行政方案

行政培训方案•一·考勤（每天）•二·入职，离职（及时）•三·意外保人员统计（每月更新上月的）•四·文具和日常用品的订购（半个月）•五·会场的预定（前一个月预定后一个月）•六·名片制作（及时）•七·住宿人员登记（月统计）•八·合同登记与管理（系统录入）（及时）•九·业绩统计（及时）•十·绩效统计（月头）•十一·客户列表（下月头统计上月的）考勤•每天从指纹打卡机下载前一天的考勤记录，查看每个部门的员工是否准时上班，（根据员工明细表，对好每个部门人员）如查看到记录中，某部门员工缺打卡的，请在考勤表下登记好，每各3天，粘贴一次无辜没打卡的人员名单，让那些员工提交考勤证明或请假单据，所提交的单据均要部门经理签名，请假2天以上的部门经理签名后再由华总签名。如月底无辜无打卡人员还是未提交考勤证明或请假单据的，均视为旷工处理。收到请假单据的，在考勤表上标明请假天数，如请病假的，要在备注上写明是具体病假时间，请病假的均要在请假单据后附带上医院证明或买要证明，如没有附带证明均以事假处理。在查看考勤记录时，除了看是否有打卡外，还要看打卡时间，公司正常打卡时间是上午8：20分前，中午无需打卡，下午商务部无需打卡，综合部门均6点后打卡。如有查看到迟到早退的，请在考勤表上登记。每月5号前提交给财务。表格如下:（1）入职•综合部门人员入职需提交入职申请表，身份证复印件，学历证复印件，2张小一寸彩底相片，按顺序装订黏贴好，放在入职文件夹内，入职时间是当天正式上班时间，商务部门人员入职提交资料与综合部门人员一样，但入职时间与培训时间要填写清楚，因为商务人员有一星期无薪培训，（培训包含理论与实践）。在给入职申请表员工时，要提醒其入职时间要准确填写，紧急联系人要务必填写。咨询员工是否要住宿，如需要的要做好登记。•待新员工提交完入职资料后，要在员工明细表上进行详细添加，员工生日表也要进行录入，公司的打卡系统也要进行对应的添加，并在考勤表格进行登记，由于每位员工都有自己的编号，所以建议在入职申请表的左上角以X001的形式标记编号，（X002，X003）如此类推。这也方便了在指纹打卡机上的录入。新员工正式入职后，均有公司的员工证，证上会有相片，员工姓名，员工在公司的编号，请员工妥善保管好。员工明细表，生日表如下：离职•离职人员要提交离职表格，离职表格上要有部门经理和华总签名，离职人员要提交在公司的所有资料，公司合同，公司收据，公司名片，宿舍钥匙，公司发的员工证。如员工证遗失了，请提交10元遗失费用。员工提交完资料后，要在员工明细表，员工生日表和指纹打卡机上进行删除。将该员工的入职资料从入职文件夹调出来后，把离职表格装订在资料上面，再装订到离职文件夹内，最后在考勤表格进行登记。意外保人员统计•每1个月更新一次人员名单，购买意外保的要求是入职满一个后的员工，如果员工离职了请删减该离职人员名单，然后把名单提交到财务。表格如下：文具和日常用品的订购•每个月用一个表格进行统计文具和日常用品的订购明细，如记录好每次订购的物料名称，数量，总价格，以便于总公司查看订购情况。表格如下：会场的预定•每月用一个表格进行登记每场会议的订购状况，如具体时间订购了什么酒店，会场费用是多少，是否有租车，有的情况下，请标明是哪一场会议租的，租车价格是多少。表格如下：•每月25号前要把会议安排表格和3G业务表格发到宜搜李总邮箱，会议安排表和3G业务表格如下：名片制作•如有员工要申请印名片的，请让其在名片登记本上进行登记，登记内容包含，姓名，手机号码，职位名称，有英文名的，就填写好，如没有英文名的，就用该员工中文名的拼音进行录入，如（张三，无英文名的，名片上的英文名就显示为Zhangsan）。入职满一个月后才可以印制名片，如没有满一个月的，又需要见客户的，可先用空白名片，待一个月后才能申请名片。第一次申请印制名片的员工不用收取工本费，之后再申请印制名片的员工就要收取3元的名片制作费用。因此要做好名片人员名单的登记，用表格形式登记好，内容如：员工姓名，申请数量，应扣费用，每月5号前提交给财务，费用由财务在工资上进行扣除。费用登记表格如下：住宿人员登记•每月登记好住宿人员名单，内容：员工姓名，入住时间，离开时间，因为公司提供给员工住宿福利，但也有要求，前三个月入住的员工是不收取住宿费用，但水电费等是要平分的，入住3个月后，要收取每人100元的住宿费用以及水电费等平分。所以一定要做好登记，每月5号前发给财务，扣费财务再该员工工资上扣除。每个宿舍要安排一个宿舍长，因为有些员工入住之后是没有跟行政这边说的，直接入宿，这一点要严格把握好，每月询问宿舍长宿舍员工名单，如有增加的人员，且又没有登记的，请马上找该人员进行补登。表格如下：合同登记与管理•如公司合同只剩下2本，请马上通知我这边进行合同申请，以免到时没有合同。每次合同领到后，要把所有的合同盖上公司的公章，以免用上无章合同，且要用一个电子表格进行合同号的登记，如这样形式：（每月5号前要把该合同登记表，发到宜搜李总邮箱。）合同更改流程•1更改合同签单款项，关键词等，需到合同管理员处找回原合同第一联，把客户持有的第二联，和交给宜搜公司的第三联合同，一齐给到合同管理员行政处，由其作废合同。（如第三联合同已寄交给宜搜公司，那只需提交第一和第三联合同）•2重新签订合同，必须与客户协商，在合同甲方签章处必须有客户亲笔签名并盖上客户章（如客户没有私章，需盖上指纹印）。•3重新签单后的合同，必须同时把已经下单的下单表交予财务作废，并重新下单，确保资料的正确具体。•4如客户联客户不见了，请客户写一份遗失证明，写明原因，并在后面签上名字，打上指纹。业绩统计•每次会议后，得到财务发给的到账表，对者合同进行业绩表的填写，这样会比在月尾统一填写高效，能及时修改，每月5号前将业绩表格发给财务。表格如下：每个部门业绩表公司业绩总表部门业绩排名销售人员业绩排名荣誉证书•每月个人排名和部门排名出来后，打印好荣誉证书，（业绩到账前3名的员工和业绩到账第一的经理）请提醒业绩到账前3名和业绩到账第一的部门经理提交个人相片，业绩到账前3名还要提交个人分享，然后贴到文化墙上。请财务准备好奖金，待开销售大会时给到商务总监（如：员工在开会前还是未提交相片和分享的，奖金暂时不发，只发奖状，待相片和分享补齐后再补发奖金）绩效统计•每月5号前让商务部经理提交各部门的绩效考核，员工入职一个月后才可以进行绩效考核的评比，当月请假超过3天（含三天）无绩效工资与全勤奖；，但须参加正常人员管理考评，病假当月不超过3天（含三天），需提供医院请假证明方可计入绩效工资，当月辞职员工不计入绩效工资与考核；5号前提交考核表的，奖金将于本月发放，6号-10号提交的，将于下月发放，10号后提交的，奖金将作为公司基金。表格如下：客户列表•每月第一个星期提交上月的客户列表给易经理，表格里客户的相关资料请到OA系统进行查看，（如：关键词，姓名，手机号码，公司电话，公司地址，邮箱等）表格如下：