会议要素（PPT57页)

会议效率不高的原因及预防性管理会议效率不高的原因及预防性管理•会议的通病——效率不高•很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：•◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。•◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。•◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。•会议效率不高的原因•会议效率不高通常由7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。低效率会议原因具体表现时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。效率不高原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。高效会议的八大特征高效会议的八大特征第二章会议要素判断：不开会Page10已经按惯例每周强调如果没什么特别的事情要讨论会议成本太大你是唯一做决策并且知道应该怎么做的人（开会只会让人参者把问题弄乱）还有比开会更好方法判断：开会要让别人参与决策以集思广益如果给小组委派任务有些特定的事情需要当众表扬或批评必须把信息同时传达给很多人听取部门汇报工作会议要素会议要素•会议议题、•与会者、•会议时间、•会议地点、•会议工作机构、•会议经费一、会议议题•（一）概念•1.会议议题•是会议所要讨论、报告的主要内容。•2.议题来源•上级机关和领导人；•下级部门；•本层次；会议工作人员可以按照以下步骤对议题进行综合处理：•筛选议题•对议题进行加工和调整•深化议题•处理议题•确定议题•例如：•中消协3.15活动议题是“诚信、维权”，如何在整个社会建立一种诚信观念和制•（二）议题明确•1.议题的作用•让与会者获得知情权；•便于做好准备工作；•防止出现操纵会议的现象；•有助于会议目标的实现；•提高会议效率。•2.明确议题的方法•会前：文字记录，公布；•会中：按照议题控制会议进程。•（三）议题的审核•以下人员有机会提议召开一个会议：•具体负责某项工作的主管人员；•上级领导或主管部门以及这些部门的领导；•一定数量的委员会成员或者相关组织的代表；•足够数量的基层员工；•合作单位的有关人员；•其他人员。•开会原因•(1)资讯传达与监督员工；•(2)达成决议与解决问题；•(3)开发创意；•(4)激励士气；•(5)巩固主管地位。•1.审核的原则•（1）“一支笔”原则•“一支笔”在一个单位，批准开会的权力在一位主管领导手中。•（2）惟一性原则•只有通过会议形式才能解决问题：有关规章要求。•（3）计划原则•会议要提前申报计划。•（4）可行原则•会议要素清楚，预案可行，经费有保证。•2.审核的内容•（1）权责关系•审清议题涉及的隶属关系和职权范围。•（2）政策的连续性和一致性•审核清楚和以往的相关规定是否有冲突。•（3）召开会议的条件•经费、设备和技术支持、重要的人员与会。•（4）开会时机、地点•从政治、经济、环境、场地条件等多个方面加以权衡。•（5）与会人员•与会人数、与会人员范围。•（6）会议议程•顺序安排是否合理，时间是否紧凑，环节衔接是否流畅，是否需要安排茶叙，休闲娱乐活动安排是否得体。审批会议三问：•一问：为何要开此会，能否不开？•二问：为何在此时开会？•三问：为何要在此地开会？•二、与会者•（一）会议召集人•成立会或临时会：•发起人、筹备人•常务会或临时会：•负责人•换届委员会的首次会议：•由得票最多者，或上一届的负责人•（二）会议主持人•1.主持人的产生•常务会、临时会：主要负责人；•人民代表大会：主席团成员轮流主持。•2.主持人的职责•（1）宣布开会和闭会；•（2）介绍或报告会议情况；•（3）控制和调节会议的进程；•（4）允诺发言、阻止超时、违规的发言；•（5）维护会场秩序、执行会议纪律；•（6）选定会议记录人员、验证会议记录的准确性；•（7）督促会议决议的执行。•3.主持人的权力具有发言权和表决权。•召集人、主持人职能区别•召集人：•对会议的过程负责，对会议能否顺利召开负责；•主持人：•对会议的全部内容负责，尤其对会议结果负责。•（三）会议出席人•被正式邀请或被正式要求参加会议，并在会议上发言、讨论、表决的人员。并在会议上发言、讨论、表决的人员。•1.确定•依法产生；根据组织程序确定。•2.权利•（1）发言、动议、提案、讨论；•（2）表决权；•（3）选举权。•3.义务•（1）按照会议通知的要求做好参会准备；•（2）遵守会议规则、服从会议决议;•（3）共同维护会场秩序。•4.人数核定•实际出席人数必须达到应到人员的半数以上。（扣除因公、因病不能到会者。）不足额数，可以进入等会期,等会期满仍不足额数，改为谈话会。•（四）会议列席人•会议领导机关出于某种需要，批准少量无关部门的负责人列席会议。•1．权利•（1）参与有关问题的讨论发言；参与有关问题的讨论发言；•（2）会议临时赋予的其他权力。•2．义务•（1）遵守会议规则；•（2）礼貌发言、解答询问；•（3）保守会议机密。•（五）会议记录人•1.产生•（1）会议主席指定；•（2）会议选举产生；•（3）秘书人员。•2．职责•（1）提前介入会议，了解议题和出席人员；•（2）如实记录会议内容；•（3）主动向大会主席(主持人)提交会议记录。•（六）会议工作人员•1.来源•（1）机构的内部；•（2）专业会展机构的技术人员和管理人员；•（3）会场有关服务人员。•2.职责•（1）会议筹备工作；•（2）会议材料准备工作；•（3）会间事务性工作。•三、开会时间•（一）确定开会时间的依据•1．议题的时效有些会议的内容具有明确的时效要求。•2．会议规模与会议的准备时间成正比；与会期的长度直接相关；与会议可能出现变数的概率密切相关。•3．会议的复杂程度制约因素：议题的复杂程度；议题的多少。•（二）会议时间的控制•1．影响会期的因素．影响会期的因素（一次或者一届会议总的时间长度）•（1）会议准备不充分，会议时段空置；•（2）议程安排拖沓，没有计算和控制发言时间；•（3）不适当的会外活动；•（4）意义不大的讨论；•（5）会议地点选择不当。•2．控制措施•（1）尽量避免安排重复的环节和重复的内容；•（2）严格规定发言时间；•（3）合理衔接各个环节；（三）核算会议的时间量•会议筹备时间•开会时间•会后工作时间四、开会地点•会址的地理位置•与会议的内容、规模、级别相称；•自然条件适宜；•交通方便；•相对中心；选址要素•远近•气候•相关设施距离•场所功能和历史•交通•安全•配套服务设施•住宿•标识•周围环境•费用•与其它活动冲突会议场所的选择•会议地点必须考虑距离上的远近，以及交通上的方便，便于与会者能按时到会；•会场内外必须保持安静，有良好的通风和照明设施，以及恒温装置；•会场空间必须适宜，平均每个与会者拥有两平方米为宜；•外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用开支，考虑衣食起居舒适等等。•组织机构内的会议室和办公室是最常用、最自然的会议场所。会议场所的选择会场环境•空间形态、大小、相关会所形态•设施：影视音响、同传、屏幕、网线、空调•布置：标识、会标、广告、灯光、桌椅•会场：位置、主席台、接待席、贵宾席•摆设：鲜花、果品、背景音乐•用具：纸、笔、资料、文件夹•配套：餐饮、茶水、吸烟、交通、衣帽间、卫生间•周围影响：监控、安全通道考察、选定会议地点•考察和选择会场的作用•关键作用：好的会场能营造出恰当的氛围，有利于推进会议进程，帮助实现会议效果。考察会场考察的项目主要是以下几项：•1.考察会场大小是否适中•会议的人数•会议室的间数•2.考察会场规格是否合适•选择会场主要由会议的规格、会议的规模、会议的经费这些主要的因素来决定。•考察会场规格主要看会场的装潢水平，设施设备档次以及提供的服务等要素，具体考察以下各要素：•考察装潢设计水平•考察设施设备档次•考察会场服务水平•3.考察会场环境•会务组人员要营造好会场环境其实并不难，只要从以下方面着手：•保持温度适宜•保持空气洁净•保持干净和安静•4.考察会场交通条件•选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。