如何召开高效会议

如何召开高效的会议2011年8月培训材料概述召开会议的意义会议的频率固定的部门会议一对一小团体会议会议效率不高的原因及解决方案整个会议流程如何安排部门主管的会前准备工作对部门主管来说，即使是小型的会议，也不能疏忽会前准备工作，这直接影响着会议的效果。首先，设计好会议议程和议题。作为部门主管，通常都会在会前设计好要讨论的议题。比如：总结上周工作、汇报下周工作，沟通重要项目的实施情况，提出新项目或课题等。但是许多主管却常常忽视一件事，就是议题虽然设计好了，但是需要或达成的目标、需要决定的要点、采取什么样的沟通形式，却没有考虑好。主管在会前要做的是加法，尽可能将议题细化：讨论什么议题、达成什么结果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定。而在会中，则要做减法，要把议题清晰地引向你设计的方案中。其次，会前几天要公布议题。尽可能在会前两三天，哪怕是一天通知大家会上要讨论的内容，可以让大家做一个较充分的预习和准备，必能使效率倍增。最后，确定参加者。有的主管说，部门总共就这十几个、几十个人，大家一块讨论也能多些参考意见。但事实上，让许让与议题无关的人参会，只会让会议效率变得更低。比如：非相关人在不明情况下发言，其意见的参考价值会大大减弱，甚至会误导相关人的看法，同时会议时间也必然增长。对于有必要让更多人了解的决议，可以由主管进行会后通报，或者用简报的形式去通报亦可。理想的会议时间最理想的开会日期是每周的星期一或星期五。您可以在每周的星期一召开一次会议，和您的团队一起确定在这周内要完成的工作，也就是说，您应该在会议中作好这一周的工作安排，分配好各项任务，检查团队中各个成员是否已经掌握了必要的信息，并针对特殊情况（如有人生病）和根据具体工作环境进行深入讨论，作好计划。周一召开会议尤其适用于那些经常面临新挑战的团队，比方说推销员团队和进行改组后要开拓全新工作领域的团队。只要能够保证在周一会议上解决工作任务问题，可每周召开一次会议，也可以隔更长时间才召开一次，但至少每月必须召开一次团队会议，否则团队的团结无法得到促进。与周一的会议不同，周五召开会议的作用是对一周内发生的事进行反思，也就是说它是一个大盘点、一种对目标的调整和评判。在这里每个人开诚布公地告诉大家自己一周以来都做了些什么，哪些方面是成功的，哪些方面还有待改进。最理想的时间：周五的午休后！这个时间召开会议一般都很简短而有效。而且，团队里的每个成员都是经过思考后将一个星期的工作作个总结，带着轻松的心情跨入周末。这样，每个人都能把精力留到下一周，带着目标开始新一周的工作。最为重要的一点是：一旦与您的团队确定了召开会议的频率，就一定要按照约定，定期召开会议。只有这样，开会的作用才能得到充分的发挥！如果可能的话，最好每周召开一次会议。可以缩短会议的时间。如果没有需要讨论的主题，不要取消会议，可以让大家一起喝杯咖啡，作些简短的交谈。有规律地召开会议，对维持团队的团结非常重要。千万不要低估意见交流对您的团队正常运作的作用。多数时候，部门会议的主持人就是部门主管本人。沟通漏斗告诉我们：如果一个人心里想的是100%，嘴上能说清的是80%，别人听明白的只有60%，听懂的则变成了40%，而别人能行动的，最后只有20%。主持人能否引起大家真的说出80%，又能让其他人真的听懂40%？主持人究竟需要怎样的管理会议技巧？“听”的技巧每个人都会听，但对主持人来说，要做的是真正“中立”地听。把自己的思想、期待、成见和愿望暂时全部抛掉，全神贯注地来理解讲话者的类容，和说话人一起去体验，感受整个过程。这可是一种管理技巧。倾听本身就是一种互动。眼神的碰撞，点头，简短的“不错”、“是的”等效反馈，或者把身子稍微前倾，都可以增强对方的被尊重感，激发他的发言热情。主管如何当好会议主持人一个很重要的说话技巧是探寻。员工发言常常是不假思索的，或者是过于激动，或者表达能力欠佳，往往使其他人不知所云。这个时候主持人要了解他的真实意见，例如：“那结果怎么样呢？”“你能再给我们讲清楚一点吗？”不过，探寻之后主持人还要继续呼应确认，比如：“我明白你的意思了”，“我认为问题是……”如此，一个完整的沟通过程才算完成。会议中，总难免有反对意见。对反对意见，主持人尤其要确保自己和大家都明白。这时候可以采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。例如：“刚才某某的发言大家都清楚了吗？”或者说：“你刚才是说的这个意思，对吗？”在测试之后，再把大家的意见集中，例如：“方才大家讨论得非常好，我来总结一下你们说的是一、二、三……”使与会者一目了然。“说”的技巧会议中，把大家的意见集中是主持人的一项重要功能。这也需要很高的技巧。在会议进行到一个小阶段时，主持人需要将大家表达的思想按照层次逐级归纳，从低到高，并引导大家进一步达成一致；下一个阶段也如此，再引导大家进一步达成一致，如此递进，最终达成整个会议的一致。在这个过程中，也有几句常用的说法可以借鉴，例如：“现在第一个问题讨论完了，接着我们再进一步，第二个问题你怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们怎么进一步解决这个方案呢？”会议纪要是重要的管理“武器”会议纪要之所以能成为一种“武器”，不仅因为它像刀剑一样是种应用极广的“常规武器”，而且还由于它在布置工作任务时，特别强调了任务明确，使责任人无法敷衍了事。案例：小程是新加盟公司市场部的一位年轻人，这天早上，他参加了销售部门召开的一个会议，会上提到由他统计一组数据。下午的时候，小程就接到一份会议纪要。令他大开眼界的是，这份会议纪要与他以前看到的同类文件都不一样，开头很简短地把本次会议的目的和过程说明了一下，下面就是一张满满当当的表格，详列了一长串会上布置的工作内容及其应对的责任人、完成日期、评审人、评审时间等项目，再加上整理转发人和电脑监控考核人，共组成七大要素。小程的名字，也在责任人一栏中，规定他必须在两天内完成全部数据的统计汇总并形成书面报告，然后经主管部门的评审人评审合格并签字确认后，交至监控考核人处，作为完成工作的重要依据。“这项工作的实施结果，若在评审时未获通过，将仍按未按时完成工作进行考核。所以在经办过程中谁敢掉以轻心？”小程说，“经过这事，我深切体会到，一项工作任务如果明确了七要素，责任人、狠抓落实，就没理由不完成得既快又好！”在我们的印象中，会议纪要本是一种用得很滥的公文体裁，里面充满了大段的空话和套话，文字拖沓，现实指导意义不大。但从目的、形式到文字风格都发生了全新的变化，体现了高效、务实、规范的管理风格。将会议内容整理成一张纸。有时候只要一说会议结束了，至于谈了什么、结果是什么、必须实施的内容就记不清楚了。因此，会议内容最好由专人整理好，发给参会者和相关人员，同时，这份记录一定要是简洁的一张纸，做成精简有效的会议纪要。能管理好员工，但你能管理好会议吗？我们是否需要改造我们的会议纪要形式，提高会议效率！开高效会议的八大要点会议是一种管理工具，他对集思广益、消除误解、作出决策等有其重要意义。但是现在，公司的会议成了一种形式，一个累赘。有的会议议题繁多，只议不决；有的会议拖拉严重，形成了低效能的“大尾巴会”；有的会议，参加人数众多，陪绑现象严重；有的会议成了领导的“一言堂”，失去了会议的意义如何才能开好一个高效的会议？我给各部门主管以下八点建议：1、主题要唯一一次会议，就一个主题，最好。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。2、人员要相关参会人员，一是要坚持“少而精”原则，与会议议题直接关联的人员参加即可。二要坚持“有效性”的原则，具体的议题，让负责人员直接汇报，不要让领导代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现。三要坚持“决策权”的原则，参加会议的人员，一定要有决策权，主管领导有事派员参加，也要赋予相应的权力，否则因作不了主造成议而不决，是人员成本最大的浪费！3、事先要通报要想会议高效，事先告知很重要。会议议题、准备资料、发言次序等都要在会议通知中告知为好。不要到会场后才知道什么议题，没经过深思熟虑而作出决策，导致决策有误。重大议题应提前一天告知，广泛征求大家意见，开会时各抒己见，迅速作出决策，提高会议效能。4、程序要正确会议的程序很重要，关系到会议是否民主、有效。一是不要领导主持会；二是不要领导先讲话，避免有的人“话里有音”拍马屁；三是该议的时候议，该决的时候决，该举手的时候举手，该签字的时候签字，尽可能会上形成决议，不要事后补办，切实提高会议效能。5、时间要紧凑要事先规定会议时间，一个议题的会议时间一般不应超过一个小时。超过一个小时还行成不了决议，说明分歧较大，可以回去再准备，待二次再议，作出准确决策。人是有生物钟的，开会时间长了，大脑反应迟钝，容易出错。6、记录要完整会议记录一定要完整、准确、可查、规范。从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要进行详细记录，以便备查，避免事后不认账。7、纪要须及时会议召开后，应在两日内发放会议纪要。会议纪要必须要做到完成目标的时间、责任人、结果标准、奖惩标准四落实。拖泥带水是企业执行力的大忌。所以，要及时贯彻会议精神，一是增强会议时效性，发挥会议的作用，二是避免节外生枝，导致不必要的麻烦；四是提高会议效能，增强执行力。8、决策要检查会议决策情况的跟踪检查非常重要。首先是检查要及时。在会后的几天里，要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是定期检查落实。对会议上制定的各节点都要进行检查。最后是决策完成后要进行及时的总结，好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。希望通过本次培训材料的学习：各区域办事处形成自己的会议制度，加强晨会及区域会议管理办事处各个员工加强自我管理意识和管理能力的提高按要求对晨会工作安排及月会会议任务及时考核，提高工作效率