行政综合部

银晶国际酒店管理实务行政综合部二零一一年一月一日行政综合部管理实务银晶国际酒店-1-目录第一章机构设置…………………………………………………2第二章岗位职责标准………………………………………………4第三章部门运作程序及操作标准……………………………17第四章部门功能设置和与其它部门的联系…………………62第五章后台管理制度……………………………………………85第六章日常运作各类表格………………………………………92行政综合部管理实务银晶国际酒店-2-第一章机构设置一、部门概述行政综合部是酒店重要的部门之一，其主要职能包括：1、总经理办公室职能：是贯彻落实酒店管理模式和管理理念的核心部门，又是总经理室进行经营管理活动的具体办事机构。在总经理对酒店实施管理的过程中，及时上下沟通、左右协调、内外联系；同时，还担负着协调管理、沟通信息、计划与控制、决策与组织、检查督导与领导的功能。2、人力资源部职能：人才的招聘、使用、管理、开发和人力成本的控制，组织结构和人员编制的设定与控制，制定员工薪资、劳动保护和福利保险管理制度并监督执行，负责人员的培训、考核、奖励、任免、调配等工作，劳动合同、档案资料的管理和酒店后勤保障（如：员工宿舍、更衣室等）的管理。二、部门编制架构图部门编制人数：11人三、部门岗位分布行政综合部经理行政助理招聘主任人事专员宿舍管理员更衣柜管理员培训/薪酬主任司机行政综合部管理实务银晶国际酒店-3-1、行政综合部经理工作地点：人力资源部办公室2、培训/薪酬主任工作地点：人力资源部办公室3、招聘主任工作地点：人力资源部办公室4、人事专员工作地点：人力资源部办公室、员工餐厅、员工宿舍、员工更衣室5、行政助理工作地点：总办6、宿舍管理员工作地点：员工宿舍7、更衣室管理员工作地点：员工更衣室8、司机工作地点：司机房行政综合部管理实务银晶国际酒店-4-第二章岗位职责标准一、职务：行政综合部经理级别：经理所属部门：行政综合部直接领导：总经理直接下属：行政助理、培训/薪酬主任、招聘主任、人事专员合作人员：酒店各部门负责人岗位职责：跟踪落实总经理办公室所批复的工作的落实情况；负责进行酒店政策、规章执行和落实的检查；定期对酒店各部门执行质检的工作；全面负责酒店人力资源的开发和利用，制定并实施有关人力资源开发和调配、工资福利、劳动保险、奖励处罚、教育培训、质量督导、节能降耗等方面的方针政策。具体要求：1、管理要求：1）组织、制定酒店人力资源发展的年度计划和长远计划；2）组织、制定劳动定员编制方案，综合平衡劳动定额和劳动力的管理；3）组织、制定招聘、调配、考核、晋升、奖惩、培训等人事管理规章；4）合理调整人员培训规划，加强酒店人力资源的预测和统筹管理；5）制定员工福利政策，改善员工的工作环境和生活条件；6）协调酒店各部门的人事及培训管理工作；7）负责解决员工有关劳动人事方面的问题和投诉；8）保持与其他部门良好的沟通、交流和团队合作精神；9）参加各行政、协调会议；并主持部门内日常会议；行政综合部管理实务银晶国际酒店-5-10）执行总经理所作的有关计划等决议；11）负责制定本部门各级人员的职责与权限；12）对本部门的工作全面负责指导及考核。13）全面负责酒店服务与管理的质量检查工作。发现、预见、诊断、处理酒店全面问题，完善酒店质量管理体系。2、工作及服务质量要求1）在总经理的领导下，带领本部门员工贯彻、执行酒店质量方针、目标和文件；2）监督、落实、招聘、调配、考核、晋升、奖惩、培训等人事管理规章；3）检查、监督《员工手册》及酒店有关服务质量规章的执行情况；4）全面了解酒店服务质量状况，提出各部门的质量管理要求；5）对本部门的工作质量负全面责任。3、财务管理要求1）组织、制定劳动工资管理办法和分配方案，严格工资基金的管理；2）审核年度培训方案、规划培训费用的使用。跟进月度、季度各部培训的考核；3）准备工作区域的每月报告、计划和评定标准、目标和耗费的改善情况；4）不断的从最基础的耗费中控制和分析部门区域的耗费情况。4、任职要求及条件：1）本科以上学历或同等资历（星级酒店总监资格证、酒店高级职业经理人、高级人力资源管理师等）；2）最少五年的高星级酒店工作经历，两年以上人力资源管理经验；3）具有心理学、管理学理论基础，并受过人力资源管理相关知识的培训；4）有领导才能、解决问题的能力，能作决定、代表权、培训和发展属下员工。行政综合部管理实务银晶国际酒店-6-5、其它要求1）贯彻国家人事劳动方面的方针、政策；2）根据总经理要求执行任何其它的职责。二、职务：行政助理级别：主任所属部门：行政综合部直接领导：行政综合部经理直接下属：合作人员：各部门负责人具体要求：1、行政工作要：1）负责复函，传真，制档，传话，翻译以及本部门的其它一些秘书的职责；2）遵从总经理、副总经理、总经理助理的安排，会议的记录以及备忘录；3）按照总经理、总经理助理、行政综合部经理的要求执行其它的职责；4）负责酒店证照年审的工作，同时做好证照的保管、使用的管理，并建立登记册，执行必要的领用登记手续；5）负责酒店各项资料的规整保管的工作，并按照时间、内容、性质等方面进行分类保管，同时对文档资料的查询建立必要的领用登记手续；6）负责酒店车辆的运行和管理；7）逐步通晓酒店各部门的工作流程和运行，负责检查信函的处理、登记、回复8）处理往来内部和外部的文件，制定文件收发制度，确保每份文件得到妥善的保管和处理；行政综合部管理实务银晶国际酒店-7-9）有效地同政府事业单位保持良好的沟通，并努力通过政府及事业单位的合作和支持，促进酒店经营和业务扩展；10）负责进行酒店政策、规章执行和落实的检查；11）跟踪落实总经理办公室所批复的工作的落实情况；12）定期对酒店各部门执行质检的工作；13）负责办公室的设备保管，维护正常运行。2、任职要求及条件：1）大专以上学历2）最少三年的酒店工作的经历；3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准；4）文字处理和电脑使用熟练；5）有较强的组织协调及沟通能力。三、职务：培训/薪酬主任级别：主任所属部门：人力资源部直接领导：人力资源经理直接下属：合作人员：人事经理、酒店各部门管理人员、财务、总办工作人员、各部门考勤负责人岗位职责：执行国家和酒店制定的有关工资、福利、劳动保险等方面的政策、规章和程序。在行政综合部经理的领导下，全面负责培训部管理、培训、督导、检查、考核工作和酒店各级管理人员、员工的培训及培训的考核工作。具体要求：1、人力资源要求行政综合部管理实务银晶国际酒店-8-1）负责协助行政综合部经理拟定每年工资调整计划；2）每月协助行政综合部经理及财务总监/经理完成奖金发放工作；3）保持与其他部门良好的沟通、交流和团队合作精神。4）协助人力资源经理做好各项培训管理工作；5）负责组织实施管理人员的培训，并对各部门的培训进行检查和考核；6）协助酒店各部门组织安排有关业务培训课程并做好管理及监督；7）及时向人力资源经理反馈酒店培训的实施结果；8）做好外来培训人员的安排及管理工作；9）保持与其他部门良好的沟通、交流和团队合作精神；10）参加部门内日常会议、酒店各部门协调会议；11）执行人力资源经理所作的有关计划等决议；12）保证自身树立行为纪律优秀、工作认真负责的模范，给员工起到积极带头模范作用。2、工作及服务质量要求1）负责参与酒店薪酬方案的制订及实施；2）检查并完成全店每月的考勤统计工作；3）审核各类假期，并制定各类假期的工资执行标准；4）按月汇总和发放加班费及其他各种津贴；5）负责工资的日常变动、发放审核、浮动工资考核等；6）参加部门内日常会议、酒店各部门培训协调会议；7）根据酒店经营方针和酒店在管理、服务上存在的问题，分析培训需求，制定、修订酒店年度、月度培训计划；8）负责新员工的职前培训，并做好考核、评估、跟踪工作；组织做好酒店各项培训工作（包括员工岗前、在岗、调岗、晋升、调薪、补习等课程）；9）协助酒店的各项培训活动，协助各运作部门实施培训计划；评估各项培训工作情况；负责对酒店各部门专员的指导培训，协助经理行政综合部管理实务银晶国际酒店-9-检查、督导各部门的培训工作，对各部门的培训工作进行具体指导、考核、掌握培训进度和效果；10）制定、修改各种培训教材；负责各类培训材料、设备、场地等有关事宜的安排和落实；11）完成部门经理安排的其它工作；3、财务管理要求1）规划年度培训费用；2）不断的从最基础的耗费中控制耗费情况。3）负责每月审核酒店员工考勤情况，并将考勤表及人事安排表、员工宿舍入住人员情况表交财务部；4）不断的从最基础的耗费中控制耗费情况。4、任职要求及条件：1）大专以上学历2）最少三年的酒店培训的经历；3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准；4）受过人力资源管理相关知识的培训；5）证明其管理能力，有进取心、领导权、解决问题的能力、能作决定、代表权、培训和发展属下员工。5、其它要求1）负责向酒店及劳动局有关部门申请酒店全年的工资总额工作；2）每年一月份完成上一年度酒店工资总额的使用统计，填报有关报表；3）负责酒店员工的国家职称、申报评定工作；4）根据经理要求执行任何其他的职责。5）使酒店的整体培训效果达到最高标准；四、职务：质检员（培训/薪酬主任、行政助理、人事专员兼任）级别：人力资源经理、人事主任或培训主任兼任行政综合部管理实务银晶国际酒店-10-所属部门：人力资源部直接领导：人力资源经理直接下属：无合作人员：酒店各部门管理人员岗位职责：在人力资源经理的领导下，全面负责酒店服务与管理的质量检查工作。发现、预见、诊断、处理酒店全面问题，完善酒店质量管理体系。具体要求：1、人力资源管理要求1）协助人力资源经理做好酒店全面质量检查工作；2）协助培训主任实施管理人员的培训、考核和评估；3）协助酒店各部门组织安排有关业务培训课程并做好管理及监督；4）及时向人力资源经理反馈酒店各项质量存在的问题；5）分析和处理酒店各项质量问题；6）保持与其他部门良好的沟通、交流和团队合作精神；7）参加部门内日常会议、酒店各部门协调会议；8）执行人力资源经理所作的有关计划等决议；9）保证自身树立行为纪律优秀、工作认真负责的模范，给员工起到积极带头模范作用。2、工作及服务质量要求1）根据酒店经营方针和酒店在管理、服务上存在的问题，分析服务与管理的需求，协助培训主任制定、修订酒店年度、月度培训计划；2）完成酒店各项质量检查工作（包括员工仪容仪表和礼貌礼节检查、员工操作流程检查、服务意识和态度检查、酒店规章制度的执行力度检查、专业知识和经营意识的检查、酒店节能降耗检查、设施设备维护与保养检查、酒店安全防范检查等）；行政综合部管理实务银晶国际酒店-11-3）评估各部门各项工作执行和运作情况，总结酒店存在的问题，并完成上传和下达工作；4）对本部门负责和参与的工作质量负主要责任；5）根据人力资源经理要求执行其他的职责。3、财务管理要求1）提高酒店全面质量，充分合理利用和控制好酒店人力资源；2）不断的从最基础的耗费中控制耗费情况。4、任职要求及条件：1）大专以上学历2）最少三年的酒店培训的经历；3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准；4）受过人力资源管理相关知识的培训；5）证明其管理能力，有进取心、领导权、解决问题的能力、能作决定、代表权、培训和发展属下员工。5、其它要求1）使酒店的整体质量达到最高标准；2）完成人力资源经理交办的其他工作。五、职务：人事专员级别：主任/员工所属部门：人力资源部直接领导：行政综合部经理直接下属：员工更衣室管理员、宿舍管理员合作人员：酒店全体员工岗位职责：在人事经理(主任)的直接管理下,执行酒店员工宿舍、员工更衣室等有关管理工作，保障员工福利得到有效的实施。具体要求：行政综合部管理实务银晶国际酒店-12-1、人力资源要求1）所管辖范围的工作接受行政综合部经理的指导，并对其负责；2）掌握酒店员工福利中后勤保障工作的有力进行；3）随时掌握员工动态，以及员工对员工餐厅和员工宿舍合理需求；4）合理计划和控制员工宿舍成本；5）做好员工宿舍财产的控制、增补和管理；6）随时掌握宿