第二章会议市场

第二章会议市场第一节会议市场•一、会议市场的含义•会议市场指那些主办和参加会议的人们所组成的消费群体。•主办会议的机构会议市场参加会议的人们会议市场的细分社团会议市场企业会议市场政府会议市场工会会议市场教育会议市场……•会议市场有各种不同的分类方法，其中最重要的是社团组织会议市场和企业会议市场。第二节社团会议市场•一、定义•社团组织是指具有共同兴趣、爱好或者目标的人群所组成的，为实现成员之间的共同目标、按照其章程开展活动的非营利性社会团体组织。协会学会商会同业公会联合会……社团组织……内科分会小儿神经中华医学会外科分会学科小组……儿科分会小儿肾病（187）……学科小组……≥10000个国内会议/年中国科协二、社团会议的类型•1、年会•包括全国性的年会和地区年会，一般由全体成员都参加的大会和分组会议组成。•大部分年会在召开同时，都会有附设的展览，便于与会成员了解相关信息，同时也为了收取展位费，做到以会养会，将召开会议的开支赚回来。2、理事会与委员会会议•无论前后两者，一般都属于社团组织的领导机构，其讨论问题比较重大或是不便让更多人知道的一些问题，往往人数不是特别多，通常轮流在有吸引力的地方。3、专业性会议和小组讨论会•其参加者通常是在该领域有所建树的专家、学者等或者是其他对此感兴趣的人，其目的主要是学术交流。这类会议对于推动学术发展，指引行业或专业发展方向，促进科技进步等具有很大的推动作用。4、专家研讨会•通常是本专业最高水平最高的学术会议，一般由代表本专业范围内最高水平的专家们聚集在一起，互相交流研究成果，促进本专业的学术研究，提高本专业的理论发展水平。5、课程培训•为会员单位的员工举办课程培训，是社团组织的任务之一，也是他们自身实力和优势方法之一，因为组织中很多成员本身就是相关行业和专业的专家学者。三、社团会议的特点•1、举办频率有规律•年会通常一年一次，或一年两次，或两年一次。•2、筹备时间特别长•一个年会的筹备往往要几年（2~5年）的时间，会议的方方面面都需考虑到，尤其是涉及到要征集论文的，要大量时间来做准备工作。•3、会员自愿来参加•由于其本身不具备强制约束力，再加上才能加会议要交费这个非常重要的因素，决定了组织者不能强迫会员参加。所以组织者需要通过各种方式来提高会议质量，以便吸引更多的人参会。参会的人越多，会议收入也就越就越丰厚。4、与会常常带会伴•参会者的心情，会议地点的吸引力等多方面的因素，使参会者通常带自己的陪同人员。会议组织者除了要让参会者本人对会议组织安排感到满意外，陪同人员的满意度也是影响一个社团会议是否成功的重要因素之一。•5、内容活动很重要•会议内容只是整个会议的一个部分，几乎所有的社团组织会议都带有社交、旅游目的，所以在会议内容上需要充分考虑到这一点。•6、情况预先不清楚•因为是自愿报名参加，所以会议主办者事先对多数与会者的情况都不是很清楚。•7、会议地点经常换•会议组织者吸引更多的人参会的重要手段之一。人都有猎奇的心理，去不同的地方总是有一种新鲜感和满足感。•8、会议人数确定迟•由于预先情况不清楚，也由于对参会人缺乏强制约束力，所以只能等到最后一天现场报到时才能真正确定有多少人参会。9、PCO负责组织运营会议供应商PCO会议组织者潜在会议参与者四、社团会议的平均会期•会议会期依会议的类型有所不同，一般以3天最为常见，只有极少数的会议会期只有1天或者超过5天以上。社团会议的平均会期的统计结果图8天，1%4.5%3天2天36.2%16.5%1天6天4天5天22.6%12.8%８天，１％７天，２％４.５％４.４％五、会议场所选择的影响因素•会议室的数量、大小与质量。•餐饮与房间的价格。•食品服务质量。•……影响社团选择会议场所的重要因素：重要因素主要年会其它会会议室数量、大小、质量88%63%餐饮与房间价格可协商82%68%食品服务质量79%70%客房的数量、大小、质量78%47%结账程序的效率57%49%入店与离店程序的效率57%42%会议服务与设备57%40%有专人负责处理会务52%38%六、社团会议的决策人•社团组织主席、副主席•秘书长•委员会主席、副主席•理事会成员•秘书•……••一般来说，社团组织的负责人就是决策人。七、联系线索•一般通过纸质传媒和网络介质进行搜索。《国际组织年鉴》动态提供目前活跃在300多个国家和地区30000多个组织详细时新的资料。《国际会议日历》是全球民间社团会议指南，每年有15000个国际会议列入其中，所有会议信息都由召开会议的组织本身提供并确认，相当可靠。各级民政部门的社团登记处，中国民间组织管理局的网站：“相关链接”“社会组织网站”社会团体地方民间组织管理局的网站上海市社会团体管理局：等等搜索引擎协会组织浙江省协会N个N个浙江在线民间组织网民间组织链接第三节企业会议市场•一、企业会议的类型新产品推介会销售会议管理会议培训会议股东会议专业/技术会议(出资召开)学术研讨会奖励(旅游)会议……企业会议1、新产品推介会•企业最重要的会议之一，事关企业的业务发展成败。一个成功的新产品推介会，可能会给企业带来潜在的巨大经济收益。推介会的召开通常都要经过精心组织和精心布置，往往都要邀请新闻媒体参加，扩大其宣传影响。2、销售会议•企业会议市场最大的一部分。有全球性的，有全国性的，也有地区性的。企业规模不同，会议规模也不一样，人数不等，全球性和全国性一般3至4天，地区性的一般2至3天。•3、管理会议••有定期的也有不定期的，有高层的也有中层的，人数一般不多，对会议场地要求较高。4、培训会议（课程）•在管理规范而且重视可持续发展的企业里面，有很多不同层次和类型的培训。几乎企业的每一个岗位、每一个部门的人员都要经过不同的培训，从新进员工到老员工，从生产第一线的工人到技术人员，从一般销售人员到销售经理，从普通办事员到其他管理干部，都要经过一些培训。企业里面的培训一般都由人力资源部安排，时间多在1至3天，人数大多在35人左右。5、专业/技术大会•主要是针对专业技术人员召开的，通常以研讨会、专家讨论会、学术研讨会等形式进行，其目的是使企业的工程师们通过不断的学习来防止技术老化，保证企业的技术水平和技术竞争活力。6、股东大会•股份公司的非员工大会，一般是年度大会。不是每一个股东都参加，对公司的利润分配、投资方向、人事变动等重大问题进行讨论与表决。会期一般是1天，对会议、餐饮服务的要求较高。7、学术研讨会•企业会议市场的学术研讨会，是由一些经济实力雄厚、产品技术含量高的企业出资召开的，对会议的地点、场所、设施和餐饮、住宿等方面的服务都有非常高的要求。8、奖励旅行会议•公司为了奖励员工工作表现出色、超额完成任务而采取的一种激励手段，通过在旅游目的地召开的表彰、交流会议，并伴之以联欢、休闲、娱乐活动。奖励旅游会议的地点一般都是风景独特的地方，国外如美国的夏威夷、意大利的威尼斯、佛罗伦萨、印度尼西亚的巴厘岛、泰国曼谷等，国内如杭州、苏州、海南岛、桂林、九寨沟、大理、丽江、黄山、庐山等地。二、企业会议的特点•1、频率多无规律•主要根据需要确定，除股东大会、年度销售大会和奖励会议一般是一年一次，其它并无规律。•2、筹备时间短•股东大会筹备时间是一年，年度销售会议8至12个月，其他时间不等。•3、有关员工必须参加•员工没有选择是否参加的权利，这是社团组织会议和企业会议的最大区别之一。•4、会议人数确定早•既然没有选择的余地，当然人数早就确定了。•5、不需要促销•既然是企业出资，当然不能是人越多越好。•6、没有各种委员会•因为规模不是很大，活动比较系统，责任人清楚，所以不必要搞得很复杂。•7、情况事先熟悉•自己的员工，或者邀请的是熟悉的人，所以情况都非常熟悉。•8、结算简单•企业统一出资，统一结算，一个帐户，一次搞定。三、会期多数会议（如管理、股东会议）1天就开好了，一般选择在当地召开，不住宿，吃一顿午餐和一顿晚餐，甚至只吃一顿午餐。有些会议的会期是2-3天。少数会议（如奖励会议）可能会持续5-7天。四、会议场所选择的影响因素•影响企业会议策划者选择会议场所的因素也很多，比较重要的有8个，其中最重要的3个，第一个是食品服务的质量。第二个是会议室的数量、大小与质量，这一点与社团组织会议有较大的不同。第三个是餐饮与房间的价格。•在企业会议市场里面，奖励会议比较特殊，因此影响场所的选择的因素也不同，最最受关心的是休闲娱乐设施。影响企业会议决策者选择会议场所的重要因素：重要因素关心程度食品服务质量77%会议室数量、大小、质量69%可协商的餐饮与房间价格67%客房的数量、大小、质量58%会议服务与设备54%结账程序的效率54%入店与离店程序的效率51%有专人负责处理全部会务52%影响会议决策者选择奖励旅游会议场所的因素：重要因素关心程度休闲娱乐设施72%当地气候67%观光景点等吸引物62%所在地形象魅力、流行度60%是否适合召开会议49%交通费用47%往返交通的容易度44%五、企业会议决策人1.办公室主任（总秘，行政秘书）2.总经理（总裁，副总经理，副总裁）3.市场营销部经理4.人力资源部经理（人力资源总监，培训主任）5.董事会秘书……六、联系线索查黄页号薄，然后打电话或上门推销也许会找到一些企业会议，但效率较低。最好是让计划开会的企业来找你。作业•假设你是一家会议公司的市场经理，你将怎样让那些要开会的社团、企业主动来找你？第四节社团会议市场与企业会议市场的比较会议数量对比会议总人数对比企业会议企业会议81%64%社团组织18%其它会议19%17%1%社团组织主要会议会议总花费对比企业会议32.2%社团组织会议67.8%