提高会议效率的几点注意事项

提高会议效率的几点注意事项会议是人们为了解决某个问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。会议是决策事情的重要组成部分。要召开一次成功的会议也是需要精心准备和策划的，下面介绍一下提高会议效率的几点注意事项。首先要做好充分的会前准备。需要精心准备会议进程的预案。无论是定期会议还是临时会议或者突发会议，都要认真的做好一定的准备。准备会议备忘录、准备会议硬件工具，要考虑会议室环境、与会人员的人数和会议性质等等。其次要具体且明确会议目标，并深入主题，不偏离会议初始方向。要在备忘录中作条理清楚的描述，会议组织者要掌控会议气氛，以及在会议过程中深入讨论主题。会议目标要具体全面的阐述，坚决不能走一步退两步，更不能让会议出现主题不明确的讨论发生。再有就是会议负责人的选择。会议通常需要三种角色：会议主席、会议记录员和其他会议参与者与讨论者。会议主席是整个会议的组织者与引导者，是会议召开的核心，是会议的负责人和主持者。作为会议主席要时刻保持清醒的头脑，不能使会议成员在讨论时偏离会议主题；更要保证与会人员的讨论情绪与兴致，杜绝一堂和气现象与相互人身攻击现象的发生；还要清醒的保持基本立场，树立与会参与人员的信任。记录员的职责也尤为重要。首先要记录发言者的讨论倾向和主要内容。力求文字准确、内容简练、记录全面三个特征；并且还要不断借助各种标记符号来区分不同意见和讨论内容的重要性与赞成度；记录员是不能参与整个会议过程中的任何讨论的，要保持完全中立的态度与良好的工作心态。最后要注意的就是会议时间与地点的选择。会议组织者要因地制宜，选择好会议的时间与地点，要考虑到与会人员的到达情况和时间安排情况，这样才是开好会议的前提。在会议结束时，要总结出会议讨论的中心思想与基本内容，要宣布会议成果，让所有与会者共同评价会议是否成功。