分布式城市电磁环境数据库系统的设计与实现

怎样才能做好会议记录？会议记录是会议的重要组成部分，如果没有会议记录的会议，在会后很多议题和措施很难得到实际和有效的贯彻执行，如果没有会议记录，很可能在会后问题的处理和解决过程中存在推诿的现象。下面就谈谈怎样才能做好会议记录呢，须要注意以下六个方面的问题：第一是记录会议的组织情况、应写明：1．会议的名称；2．开会的时间；3．开会的地点；4．出缺席和列席人员；5．主持人的姓名；6．记录人的姓名；7．备注；有些会议还要写清楚会议的起止时间。第二是记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。1。要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权）。2。记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。3。会议结束，记录完了，就要另起一行写“会议结束”。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。4。会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。第三是如果人员参与多、发言多、议题多，最主要的就是采用速记。把每一位发言的人所讲的中心意思概括出来，不一定要一字一句的写出来。重点放在所讨论的问题上，把问题的核心点出来。如：会议待解决的问题，提出的观点，问题各个小点解决的方案，问题讨论到最后的结果。第四是采用录音方式然后再整理会议记录。用MP3录音，或者是录音笔等其他录音器材录音，此种方式采用在重要会议才使用，如重要客户会议，商业谈判等。不过此种记录方式如果客人或对方知道的话，可能会对会议产生一些负面影响，如有的人不愿意发言或怕说错话等，当然在客户事先申明不能录音的前提下，这种方式就不可以采用。另外事后整理录音记录也需要大量的时间，因为需要重新听和提炼会议内容，建议此种方式不要经常采用。(注意：在同国外客人开会的时候，如果你要录音，最好征得其同意后才能进行，千万不要随意放个录音机在会议场所，因为在国外客人看来，不是他认为不方便，而是在他们的文化背景下，录音含有“人权”的基本概念，不过有的客人事先会主动申明不能录音，也许他们认为牵涉到商业秘密等。如果要照相也必须事先征得客人的同意后才能进行，否则订单泡汤或谈判无果的可能性非常大，因为客人认为可能涉及到其“隐私”问题等内容。）第五是要对会议各项责任人和会后实施的有效性进行跟踪和评估。会议上的议题需要在会议记录种详细而严明的提出，最好作为标题，要表明责任人，实施时间，完成时间和评估人等后续跟进工作，让会议的有效性得到实施，并用会议记录加以确认和证实。第六要确保会议记录的准确性和及时性发出。如果遇到不太清楚的，在发出之前最好将跟发言人本人和会议的组织者确认不清楚的会议内容，以免发出会议记录后产生异议或错记。最后分发记录，要做好分发的收到确认记录。如何开好会议？董事长请教新上任的总经理：“过去召集部门经理开会，他们老是心不在焉，这种会风怎么整顿？”“这好办，”总经理胸有成竹地说，“撤掉会议记录员，立出新规矩，在会议结束时才宣布由哪位负责记录。”这是一则笑话，却蕴含着深刻的道理。你也许会说上班的人谁没有开过会？又有谁不会开会呢？！的确，开会不难开，而开好会却不易。经常开会的人会觉得开会费时费力费心，但你细想过没有，开会的成本到底有哪些呢？你也许会说无非是场地和设施租用费，差旅费，食宿费，文件费。其实这些只是直接成本。会议的成本还包括时间成本和间接损失成本！时间成本等于与会者平均每小时的薪水乘以与会者人数再乘以他们投入的时间，这些时间包括会议的准备时间，与会者的旅行时间以及会议本身所消耗的时间。间接损失成本指的是，由于会议原因与会者不得不离开自己的工作岗位，从而造成公司管理效率的下降。例如，没有及时接听客户的电话而损失定单，不及时处理客户的投诉使得客户满意度降低，不及时处理突发事件乃至造成停工停产等严重事故。由此看来，开会的成本还真的不少。为此，要谨慎召集开会。召集开会前你要认真地问自己三个问题：能不能不开本次会议？能不能与别的会议合并在一起召开？有没有其它方式可以代替本次开会？三个问题的回答只要有一项是肯定的，就坚决取消本次开会。仔细想来，会议无非分两类：信息发布型会议和讨论型会议。信息发布型会议比较简单，与会者往往只做听众即可，事实上这类的会议意义不大，通过其它信息传播途径如传真或电子邮件即可达到目的，所以应该少开乃至不开。讨论型会议是为了做出决定或解决问题，相对复杂一些，笔者在这里着重想与大家探讨这类会议的准备、过程控制和一些注意事项。说到会议的准备，指的是精心地策划和组织会议。召集开会要有明确的目的和议题。确定议题时要把战略议题和运营议题分开，否则会议议程常常会被日常的运营问题所“淹没”，而留给讨论重大战略议题的时间太少。如果能针对运营和战略议题分别召开会议，就可以避免这种现象。其次，会议的议题不宜太多，不要试图在一次会议上解决所有的问题。如果想一次解决太多的问题很可能会造成什么问题都涉及但谈不透，结果可能什么问题都没解决。通过对问题进行分析和排序，找出紧急而又重要的前三个就足够了，由此纳入会议的议题。议题确定后给每个议题限定时间进而形成会议的议程，以便准时开始准时结束。个别员工会议迟到，你也应按预定时间准时开始会议，这样你就以实际行动来说明你言出必行。会议议程确定之后，就要决定需要哪些人来参加会议。一般来说可参加也可不参加的人干脆不要邀请。相关的会议资料准备好之后要提早发给与会者，让大家有充分的时间思考和准备。再谈谈会议的过程控制。会议开始时应由主持人说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机和电脑的网络连接以避免打扰会议的正常进行。议题讨论的流程是提出问题，交流信息，产生主意，做决定、确认行动并进行总结。会议主持人的首要任务是紧扣会议议题，防止跑题和偏题。为此要鼓励畅所欲言，但不能先做结论性的发言，更不能随意否定和嘲笑别人的观点。多数情况下要公开称赞但私下批评。所有与会者都要准备在会上发言。试想想，领导邀请你开会，绝对不是只要你来做听众的。相反，你一定要发言，对会议有所贡献。要把开会当作表现你能力绝佳的机会，你的业务能力、表达能力、人际能力、应变能力都能在开会中表现出来。议题的讨论可以采取头脑风暴法：准备一块写字板，把大家提出的建议逐条列出来，防止讨论跑题而且事半功倍。发言时要注意些什么呢？实事求是，切中要害。从重要部分说起，有逻辑、简单清晰地表达观点。发言不能跟前面的人重复。暂时未发言的与会者要积极倾听、思考、提问并参与讨论。会议主持人要善于管理各种不同的意见，并对各种意见进行平衡。要提醒的是，讨论议题的目的是为了决策，而不要陷于讨论的怪圈，所谓“议而不决”。会议结束时，主持人一定要与全体与会者确认会议的结论。会议的注意事项很多。这里谈谈三个普遍存在重要问题。其一，开会的过程中有时某些与会者在下面开小会。你大可不必动怒。只要你停止讲话，目视他们，他们的窃窃私语就会完全暴露出来，一般来说会马上结束自己的小会。如果他们置若罔闻，你可以明确地询问他们，是否有更好的见解可以讲出来让大家分享。就此，你可以规定以后的会议中，如果需要私下协商可以通过纸条传递，而不允许窃窃私语！其二，关于会议记录，如果怕自己记录不全重要的观点或结论，可以用录音笔录下来，会后再整理。一份好的会议记录应该包括日期、时间、会议地点、参加者名单、缺席者名单、会议主持人、记录人、每项议题、主要观点和结论。会议记录不要“一记了之”，而要发给与会者和因故缺席者。其三，看一次会议是否成功，标志是会议是否产生了切实可行的决定。因此，会议结束时要总结会议的主要决定和行动方案，明确各项任务的责任人及完成时间，并确定由谁进行督促和检查实施的情况。总之，想要开好会，必须从会议的数量和质量上进行控制。开会做决策，功夫在会外。平时应该靠完善“水平沟通、垂直汇报、督导执行”的管理体系尽量减少会议的次数。在不得不要召集开会的情况下，会前做到充分准备，最好由当事的双方或几方在会前就议题讨论几种解决方式，然后在会上进行确认。这样可以减少会上讨论的时间，有利于开成每一个高效的会议。会议记录：首先，记录所有有参会人员的名字。然后就是记录本次会议的主题，接着就是记录本次会议的大致内容。内容就是指在会上那些发言人说的话，可每个人语速也好，口齿也罢都不见得会让所有人听明白或听清楚，那怎么办呢？很简单，抓住他这个说话的真正主题意义！！相信各位读语文的时候都知道如何去抓住文章的主题思想吧，这个会议记录其实就是和这个很类似，你不需要准确记录他们说的每句话，你只要听明白这个人说这么一段话想表达的意思就行，最后就是你要在会议纪要里添加这次会议最终达成的议题：有多少人表示了相同的看法，本次会议有没打到如期目的；如果会议打算过几天再开，那么就要在记录里添加下次开会暂定的时间。只要按照上述的内容填写，那么这就是一篇让领导赞赏的一篇记录在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。（一）、会议记录格式一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。会议结束，记录完毕，要另起一行写散会二字，如中途休会，要写明休会字样。例文一：会议名称会议时间会议地点记录人出席与列席会议人员缺席人员会议主持人审阅签字主要议题发言记录：例文二：××公司办公会议记录时间：一九××年×月×日×时地点：公司办公楼五楼大会议室出席人：×××××××××××××××……缺席人：×××××××××……主持人：公司总经理记录人：办公室主任刘××主持人发言：(略)与会者发言：×××………………………………………………………………×××………………………………………………………………散会主持人：×××(签名)记录人：×××(签名)(本会议记录共×页)（二）、会议记录的基本要求一、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。四、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。（三）、会议记录的重点会议记录应该突出的重点有：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦