会议高手-高效会议怎么开

会议高手——高效会议怎么开目录…….前言…….成功的会议…….会议管理…….与会规则…….主席的职责与注意事项…….如何开场、结论、使别人愿意发言及发问的技巧…….倾听与记录的技巧…….主席的工作——促动…….会议中的问题…….如何发言…….报告的种类目录…….抱怨的种类及如何抱怨…….主持会议的原则目錄会议是学习型组织的修炼场会议的能力是现代人必备的团队工作能力.一夫当关的英雄時代已经过去,我们必須与他人愉快的合作才能顺利成事.会议正是团队合作最常用的沟通协调方式.前言会议內容会议主题会议目的议程决议成功的会议有效——借着团队的集思广益,解决个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认同感,展露个人才能。参与——參与的人用心关注,才能让会议得到健全发展。效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间內完成开会,这就是效率。学习——在参与开会的同时有更多学习的机会。会议的管理会议的成本会议召开的时机重要的、紧急的议题需要集思广益的无法私下协商的与会的资格了解实际情况的人有权做决定的人重大关系的人(执行者或关心此会议的人)会议通知需知会议名称:明确点出主题,使人一目了然目的:应详尽说明,方便成员们做相关的资料搜集时间地点议程:应包含开会预定结束时间准备资料与会人员主办单位会议通知范例会议名称:业务会议目的:公司本季营业额严重衰退,本次会议将讨论营业额下降原因,并提出改善对策时间:2011.03.18AM10:00地点:会议室3308议程:1.现况说明2.各部门报告3.未來趋势分析4.振兴方案准备资料:与会各单位相关报表、资料与会人员:客服经理、市场部经理、战发部经理、设计人员主办单位:市场部决议追踪什么事?什么时候完成?什么人负责?什么时候报告?如何报告?议程设计由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。与会规则要守时,坚持到底要做事前准备针对主题主动发发言,简短扼要对事不对人,不做人身功击予以真诚的肯定及赞美倾听他人发言用积极的话代替消极发言以探询、谦虚代替主观论断主席应避免事项独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流意见的时间。火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪化与他人发生冲突。优柔寡断——要思路清晰,对决议事项要果断、明确。加入冲突——应站在中立的立场來化解冲突。操控议程——应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。如何开场背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进会议气氛的融洽会议目的议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。会议期待开场举例说明近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达成率只有70%。因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。首先将由市场部周经理为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区域公司销售经理会一一提出配合方案,最后由行销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油!如何总结宣布决议动员激励评估目标实现过程回顾未决事项如何让大家愿意发言塑造会议欢乐、和谐的气氛。建立包容、安全的讨论环境。保持客观,对事不对人。不以言立人,不以言废人。通过环节设置,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。发问的技巧开放与封闭随机与指定倾听的技巧注视对方不中途打断询问不明之处适当归纳不任意表露情绪记录的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主词、动词、形容词明确数字运用keyword列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言以蔽之主席的工作发言的促动:让大家想发言,并说出想表达的意见。工作分配的促动:鼓励大家主动认领工作,掌握成功的机会。创意的促动:提出一些其他产品的优点,激发大家的创意,将别人的优点用于我们的产品上。问题的促动:主席应提出一些问题让与会人员了解问题的状况。感情的促动:主席除了要让与会者体会到你的关怀、感恩、自责、包容、肯定外,还要让与会者自动自发创造和谐的气氛会议中的问题人身攻击对策:对双方进行安抚重申议事规则重提主題进行讨论离题对策:•兜一圈切回主题•给予肯定再切断话题•将离题的议题留置最后再做讨论。•请他做归纳或替他做归纳。•事先请将规则讲清楚•限制发言时间会议中的问题争议不下对策:暂停会议休会20分钟以上。参与第三者的意见。将双方意见列表比较。进行不记名投票。重整双方意见提出新的方案。重申共同利益。会议中的问题抱怨对策:同情其不满的情绪。归纳其不满的原因。寻求解决的方法。领导发言过于投入对策:装傻发问。重新提出问题。幽默有技巧的提醒领导。会议中的问题短话长说对策:适时的制止发言。明确其具体的想法。时间不足对策:选择重要的议题进行讨论。限制发言人数(可事先登记)限制发言时间。会议中的问题争功诿过对策:主席应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定。为反对而反对對策:请他提出更好的对策。引导他思考是否有考虑周全。会议中的问题独占发言对策:主席制止其行为。说明规则并强制执行。消极的话对策:发言者的情绪表示理解。提振士气,拟定共同目标。呼喊精神口号。会议中的问题如何发言积极的发言明确的发言尊重的发言坦诚的发言客观的发言针对主题的发言报告的种类工作完成的报告:你完成了什么工作,何时完成?完成的重点?工作异常的报告:工作的预定进度、现在进度、差异进度、差异原因、处置对策及何时会赶上进度?请示报告:背景状况、建议内容、事情的经过。需要支援的报告:什么事?原因?对策?现况如何?需要哪些支援？抱怨的种类复杂性的抱怨人身攻击,在他人身上贴标签算旧账消极性的抱怨如何抱怨抱怨的內容应包括:到底发生了什么事、这造成何种困扰?希望别人怎么做或协助?可以套用一个公式来作为抱怨的模式:“我了解……，只是……，它会……。是不是可以……？”另外可以采用更和缓、柔软的抱怨方式,是从感谢或自责开始主持会议的原则以人为本——主席应尊重、肯定与会人员,让每位与会人员受尊重且能够自我发展。停止操控——应在会议中集思广益、促成组织学习、培养与会能力。不可用职权来控制议程、只求个人决议。目标与过程兼得——在过程在达到目标,让每个人享受到学习的过程。对事不对人感觉与理性兼顾解决问题也处理情绪THEEND!Thankyou!