第9章会议沟通

第9章会议沟通9.1会议沟通概述9.1.1会议目标（1）分享信息（传递信息）。（2）作出决策。（3）化解矛盾。（4）创新思维。（5）激励成员（士气）。9.1.2会议类型会议按不同的类型划分，类别不同，主要有：（1）按会议的规模划分1）大型会议：股东大会；展销会；新闻发布会；全体员工会议等。2）中型会议：行政例会；代表大会等。3）小型会议：座谈会；洽谈会；部门会议；虚拟会议等。（2）按会议的内容和性质分1）股东大会和董事会——股份制企业会议的一种类型。参加人员：全体股东或股东代表；董事会成员内容：公司的重大事项，如公司章程的修订；公司利润的分配；新项目投资等。2）常规性的员工会议——这种会议为常见会议类型。参加人员：全体员工；与会议内容有关的人员内容：通报新的政策；传达上级的指示精神；表彰先进；总结单位上一年的工作情况，布置下一年的工作等。3）部门会议——由部门负责人召集本部门成员召开的会议，一般规模不大。内容：通报部门情况；解决问题；融洽关系。有时突发事件出现，也需要召开部门会议立即解决。4）座谈会（包括客户咨询会议）——企业对内对外的一种沟通方式，目的性强，会议的时间短。参加人员：比较复杂，可以来自单位各部门，也可来自社会各方面。内容：了解对一些问题的看法，搜集一些意见等。5）展销会和业务洽谈会展销会是一种开放式的会议形式，主要以营销为目的。洽谈会主要是以谈判的形式出现，要求较高。6）新闻发布会——这是一种对外的开放性会议形式。一般在企业出现危机事件，或有新产品问世等重大事项时采用这种会议类型。新闻发布会运用领域较广。7）一对一会议（虚拟会议）这是一种特殊的会议类型，在企业中一般以聊天、交谈、聚餐（会）等形式出现。这种会议类写那个对于了解情况、收集信息非常有意义。9.1.3会议的组织原则（1）目的要明确。（2）决策要果断。（3）反应要灵活。（4）职责要分明。（5）互相要配合。（6）会议要节俭。9.2会议的准备工作9.2.1成立会议的筹委会或秘书处。这一般是指大型会议。筹委会或秘书处成员要分工明确，互相协作，在会议材料的准备、分发，会场的确定、布置，参会人员的迎送、餐饮等方面都要做好工作，确保会议顺利进行。9.2.2拟定相关文件（1）会议通知、请柬、邀请函等。（2）会议议程（3）会议日程安排（4）会议的经费预算（5）会议的策划方案（一般很少用）9.2.3选择确定参加会议的人员。根据会议的内容、重要性，确定参会人员。参会人员：人数、级别（身份）；会议的代表&会议的嘉宾&特邀代表等。会议参加人员选定的原则：（1）首要原则是少而精（2）信息型会议——所有需要了解信息的人参加（3）决策型会议——对问题的解决有所贡献，对决策有影响的权威人士，以及能对执行决策做出承诺的人参加（4）你需要对那些未在会议邀请之列的关键人士做出说明9.2.4做好会场的布置会场安排因会议性质、规模、、内容不同而不同（1）会场选择和布置应注意的问题：1）根据人数多少选择会场大小2）会场交通要方便3）会场环境要安静，无噪音干扰4）会场卫生要干净，通风条件、隔音效果都要好5）会议所需的设备要齐全：音响、投影仪、白板（笔）、电源、席卡……6）安全措施要到位（2）座次安排——重要。1）礼堂式。——一般用于大型会议；全体股东大会；全体员工会议或新闻发布会。2）U型（椭圆型、长桌型）——一般用于部门会议或贸易洽谈会等小型会议。3）圆桌型——一般用于多方会议，而且在地位上不宜区别开来的人员宜用这种会议座次。4）V型——一般用于宴会或培训会，一方面可以听讲，一方面可以讨论。5）课桌型——与礼堂型相似，只是会议的规模或等级小于礼堂式，更多的用于内部会议沟通。6）半圆形或马蹄型——一般是领导会见时运用。9.3会议日程安排一、会议日程安排的作用1.保证会议按一定日程有序进行2.方便与会人员，使与会人员清楚知道会议经过和内容3.提供了组织者和参会人员之间、参会人员之间的沟通的平台4.树立了会议组织者的良好形象9.3会议日程的安排9.3.1会议日程安排包括的具体内容（1）会议举行的时间、地点。（2）会议要讨论和解决的问题——即议题及其类型：（3）每项议题的负责人和介绍人。（4）每项议题所需要的时间。（5）会议的名称（6）其他：休息安排；社交等9.3.2会议日程安排的具体写作：资料：“格力”空调合肥地区销售部决定于2008年1月15日在合肥桐江饭店召开各销售点（包括三县）负责人会议。会议主要是表彰2007年销售先进单位，并布置2008年销售任务及具体落实情况。会议日程安排格力.doc9.3.3会议决策的方法（1）权威决策法。（权威型）——往往由领导决定或会议主席对问题的解决方法做出最后的决定。优点：快速、高效缺点：有些成员没有表态或赞成。（2）多数/投票表决决策法。（表决型）——大多数人通过投票的方式进行决定，一般来说被认为是比较公正的。优点：速度快；缺点：可能造成群体内部成员分裂。（3）趋同决策法。（咨询型）——将问题及方法都写出，让与会人员选择，根据群体的大致倾向，由领导最后做出决策。优点：成员高度参与，每个人都可发表意见；缺点：时间长；有时难以达到。（4）达成一致决策法。（全体通过型）——每个人都完全同意。优点：执行阻力小；缺点：费时。9.3.4会议议程与日程安排的关系（1）会议议程：会议日程安排格力.doc（2）两者关系联系：1）两者的主要内容一致：主持、议题等2）议程所列事项顺序与日程安排顺序一致3）两者都是围绕一次会议而拟写的书面材料区别：1）日程安排比议程更为具体2）日程安排应让参加会议的人员人手一份；议程可以不发放给与会人员3）日程以每天为单元拟写；议程以整个会议为单元拟写。你在会议中是否具有以下行为？你的会议表现是否1总是在会议开始前三天就已经安排了会议的日程并将会议议程通知给每位与会者2当与会者询问议程安排时总是回答：还没有定呢，等通知吧。3对于会议将要进行的每个议程都胸有成竹4会议开始前半个小时还在为某个议程犹豫不决5提前将每一个会议任务安排给相关的工作人员落实，并在会议前确认6临到会议前却发现还有一些设备没有安排好7预先拟订参与会议的人员名单，并在开会两天前确认关键人物是否出席8自己也忘记了邀请哪些人出席会议，会议开始前才发现忘记了邀请主管领导参加会议9会议时间安排恰当，能够完成所有的议题10会议总是有一些跑题11会议布置恰当，与会者觉得舒适又便于沟通12会议室拥挤不堪，大家盼望早点结束会议9.3.5会议记录（1）记录方式：文字；符号；录音（2）记录种类：概要式；详细式；详略式。（3）会议记录的内容：1）会议的基本情况：时间、地点、会议名称（届、次）、出席人、主持人、记录人、列席人、缺席人、议题等2）会议记录的核心内容：①会议进程：开幕式；宣读文件；来宾讲话等；②代表发言、谈论的内容；③形成的决议及未解决的问题④散会（休会）。主持人、记录人签名。9.4会议的主持与参与会议主持..flv9.4.1会议支持人的沟通技巧（1）成功地开始会议1）准时开会，精心设计开场白。2）向每个会议参加者表示欢迎“各位来宾，各位代表，至此……之际，我代表……向各位表示热烈的欢迎。”3）制定或重温会议的基本原则（会议要求）4）分配记录员（或计时员），明确责任。（2）圆满地结束会议1）回顾会议的议程，表明已经完成的事项和待完成的事项。2）总结会议的主要决定和行动方案3）就下次会议日期、地点等事项达成一致意见。这种情况一般是一次会议难以解决现实问题，才有会议结束时的约定。4）给每一位与会者一点时间说最后一句话。如：“大家简单地谈一下自己的感受。”“每个人用一句话简单总结一下吧！”“大家还有什么意见？可以利用最后一点时间说一下。”5）对会议进行评估，在一种积极的气氛中结束会议。可以向与会者表示赞赏、祝贺等。如“今天的会气氛很好，大家听得都很认真，谢谢大家！”“今天围绕***问题，大家讨论的很热烈，提出了很多合理化的建议。今天的会议很成功，达到了预期的效果。谢谢大家！现在散会。”（3）主持人应有技能（如何支持会议）1）清楚、简明地介绍会议的程序及要求:议题；议题的主讲人；会场纪律要求等2）能够控制会议中的任何冲突：①议题复杂的会议：与会成员有分歧，要对问题进行总结并组织讨论②议题有争议，请发言者轮流发言，表示赞同或反对。3）在会议进行中应对会议要点和决议进行总结，使会议按日程安排逐项顺利推进。4）关注会议人员：留意人们何时希望发言；鼓励与会者发言。5）控制会议进程：①与会人员争吵、离题，要控制局面，使之回归正题②中途走动频繁、声音嘈杂要制止③发言人超时要提醒。6）将决议付诸表决。7）主持人要正确地运用提问的方式主持人提问类型及方式举例棱镜型把别人提出的问题反问别人你们认为该怎样做呢？环型向所有人提问题，然后轮流回答怎样减少浪费请大家谈一谈，从张主任开始吧。广播型向所有人提问题，然后等待回答怎样减少浪费呢？每个人都想一想，都要发言啊。定向型向所有人提问题，然后指定一人回答最近我们不断接到顾客投诉，什么原因呢？王和你来说说9.4.2会议参加者的沟通技巧（1）做好准备：仔细阅读会议材料，考虑要讨论的问题，事先拟好发言提纲。（2）确保所问问题、所提建议含金量高。（3）将自己的意见与权威人物的意见联系起来。（4）事先在组织内寻找到意见相同的伙伴，彼此互相支持。（5）准备发言前，可以用语言和非语言向主持人示意。（6）认真倾听，做好记录旌德县旅游企业会议.flv9.4.3会议秘书的职责（1）秘书素质1）思维敏捷2）记录速度快3）知识面广4）倾听能力强5）总结能力强6）协调能力强（2）秘书职责1）拟写会议材料，并分发到相关者手中。2）下发会议通知、请柬等3）记录会议内容（全程记录）4）整理会议纪要并下发5）汇报并协助解决会议中的突发事件6）其他：迎送嘉宾、领导；查看会场布置……小测试我常对参加者更注意而非对自己更注意。会议前，我总能心平气和、泰然自若。会议前，我会考虑到参会者对话题的感兴趣程度。参会者告诉我，我的讲话机智而又风趣。会议结束前，我会再次强调重点。我一直在注意自己的话，如语气、修辞等，还要想下面要说什么。会议前，我会有些紧张，有时会对自己的着装和仪表没有信心。会议前，我不在乎题目，我有很好的临场发挥能力并能很快适应其他参会者参会者很少很少与我讨论我的讲话，而我认为我的主要观点已被接受会议过程中，我会强调讲述重点问题，即使没有总结，参会者也会掌握。√√√√