有的卧室都有媒体设备是否定期向每个客房发放报纸那里的房间管理水平是否能接受房间的条件如何是否有一些卧室规定了禁止吸烟是否有客房服务这些客房最早可以何时进入何时退房会议地点是否可以快速退房会议地点的工作人员会议地点的工作人员是否需要特殊指导侍者是否着装得体，侍应殷勤前台服务人员是否礼貌周到而且有较高的效率看门人是否能够帮助来宾公共区域及设施是否有足够多的供与会者使用会议地点是否设有欢迎与会者的标志会议地点是否为行为障碍者提供了方便走廊和公共区域是否干净整洁是否有足够多的公共卫生间，这些地方是否干净且设施齐备是否有专门的衣帽寄放处，而且有专人管理需要为有行为障碍的与会者考虑的问题是否至少有一处入口是坡道或没有台阶的平地所有的门是否至少有32英寸宽所有的门是否能方便地打开建筑和房间的门槛是否都低于半英寸是否有楼梯的地方都设置了坡道坡道是否都符合每12英寸长度升高距离小于1英寸的陡峭程度是否有水平或者接近水平的道路通向各个建筑物会场附近的人行道是否设有转弯坡道每层建筑之间是否都有电梯相连电梯中是否有操作员，所有的电梯按钮是否都可以被乘轮椅者轻易触及是否所有电梯按钮上都有盲文或突起标志公共厕所的门是否都至少有32英寸宽公共厕所力的过道是否都至少有32英寸宽，并设置有扶杆会场是否设置了可供乘轮椅者使用的较低的手动饮水机是否每层都有乘轮椅者可以使用的公共厕所会场是否为乘轮椅者可以使用的公共厕所是否设置了带有扩音器的公用电话，以方便听障者使用是否为听障者设置了TTY（一种特殊的电话接线）会议和其他功能性场所是否适合乘轮椅者使用行为障碍者是否能够方便地停车公共交通设施是否为行为障碍者提供了特殊的方便会议及相关场所是否允许导盲犬出入是否需要对发言者进行一定的指导，以便顾及有行为障碍的与会者的需要登记注册环节是否要为有行为障碍的与会者做一些相应的调整费用会议地点的收费情况是会议地点是否提供免费使用的时间会议地点的收费是否有淡季折扣工作日和周末的收费标准是否有所不同是否需要交纳押金会议地点对迟到的客人有何处置办法会议地点接受哪些货币是否可以用信用卡消费会议地点是否提供预订服务会议地点对取消预订有什么规定该会议地点是否已经预订过多会议地点是否要求保险谁将对财产损失负责会议地点是否对某些设施进行特别收费，尤其是在会议的前一天和后一天会议地点对附加收费有哪些规定哪些费用可以延期支付会议地点是否能够保证客房价格会议地点可能还有哪些附加收费景点当地的景点是否在会议地点附近与会者是否会对这些景点感兴趣会议地点的管理部门是否与附近的景点互惠合作安全会议地点的工作人员是否具有安全意识是否每个房间都设置了烟雾警报器和/或洒水装置会议地点是否设置可可用的火灾警报系统酒店是否公开了撤退程序是否每一个门的出口都做了明显标记是否使用房间钥匙会议地点是否在合适的地方配备了保险箱会议地点是否有常驻医生会议地点是否有一支保安队伍会议地点距离最近的急救中心有多远其他会议地点是否提供到那里参观的来往交通会议地点是否正在进行建设或改建会议地点是否有内部通讯工具在会议地点还预定了哪些其他活动会议营销“换位思维”：源自“禅学”：你即是我，我即是你说服别人，首先要说服自己有效营销的途径受众宣传材料邮寄邮寄名单广告其他受众是否对主体受众有明确定义希望从受众那里得到什么目标受众的预期是怎样的宣传材料宣传材料应采用什么风格宣传材料是应该整齐划一，还是应量身制作宣传材料是否要现实会议的主题和标志宣传材料是否明确地指出了会议的题目宣传材料中应强调会议的哪些好处宣传材料中应包括多少有关会议策划的信息宣传材料是否要包括一个注册表格宣传材料是否要包括旅行和到达会议城市后的相关信息宣传材料应针对费用问题提供什么信息宣传材料是否可以用来预订酒店客房制作宣传材料的过程是否要有专业人士参与宣传材料中是否要包括照片关于发言人的信息是否能激起人们的兴趣得到宣传材料的人是否能够吸引人们作出反馈宣传材料是否能够吸引人们作出反馈得到宣传材料的人是否能从联系人那里得到更多信息宣传材料中是否能包括一些推荐信息的宣传材料－风格长度简洁习语语法气氛次序邮寄计划邮寄多少材料什么时候进行邮寄当前的邮局规定是什么信封上加盖邮资印章和打印邮资已付是否会带来不同的影响参展商需要邮寄哪些材料你是否考虑了邮寄成本和反馈率应该单独邮寄每一份材料，还是将几份材料一起打包邮寄邮寄名单主办者是否有与会者名单和地址你要选择哪个名单是否可以从其他团体或组织购买或交换与会者名单邮寄名单是否需要删改是否应该对邮寄名单进行测试是否其他形式的宣传能带来更好的效果广告是否要使用专业的广告代理应该在哪些刊物中做广告除了印刷品广告之外，还有哪些其他广告形式其他会议主办者是否发行期刊除了会议声明外，该期刊还提供哪些信息在邮寄材料和打出广告之后，是否要用电话进行跟踪宣传是否有些与会者更愿意对手写的材料作出反馈STEP3预算和目标收入固定开销变动开销预算总帐收入费用赞助广告参展商交费拨款其他（利息、出版物、纪念品、旅行、餐饮、展览入场券、录音/像带）合计固定开销承办者（报酬、开销）组委会（旅费、开会费用）市场宣传（宣传材料、广告、邮寄名单、邮寄费用）办公室补给和开销（固定开销、电话、传真、邮费、运费）可偿还开销（押金、谢礼、保险）工作人员（报酬、额外福利、开销）合计变动开销视听设备陪同人员接待计划计算机服务合同服务娱乐服务展览设备旅行地面交通酬劳（小费）翻译人员与会者支持（手册、胸卡等）发言人（报酬、旅费、材料等）印刷和复印奖品和纪念品公共关系保安运输会场租赁（包括会议室和住宿）餐饮会议评估后计工作预算总结总收入减去：固定开销变动开销合计剩余收入减去：杂费净收入STEP4时间进度安排STEP5会议场地预订STEP6会议营销和公共关系总体会前媒体人员休息室会议中会后总体我们是否谁要开展公关谁有权制定公关策略公关覆盖面有多大是否要使用专业公关代理谁来准备和/或明确新闻会前会议地点是否处于中心地区会议地点是否有公关人员当地媒体是什么哪类信息应该透露给媒体信息应该发送到哪里信息应该透露给谁好的信息发布应该包括些什么是否应该把照片作为信息发布的一部分谁控制公关预算谁负责邀请和遣退媒体人员公关宣传材料中应该包括哪些会议地点是否有媒体的联络员是否要联系适当的行业报刊是否要征求发言人对公关工作的意见发言人和其他相关人员要对采访做哪些准备媒体人员休息室是否有人负责为媒体人员休息室及相关设施媒体人员休息室的条件如何谁负责为媒体人员休息室安排工作人员媒体人员休息室需要哪些工作人员会议中媒体人员如何登记是否要为媒体人员提供简单的会议资料如果会议过程中发生意外事件，应该怎样处理是否要安排拍照和新闻发布会等传统活动会议是否安排了官方摄影师会议是否安排的记者招待会是否需要提供发言人的讲稿会后谁来向参加会议的媒体人员发送感谢信谁来对公众活动进行总结分析STEP7会务操作会议场地发言人会议场地视听设备餐饮服务其它供应商选择(印刷、搭建、礼品等）会议场地选择和分配布置出入交通和房间控制全体大会会场其他选择和分配谁来分配这些会场承办者是否亲眼看到过这些会场非与会者是否可以使用这些会场布置可以使用怎样的会场布置会议地点工作人员哪位是负责会场布置的如何与会议地点工作人员就会场布置进行交流在你的会议之前和之后，该会场是否有他人使用会场的一般布置是怎样的会场布置应该在什么时候安排和撤掉会议地点是否对重新布置会场另行收费会场是否有一个固定的讲台会场的桌子是否配有台布（或桌裙）会场对吸烟是否有控制应该为与会者提供哪些设施会议主办者是否希望在会场中设置会标发言人是否需要工作台P布置U型布局•可以通过桌子来改变人员容量•所有的与会者都可以看到发言人，但是不能方便地看到其他与会者布置正方形/矩形布局•实际上是一个封闭的U型•可以使会场容纳更多与会者•要求发言人和与会者坐在一起，需要发言人有较高的演讲技巧•与对面与会者有更多的顷向型交流P布置T型布局最适合进行小组讨论P布置E型布局•T型布局的延伸•可容纳更多的与会者•局限在于与会者不能方便地看到其他同伴P布置教室型布局•最常见的会场布置方案之一•需要参考印刷材料时比较适用•不利于交流P布置圆桌布局•比较常见的会场布置方案之一•一般与会者的身份比较平等PP圆桌布局多圆桌布局布置MMSPEAKER讨论组布局•比较常见的会场布置方案之一出入交通和房间控制应该在哪些地方设置标记指明会场方向会场外需要使用什么样的标志是否需要设置会场监控人员全体大会会场该会场可以在什么时候使用，能够使用多久全体大会前是否安排活动会场是否有保留座位会场是否有二层看台乐手是否需要谱架讲台是固定的，还是临时搭建的会场是否有帘幕录像显示器是固定的，还是可移动的会场是否有发言台会场灯光由谁负责与会者是否需要同声传译耳机其他墙壁是否有图片会场是否有柱子屋顶上是否悬挂挂枝形吊灯会场中是否需要设置镜