行政专业手册

第1页行政专业手册本手册依据:《质量、职业健康安全管理体系手册》《程序文件》版本号：C/0编制：李翠翠时间：2011-8-18审核：张桓时间：2011-8-22批准：秦永荣时间：2011-9-01发布日期：2011-8-25生效日期:2011-9-01第2页北京远洋基业物业管理有限公司编号:YYJY-CX-F08版本号:C/0表格生效期:2011年9月1日序号:受控文件清单序号文件名称文件编号备注1公文管理制度YYJY-XZ-YX-01第4页2公务车管理制度YYJY-XZ-YX-02第9页3行政会议组织管理制度YYJY-XZ-YX-03第13页4印章管理制度YYJY-XZ-YX-04第21页5证照使用管理制度YYJY-XZ-YX-05第29页6接受媒体采访管理制度YYJY-XZ-YX-06第33页7办公用品管理制度YYJY-XZ-YX-07第35页8出差管理制度YYJY-XZ-YX-08第39页9出入库及库房管理作业指引(试行)YYJY-XZ-ZY-01第45页10档案管理作业指引（试行）YYJY-XZ-ZY-02第51页11低值易耗品管理作业指引YYJY-XZ-ZY-03第58页12固定资产管理作业指引YYJY-XZ-ZY-04第61页13员工工服管理作业指引YYJY-XZ-ZY-05第81页14员工餐厅管理作业指引YYJY-XZ-ZY-06第89页15员工住宿管理作业指引YYJY-XZ-ZY-07第101页第3页文件修订页修订日期修订文件修订理由修改人审核人批准人第4页公文管理制度1.总则为加强北京远洋基业物业管理有限公司（以下简称“公司”）公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本规范。2.适用范围本规范适用于北京远洋基业物业管理有限公司各部门、各项目及分公司。3.定义3.1行政公文：公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是布置工作、沟通情况、商洽业务、请示和报告重要事项、传达政府政策与要求的重要工具。其存在形式可分为为纸质或电子文书，按公文制发单位可分为发文、收文两大类。3.2行政公文处理：行政公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。3.3发文：公司形成的行政公文，包括公司内部发文及向股东方或协作单位制发的行政公文。发文种类包括：3.3.1正式发文需要归档的重要通知，适用于安排部署重要工作、发布制度流程、公告重要事项、公布管理组织架构和任免人员、发布汇报关系、转发外来公文等事项。3.3.2会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定的事项。3.3.3函适用于不相隶属单位之间相互洽商工作，询问和答复一般性问题，请求批准和答复事项。3.3.4通知适用于发布需要周知的一般事项，如事务性安排、会议通知、放行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-01版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公文管理制度第5页假通知等，按资料进行管理，不属于文书档案归档范围文件。3.3.5签报适用于向上级主管高管就某一事项请求指示、批准、申请等。签报是公司内部特定的文种，是请示、报告和批复等文种的结合。3.4收文：即外来公文，包括政府有关部门发布的法律法规、发送的公文、股东方发来的公文及应按公文处理的重要信函。4.工作程序4.1公文格式发文要素一般包括：发文单位标识、发文字号、签发人、文件标题、主送单位、正文、附件、主题词、印发部门、印发时间。发文范本和格式要求参见EIP流程中心秘书服务流程的各文种正文、《国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）》和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）第三章“公文格式”。特殊要求如下：4.1.1发文单位标识发文单位标识由发文单位全称或规范化简称组成。4.1.2发文字号4.1.2.1总经理办公室编码为远洋基业办〔201X〕序号；4.1.2.2人力资源部编码为远洋基业人〔201X〕序号；4.1.2.3财务管理部编码为远洋基业计〔201X〕序号；行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-01版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公文管理制度第6页4.1.2.4品质管理部编码为远洋基业品〔201X〕序号；4.1.2.5安全管理部编码为远洋基业安〔201X〕序号；4.1.2.6工程技术部编码为远洋基业工〔201X〕序号；4.1.2.7经营管理部编码为远洋基业经〔201X〕序号；4.1.2.8公司对外行文编码为远洋基业〔201X〕序号；4.1.3发文标题标题一般应由发文单位、事由和文种三部份组成，统称公文标题的“三要素”。EIP拟单人在拟单时应确保填写“发文标题”的“三要素”完整。4.1.4签发人会议纪要需要标识签发人姓名。签发人为会议议题的最高决策者。4.1.5成文日期会议通过的决定、决议以会议通过日期为准；高管签发的，以签发日期为准；联合行文，以最后签发单位的人员签发日期为准；一般信函以实际发出日期为准；成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。4.1.6公文生效标识公司内部流转的公文，公文发布即生效。对外的发文必须加盖印章。4.1.7主题词主题词标注的顺序为先标发文单位简称，发文部门简称，发文内行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-01版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公文管理制度第7页容所属工作类别，最后标文种。如《远洋基业关于推荐***的通知》关键词应为“远洋基业人事任命通知”。一份公文如有2个以上的主题内容，应先集中对一个主题内容进行标引，再依序对其他主题内容进行标引。一份公文的主题词最多不超过6个。单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。4.1.8印发单位公司总经理办公室、项目人事行政部、分公司综合办公室为公文的印发单位。4.1.9印发日期印发时间以公文付印的日期为准。EIP流转的公文，印发时间为公文发布的时间。4.1.10发文的一般规定4.1.10.1发文应符合国家的法律、法规、政策、公司的流程及相关规定；4.1.10.2发文内容的情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，用词要准确、规范，标点符号要准确，篇幅要力求简短；4.1.10.2发文中的人名、地名、数字、引文要准确。时间应当写具体年、月、日；4.1.10.3发文中的数字，除发文号外，统计表、计划表、序号、行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-01版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公文管理制度第8页百分比、专业术语和其他必须用阿拉伯数码外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字使用应前后一致；4.1.10.4引用其他行政公文时应注明公文时间、单位、标题和文号；4.1.10.5发文中在使用简称时，应先用全称，并加以说明，其后再使用简称；4.1.10.6签报的公文，应一事一报。签报请示人应写明公司具体高管且仅限一人；4.1.10.7公司内部各部门之间不行文；4.1.10.8签报、发文等行文原则上在公司EIP流程中心的秘书服务流程中进行。4.2发文的发送范围公文发送范围的选择应坚持保密性原则和效率优先原则。公文发送范围应包括主送单位（个人）、抄送单位（个人）和印发单位（个人）。5.相关文件5.1《国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）》5.2《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-01版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公文管理制度第9页公务车管理制度1.目的与范围为进一步加强公司公务车管理，保证正常工作需要，提高车辆使用寿命，最大限度地节约成本，使提高工作效率，特制定本制度。2.职责2.1管理部门主要职责2.1.1总经理办公室为公务车的管理部门，对公司所有的公务车归口统一管理，对车辆的购置、更新及报废等进行资产管理。2.1.2指派专人驾驶、保养，并负责维修、检验、清洁等。2.1.3对驾驶员进行交通安全教育及驾驶技术考核。2.1.4负责车辆管理档案的建立、公务车的调度使用及维修保养。2.1.5负责建立车辆管理的详细档案，登记车辆信息、司机信息、申请记录、使用记录、加油、维修、事故情况等。2.2公务车驾驶员主要职责2.2.1热心优质服务，主动积极工作，服从领导调度，不出私车，提高工作效率。2.2.2保证24小时开机，听到呼叫要及应答。2.2.3对车辆的使用、加油、维修、事故、检查情况进行登记。2.2.4公务车无任务时一律停放公司指定的停车场，不准将车辆开回家。2.2.5根据车辆技术状况，按时提出车辆维修计划并落实，保证行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公务车管理制度第10页车辆处于良好的技术状态，尽可能降低费用，提高车辆使用率。2.2.6及时办理公务车及公司领导车辆的保险、养路费、年检等法定手续，负责车辆发生交通费事故的处理、索赔事项。2.2.7负责车辆的成本控制，对车辆使用、维修、加油等内容做好记录（记录表格见附表），并进行汇总分析。2.2.8负责公务车及公司领导车辆的档案管理，做到车辆的技术资料、维修记录、证件牌照等档案资料齐备、准确、有效。3.工作程序3.1车辆调度3.1.1总经理办公室根据工作计划统一安排车辆使用。原则上，公司公务车只作为公司本部业务用车，主要用于办理郊区及外省市公务事务用车，市区内的业务办理除特殊情况外不可申请公务用车。3.1.2有公务车使用需求的部门，应提前一天向总经理办公室提出用车申请，并填写“公务车用车申请单”，部门经理及用车人在用车表上签字后交总经理办公室统一安排。3.1.3根据采购部工作性质，采购部可根据工作需要随时提出用车申请，并在本部门设定司机驾驶公务车。3.1.4原则上，公司公务车不外借。如确实无法解决需要借用公司公务车的，应由需求项目在“公务车用车申请单”上详细说明无法自行解决的原因，并经项目经理同意，项目主管高管审核，公司总经理审批后，由人事行政部统一安排。行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公务车管理制度第11页3.1.5公司设一名专职司机驾驶公务车，同时对具有两年以上驾龄的员工进行登记备案，作为候选司机，在专职司机不在的情况下，总经理办公室可安排候选司机驾驶公务车外出办理公事。3.1.6司机出车归来应填写“公务车使用登记表”记录详细的信息及公里数。3.1.7公务车当天必须回库，不允许驾车人驾驶公务车办理私事。3.1.8公司领导使用公务车，由总经理办公室统一安排，为方便工作和解决公司领导加班交通问题，允许公司领导自行驾驶车辆。3.2车辆保养3.2.1车辆的维修、清洗、打蜡等应先申请，填写“维修保养申请单”，经公司相关领导批准后办理借款手续并实施维修、保养。经过鉴定批准送到指定地点进行维修保养后，应如实填报“公务车维修保养登记表”。3.2.2车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需维修、更换零件时，可视实际需要进行修理，但应征得负责人的批准。3.2.3如因驾驶员使用不当或疏于保养，致使车辆损坏或机件故障，其所需要维护费，应依情节轻重，由驾驶人负担。3.2.4公务车用油由司机到公司指定地点加油，并如实填写“公务车加油登记表”。3.3违规与事故处理行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公务车管理制度第12页3.3.1在无照驾驶、未经许可将车借于他人使用而违反交通规则或发生事故的，由驾驶人负担损失，并予以记过或免职处分。3.3.2违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。3.3.3意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与公司共同负担。3.3.4发生交通事故后，如需向受害人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由驾驶人与公司共同负担。4.相关文件4.1《驾驶员备忘录》5.记录表格5.1《车辆管理档案》YYJY-XZ-YX-F035.2《公务车用车申请单》YYJY-XZ-YX-F045.3《公务用车维修、保养申请单》YYJY-XZ-YX-F05