行政机关管理

第七章行政机关管理第一节行政机关管理概述第二节行政机关管理的主要内容第三节行政机关管理科学化第一节行政机关管理概述一、行政机关管理的涵义四、行政机关管理的原则三、行政机关管理的任务二、行政机关管理的特点一、行政机关管理的涵义行政机关管理的主要内容是对办公厅（室）的管理。因为任何政府部门都设有办公厅（室），办公厅（室）负责着机关管理的繁重任务。尽管有的政府部门除办公厅（室）外，还设有其他机构来担负办公设施、物资供应、财务管理或生活后勤等方面的管理，如机关事务管理局等。但办公厅（室）毕竟是指挥、控制整个机关工作的中心部门，是行政首长的参谋和助手，起着一种特殊的枢纽作用，是主要的综合性办事机构。行政机关管理为行政管理活动提供基础性工作条件，能保障行政职能活动的顺利进行，行政机关管理的好坏直接影响行政机关的声誉，行政机关管理直接影响行政管理效率，在整个行政管理过程中发挥着巨大的作用。办公厅（室）主任及其工作人员是搞好行政机关管理的关键人员。各部门各层次建立的大大小小的办公厅（室），在政府机关中组成纵横联系的管理网络系统。返回二、行政机关管理的特点搞好行政机关管理必须明确行政机关管理活动的特点，行政机关管理活动具有服务性、政策性、复杂性、时间性、群众性等特点。1．服务性。服务性是行政机关管理活动最基本的特点。服务是国家行政机关的主要职能之一，行政机关管理活动要为本单位的领导服务，为本单位的专业和职能部门服务，为本单位全体工作人员服务，为保证机关正常、高效运转做好基础性服务工作。服务好环是衡量行政机关管理活动的一个最主要、最基本标志。所以，行政机关管理工作必须牢固树立服务意识。2．政策性。行政机关管理有很强的政策性要求，国家对政治、经济、文化、社会事务的管理是通过各级行政机关实现的。这就要求行政机关管理活动，不仅要坚决贯彻执行国家的法律法规、方针政策，而且还要认真研究和落实本地区的具体政策和本机关的具体制度。为此，从事行政机关管理的公务人员必须加强经常性的政策学习和研究，严格把握政策界限。3．复杂性。行政机关管理活动复杂多变，千头万绪，涉及的知识面广。行政机关管理活动应对如此纷繁复杂的事务，必须保持认真、细致、求实的工作作风。4．时间性。行政机关管理工作具有很强的时间性，办事要准确及时，要有雷厉风行的作风。会议管理、工作制度和生活制度都有明确的时间规定，并要严格要求认真执行，使整个机关工作有条不紊地运转，以稳定的工作秩序来保证行政机关工作效率的不断提高。5．群众性。行政机关管理的各项活动与本单位各部门的全体成员都有密切关系，同时还要与上级、同级、下级组织和成员发生联系，如文秘工作既要下情上报、上情下达，也要与同级组织和成员进行沟通协调，发生纵横关系。机关日常事务管理更和机关成员密切相关。行政机关管理活动的群众性特点，要求行政机关管理必须树立群众观点，依靠群众，发动群众，获得群众的支持。返回三、行政机关管理的任务国家行政组织内的综合办事机构，不直接承担本单位的行政管理职能，不直接完成实现行政目标的任务，但是，由于它处在本单位各种组织的枢纽位置上，是政府各部门计划、指挥、控制职能的协调中心，担负着非常重要而艰巨复杂的管理任务。具体地说，主要任务如下：1．参与政务。行政领导者的重要职责是总揽全局，科学决策。行政领导在各级政府中是最高领导层，担负着行政管理决策和指挥的重要责任，对于正确贯彻执行国家的法律法规、方针政策，起着决定性的作用，在国家行政管理中占有重要地位但是行政领导要处理好政务，需要有得力的参谋助手给予帮助。因为任何一个精干的领导人，知识、能力、时间精力都是有限的。政府综合办事机构，特别是其中的办公厅（室）作为领导机关的办事机构，其主要就是当好行政领导的参谋助手。2．处理事务。政府综合办事机构需要处理大量的、例行的日常事务以及各种临时性、突发性事务。要根据领导者的授权，推动本单位全面工作的正常开展。同时，创造良好的工作环境，完善严格的工作制度，建设畅通的信息系统，保证整个机关工作得以正常而协调地运转。3．搞好服务。服务是现代政府机关的宗旨，也是政府综合办事机构的宗旨。政府综合办事机构具体贯彻执行服务宗旨体现在以下几方面：为机关行政领导工作服务；为本单位各项工作提供条件与服务；为机关全体工作人员的工作、学习、生活服务；为上级机关和下级机关及基层服务。行政机关管理直接影响到行政效率，是行政管理能否实现其职能的重要条件，在整个行政管理过程中发挥着重大的作用。返回四、行政机关管理的原则为了保证行政机关管理活动的方向性、科学性、有效性，充分发挥行政机关管理的作用，必须掌握行政机关管理的客观规律，揭示带有规律性的指导原则进行科学管理。行政机关管理必须遵循以下原则：1．从实际出发，实事求是原则。行政机关管理工作要起到行政领导的参谋助手作用，必须从实际出发，研究和掌握事物发展的客观规律。2．勤俭节约原则。行政机关管理应遵循节约时间、节约物资、节约人力的原则。行政机关管理不仅要在管理中使本单位所有职工树立勤俭节约、反对浪费的思想和习惯，而且要严格要求自身，时时处处作勤俭节约的模范。要合理支配和使用机关的财和物，使有限的物力、财力发挥更大的作用。3．方便群众，有利工作原则。行政机关管理的基本目的，是为机关有效地进行职能活动而服务，决定了行政机关管理要以方便群众、有利工作为基本的出发点和落脚点，并依此参与政务、处理事务、搞好服务，要在政策、制度和条件允许的范围内，尽力做好工作。4．民主管理和遵守纪律原则。政府部门所有的工作人员，不论其职位高低、能力大小，都是行政管理机关的主人，都要关心行政机关管理。只有严格遵守纪律，才能使行政机关意志统一，保质保量地完成工作任务。5．分工协作原则。行政机关管理工作内容广泛，头绪繁多，分别由许多具体工作机构来分工承担。虽然各项行政管理事务工作逐步转向专业化，但仍需各专业组织之间和专业组织内部密切配合。只有搞好协作，才能最大限度地利用有限的财力、物力、人力，使行政机关管理工作切实形成一个多因素之间相互联系相互配合、相互制约的有机整体，从而调动一切积极因素，充分发挥行政机关组织的综合力量，提高行政管理效率，社会效益。返回第二节行政机关管理的主要内容五、信访、接待、保密、印章等管理四、文书和档案的管理三、会议管理三、会议管理二、行政机关日常工作程序的管理一、行政机关环境管理六、机关行政经费管理七、后勤管理一、行政机关环境管理环境是人类赖以生存的物质基础，环境因素通过影响行政人员的身心健康，直接影响行政机关的工作效率。任何行政机关都处于一定的内部、外部环境之中，所以，机关环境管理是行政机关管理的重要内容。行政机关环境包括行政机关的自然因素和行政机关四周的影响因素，行政机关的自然因素包括人的五官所感知的光线、颜色、温度、空气和声音等自然环境因素，行政机关四周的影响因素包括办公室的设计与布置等空间环境因素。现代行政机关对环境要求甚高，行政机关环境管理是行政机关管理的首要职能。1．静美和谐，优化行政机关办公环境；2．因需制宜，选择行政机关位置；3．因事制宜，合理安排机关办公室；4．按工作流程布置办公桌。返回二、行政机关日常工作程序的管理行政机关管理工作千头万绪纷、纷繁复杂。要使工作人员各司其职，各尽其责，使管理工作有条有理，井然有序，就必须合理安排工作程序。科学合理的工作程序可以化繁为简、化乱为序，更好地提高行政机关工作效率。科学合理的日常工作程序，应注意抓好以下几个环节：1．计划安排。计划是对整体工作目标的预先设计。任何目标，只有通过制定和执行相应的计划才能得到具体落实。计划是组织实施的纲领，是行政控制标准。计划必须明确、具体、切实可行，并留有余地。2．组织实施。这是实施计划的首要步骤。各项具体工作要落实到人，做到事事有人管，人人有事干。同时要明确职、责、权、利，严格规章制度。3．沟通信息。沟通就是彼此了解情况。沟通信息是行政机关及其公务人员对任务和问题获得统一认识的方法和过程。目的是取得思想认识上的一致，加深相互了解。及时沟通信息，可以应付紧急事件的发生，避免意外损失。4．协调控制。行政机关管理活动要进行大量的协调控制工作，尤其是遇到异常情况或者在执行过程中与计划相背离，出现偏差，应及时进行控制，并及时采取相应措施进行补救。5．检查总结。工作任务完成后要检查总结。通过检查总结工作，肯定成绩，检讨错误，获取经验教训，改进工作。切忌在总结工作中“走过场”，报喜不报忧，文过饰非，应付门面。6．奖惩教育。通过检查总结，要奖励先进，以激励其进取心，批评和惩处失职渎职行为，是非功过要分明，奖惩要得当。返回三、会议管理会议是各级行政管理领导机关实施行政管理的一种方法，是一种有组织、有目的地把众人聚集起来一起商讨问题的社会活动方式。会议管理的核心问题，是提高会议的效率，重视会议质量。会议管理要注意会议的内容与会议所占时间的比率，重视时间的价值；注意控制会议数量。会议管理的核心问题，是提高会议的效率，重视会议质量。会议管理要注意会议的内容与会议所占时间的比率，重视时间的价值；注意控制会议数量。开好会议应坚持如下会议管理原则：1．精简节约原则。行政机关的各种会议要尽量减少。可开可不开的会议坚决不开，开小会、短会能解决问题就不开大会、长会。2．重视质量原则。必要的会议一定要保证质量，要作好会议的组织安排。3．发扬民主原则。会议进行过程中要充分发挥民主，讨论议题应经与会者充分发表意见，凡属重大问题，都要经过民主讨论作出决定。4．适时、适度、适地原则。会议召开时间要合适，重大的工作布置会议要及时，要注意避免影响工作。一次会议时间不要过长。尽量避免到游览胜地开会。现场办公会议、电话会议是精简会议的一项重要措施。应用现代办公手段，也是精简会议、提高会议效率的崭新途径。返回四、文书和档案的管理1．文书管理。文书指的是公文、书信，可以分为公务文书和私人文书两大类。国家行政机关的公文是公务文书。公务文书是行政机关传达、贯彻国家的法律法规和方针政策的重要手段，也是行政机关请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公文可以沟通上下，协调左右，联系内外，成为行政管理的信息流。在实际工作中，应克服公文旅行、公文成灾、拟写和处理不规范等问题。克服文牍主义，才能不断提高公文管理的效率和质量。为此，每个行政管理机构都要严明职责，对公文的数量严格控制，应规定和完善拟写和处理公文的统一质量与程序。2．档案管理。档案是各机关、企事业单位或个人，在社会活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件材料。它是社会活动的历史记录，办理完毕后的文书才能作为档案保存。它是按照一定规律保存起来的文件材料。档案不仅是历史的记录，具有真凭实据的作用，而且作为第一手材料，对了解历史情况，总结经验教训，进行科学研究，具有广泛的研究参考价值。档案管理即指按一定原则指导各文书部门或业务部门的归档工作。为此做好档案管理工作，必须遵循档案工作自身的规律，坚持档案工作的基本原则。档案工作的具体内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、开发利用、统计和移交档案馆七个互相联系的环节。“开发利用”是档案工作的出发点和归宿点，其它各环节都要围绕“开发利用”开展工作。返回五、信访、接待、保密、印章等管理1．信访。信访工作是指认真对待和处理人民群众的来信来访。正确处理人民群众的来信来访是各级政府的一项经常性工作。2．接待。接待工作是指日常工作中对上级、下级与平级，外单位来本单位联系工作的接待。做好接待工作，可以及时正确地处理接待中对方提出的问题，节约时间，有利于提高效率；可以与上下左右各方面增进相互了解，搞好团结，利于本单位开展工作；可以获取更多信息，了解更多情况。3．保密。保密工作是行政机关秘书部门的一项重要任务。保密主要从敌偷我防这个意义上讲的。经常有机会接触国家机密内容的办公厅（室）工作人员，必须增强保密观念和纪律观念，严守国家机密。另外要通过建立健全保密制度、加强文件管理、严格会议制度等积极措施来加强保密工作。4．印章管理。印章管理指对行政机关的公章和行政领导人的私章的保管、使用等管理。行政