第二章4会议的善后工作

第二章会议管理•第五节会议的善后工作•一、会议成本评估•二、会务工作总结•下午，是这次会议结束的时候，拉拉心想，可以松一口气了吧？但是，这不，电话又响了……•李总：“拉拉，现在这个会快开完了，提醒你一下，你现在赶紧去要会务组的同志把上午发下去的咱们公司的今年业务拓展方案给收回来，讨论完了，千万不要让人给带走了。另外，明天回去之后你要把这次会议的费用结算清楚，董事会要查帐的，要认真做好，开支一定要有发票，否则税务局那关到时也不好过，咱们可是重合同守信誉单位。这些关系到企业形象，知道么？”拉拉：“知道了，我会做好的。”•行政办公室：•拉拉一回到公司，马上着手计算这次会议的所有费用收支情况，她先列出了相关数据：•1、由于是恳谈会，故每位与会者只是象征性地交了180元餐费，除来回交通费外，其余全部由公司负责，实到人数是80人。•2、西湖风景区及新世纪酒店由于是长期合作单位，这次与他们会前所签合同中，两天所有相关费用是2万元，那是按来宾100人计算的，现在按实到人数，打了八折。•3、专家演讲费用：两位每位4000元。•4、新闻报道相关费用15000元；•5、会务其他杂费（食宿、纪念品、交通、文件资料等）70000元；•这样，公司这次恳谈会共计开支了多少钱呢？有没有超出原会议方案拟定的数目？拉拉在这次会议中对经费的使用控制表现如何？这一条可是当行政助手最为关键的哦，因为没有一个老板愿意用一个花公司的钱大手大脚的助手的。•我们一起来计算一下吧！•收入：•180*80=14400元•支出：•70000+15000+4000*2+20000*4/5=190000元•总支出：190000—14400=94600元。•未超出100000元预算方案，拉拉受到了表扬。•相关知识：•一、会议的成本评估•成功组织一定规模的会议，总需要投入一定的经费。有些重要会议的成本是非常可观的。它关系到举办会议的目的能否达到，甚至影响到企业的经营与发展。会议成本分为一下三种：•1、时间成本：时间是有价值的，在会议进行中，必然要占有宝贵的生产和经营时间，必然会使企业损失一定的经济效益，对此应当认真核算，精心组织，以使会议的时间成本降至最低。经过调查研究发现，一般有这样几种情况会直接加大会议时间成本：•（1）会议组织者不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的一周开。•（2）会议组织者对于何时开会几乎都不征询意见。这使得与会者疲于奔命，甚至得延后或者放弃参加其他会议。•（3）有些重要的与会者，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。•这三种情况，会议组织者应予以重视，力争避免加大会议的时间成本，降低会议的时效。•2、直接会议成本•如果是公司的一些例行会议，会议的直接费用一般较低，顶多包括一些茶水费、电费、纸张费等。但是，如果要召开一个大型的会议，场地、设备等各方面的费用就是一笔很大的直接支出。•可以从如下公式中看出：•直接费用=场地费+设施租用费+现场布置费+差旅费+餐饮费+住宿费+文件费+车辆使用费+工作人员工资+其他支出•（3）效率损失成本•开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。•这类损失没有一个固定的公式来计算，只有一个根据具体情况来大致估算的等式。•效率成本=因开会而耽误的工作的收益×此工作成功的可能性•二、会务工作总结•1、认识高效会议•2、后续工作•（1）文书处理•（2）详记会议建议•（3）催办落实•（4）准备下次会议第二章小结有效的会议组织定义、类型、六要素会场气氛、值班与保卫工作会场布置方式、座次安排会议简报会议记录工作总结成本评估善后工作文书工作会务工作会议概要会议管理