行政学课件第十一章 机关管理

第十一章机关管理教学目的了解机关管理的涵义、功能、特征、意义、原则及其现代化；理解机关环境管理的涵义、意义、机关的空间环境管理原则和自然环境管理原则；懂得机关物材管理、保管及其使用；掌握机关文书管理的涵义、作用、文书的立卷；清楚机关档案管理的涵义、作用、原则与方法；认识机关日常工作制度与后勤管理及其意义。第一节机关管理概说机关管理是行政内部组织管理活动的重要组成部分，属于管理技术，即狭义行政管理的研究范畴。一、机关管理的涵义与功能1．机关管理的涵义现代行政有别于近代行政、传统行政的特征是：其一，行政业务(行政职能或行政服务)的大量增多和行政的专业化。其二，从机关管理的内涵和它所包含的具体内容分析，我们不难看出，机关管理虽然是行政运营管理的重要内容，但在企业等的一般组织管理中也存在着与行政系统的机关管理内容类似或相同的内部运营管理。因此，加强机关管理的研究和改进机关管理，遵循制度化、科学化、勤俭办事等原则对提高机关管理的效率至关重要，具有紧迫性和重要性。2、机关管理的功能(1)具有发动的功能(2)具有控制的功能(3)具有代表的功能二、机关管理的特征及其意义其显著特征有：(1)现代的行政业务大量增多和行政的专业化，使机关行政事务随之大量增多，机关管理因此需要具有更高的技术性和熟练性。(2)机关管理的内容与企业行政运营管理的内容和实际操作都具有共性。(3)机关管理本身并不是目的，而是实现目的的手段。(4)机关管理问题的中心是对大量、复杂多样的行政事务的管理，具有较强的连续性和稳定性。机关管理不仅仅是从属于政府进行社会管理的行政活动，它在今天无论是规模上还是在技术上都发展到了很高的程度，支撑、维系着庞大的现代行政系统稳定、连续运行。机关管理是保证行政系统实现其最终目标，行政系统得以高效运营的重要条件；同时，机关管理的正常、有效运营也是测定现代行政官僚制组织确定的重要标志。2、意义三、机关管理的原则第一，依据客观规则运行的原则。第二，资材公私分离的原则。第三，文书主义的原则。第四，技能转移的原则。第五，例外的原则。第六，相同事务集中管理的原则。第七，机械化的原则。第二节机关环境管理机关的环境是直接影响机关工作人员的精神状态和工作态度的重要因素。一、机关环境管理的涵义和意义机关的自然因素和四周的影响因素，统称为机关的环境，前者主要包括人的五官所感知的光线、颜色、温度、空气和声音等自然环境因素，后者主要是指办公室的设计和布置与机关内各部门之间的工作流程的配合等空间环境因素。环境的因素通过影响工作人员的心理和行为而在一定程度上影响到工作效率。从自然环境因素考察，我们可以发现，光线、颜色、温度、声音直接影响工作人员的精神状态和工作态度，进而波及工作效率。再从空间环境因素看，空间管理的如何，关系到空间成本的节约、空间的有效利用、工作流程的缩短、资料的迅速处理、工作环境的改善、工作人员的沟通和协调等与效率和效益相关的问题。因此，环境管理成为机关管理的一个重要课题，甚至有人认为环境管理就是机关生态学，这不无道理。二、机关的空间环境管理原则第一，发展有效而成本低的工作流程；第二，允许弹性布置，以利于重新安排和未来扩展；第三，定期检查各方面的空间管理效果，谋求改善。三、机关的自然环境管理原则机关的自然环境是人的耳、目、口、鼻、身这五官所感知的视觉环境、听觉环境和空气环境，对它们给予科学的管理和控制，在一定程度上会有助于工作效率的改进。首先，机关视觉环境的管理体现在三个方面：一是机关的各类物材与设备要整齐和洁净；二是机关办公室的墙壁、地板和天花板等表面环境的颜色要慎重选择，以便使办公室和它所在的地区、所处的季节，以及办公室性质及其内外光线等环境因素相和谐；三是光线的选择要适度，使工作人员办公方便、迅速和舒适，减少视力的阻碍、不必要的疲劳和工作失误，在提高工作效率的同时，减少精力的损耗。其次，机关管理不能忽视了听觉环境。最后，机关管理自然环境时不能忽视了空气环境。第三节机关物材管理机关物材，主要包括办公用具、办公设备、办公图籍等，是满足办公需要不可缺少的工具。一、机关物材采购机关物材采购是政府采购的一部分。政府采购“乃是一国政府部门及政府机构或其他直接或间接受政府控制的企事业单位，为实现其政府职能和公共利益，使用公共资金获得货物、工程和服务的行为”。任何机关都应有自己的物材，以满足办公的需要。这些物材分三类：（l）办公用具（2）办公设备（3）办公图籍，即办公必备的图书资料，如地图、字典、图表、法规、工作历和工作手册等等。二、机关物材保管机关物材的保管，主要是指物材的登记、收藏、分配、使用费用的签认以及物材的盘点、交换和养护等，目的是保持物材的效能。三、机关物材使用……机关物材的使用，一般应遵循经济化、有效化、标准化、制度化等原则。第四节机关文书管理机关文书即公务文书，就是一般所说的公文，是各类公文的泛称。机关文书的种类繁多，它作为传达贯彻政府方针和政策、发布法规、请示和答复问题、指示和接洽工作、报告情况和交流经验的一种重要工具，在行政管理中起着重要的作用。一、机关文书的涵义与作用具体说来，文书有两种解释：一是指人们利用文字文书和私人文书两类。二是指机关中从事公文工作的人员。机关文书相当于公务文书，也可称为公文，是各类公文的泛称。机关文书名目繁多，以它们被发给的对象或方向为标准，可分为三类：（l）上行文；（2）下行文；（3）平行文。公务文书，在行政管理中起着极其重要的作用：一是政策法规的作用；二是领导和指导的作用；三是联系和知照的作用；四是依据和凭证的作用；五是宣传教育的作用。二、文书的处理与要求机关中的文书处理工作包括两个方面：一是发文处理；二是收文处理。发文的处理依次包括撰拟、审核、签发、文印、校对、封发和归卷等程。收文的处理，一般包括签收登记、分发、拟办、批办、承办、催办、清退和归卷等内容。三、文书的立卷文书立卷就是要按一定的原则把纷繁零散的文书材料整理成系统有序的分类案卷，以此方便有关人员的查找和使用，同时为有价值的文书资料的存档做好准备工作。第五节机关档案管理机关档案是行政活动的历史记录，是由机关文书按照一定规律保存起来的文书资料。档案作为行政活动的历史依据保存下来，对人们了解和研究行政史，保持行政的稳定性和连续性，从而提高机关工作效率和质量，以及推进政务公开和行政民主化起着重要作用。一、机关档案管理的涵义与作用1．机关档案管理的涵义档案是各机关、团体、企事业单位和某些个人在社会活动中形成并作为历史记录保存起来，以备查考的各种文书和有关资料。机关档案是机关活动的历史记录，是由机关文书有条件地转化而来的，是按照一定规律保存起来的文书资料。也就是说，文书资料是档案的前身和来源，档案是文书的归宿和精华。只有处理完毕后经过筛选，具有一定查考和利用价值的那部分文书及资料才能成为档案。2．机关档案管理的作用档案在机关管理中具有重要作用。首先，档案所记录的机关历史可以作机关工作时研究处理问题的依据，因而它有真凭实据的作用。其次，它作为宝贵的第一手资料，对于人们了解行政历史，总结经验教训，进行行政历史和现状的研究都有参考价值。第三，它可以保持行政的连续性和稳定性，从而提高机关工作效率和质量。二、机关档案管理的原则机关档案管理，就是按照科学的原则和方法使机关档案保持完好，为机关工作提供服务，为国家积累档案史料。这是机关工作的一部分，也是档案工作的基础，它必须遵守一定的规则。首先，档案管理形式要集中统一。其次，档案必须完整安全，这是对档案管理工作的基本要求。最后，档案管理要方便利用，这是它的根本目的所在，也是检查档案管理优劣的主要标志，这需要检索迅速，调阅方便，为机关领导、基层单位或教学、科研搞好服务。三、机关档案管理的内容机关的档案管理，其基本内容是收集、整理、鉴定、编目、装订、保管、提供各种服务和统计等。第六节机关日常工作制度与后勤管理机关日常工作制度主要包括机关办公制度和会议管理两方面的内容。后勤管理也是机关管理的一项重要内容，它涉及行政组织成员的生活起居问题，是保证机关工作正常运转的生活条件。一、机关办公制度机关办公制度是机关人员在日常工作中应该严格遵守的行为准则，它包括办公时间、办公秩序和考勤制度等。办公时间是指几点上下班和每天工作多少小时。办公秩序是指在办公时间里不得喧哗，……二、会议管理会议就是召集大家商讨问题的集会，它是一种有组织有目的的活动。会议作为一种社会历史现象，会议是领导工作的一种重要方法，但不是惟一的方法，更不是工作的目的，所以会议不能多开。随着社会进步所带来的会议在政治、经济和文化等方面作用的日益增加，会议数量和规模也日益膨胀。这使得研究会议的发展规律，提高会议效率这一课题越来越受到重视，简化会议战为大势所趋。会议的简化，一方面是指能不开的就不开，即减少会海，这可以通过精简机构、以文代会、就地解决等方法来处理；另一方面是指必开的会一定要简单扼要，这可以通过算经济账研究开会方法，把会开活，追求会效来实现。如何简化会议和怎样开会以充分发挥会议的作用，这些问题属于行政领导者的艺术研究范围。在机关管理的内容中，我们要解决的是与开会有关的事宜，即为开好会议而做的各种具体事务工作，这些工作贯穿在会议的准备、会议的进行及会议的收尾过程中，是机关人员日常工作的内容之一。三、机关的后勤管理后勤是指后方对前方的一切供应工作，依此解释，机关管理的大部分内容，如环境管理、物材管理、档案管理和食宿交通等生活管理都应是后勤管理的内容，这些工作也可称作是保证机关正常运转的工作条件，与之相对应的是机关日常业务的工作和文书的处理，这是广义的后勤工作。这一节里要讨论的后勤是指狭义的后勤，也可以说是最后方的工作的工作或后勤中的后勤，即仅指与生活起居有关的问题，这些问题也可称作是保证机关工作正常运转的生活条件。机关在后勤管理上要做的工作大概有四个方面：一是食堂、宾馆和招待所的管理；二是住房管理，包括住房的建筑、分配、调配、管理和维修等；三是通过设置班车等方式解决工作人员上下班的交通问题；四是除了上述工作以外，后勤工作还要注意完善工作人员的卫生保健、托幼、澡堂和理发等生活条件，解除机关人员工作的后顾之忧。基本概念机关文书档案会议机关管理机关文书机关档案政府采购广义机关管理狭义机关管理机关档案管理