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第六章函会议纪要本章在对函、会议纪要例文评析的基础上,阐述函、会议纪要的知识点,要求学习者掌握这两种公文的区别,了解函的平行性质,理解会议纪要的程序。掌握函、会议纪要的特定格式与写法。第一节函一、例文评析(一)商洽函[例文1]建设部办公厅关于征求对《房地产交易与权属登记规范化管理考核标准(征求意见稿)》和《房地产交易与权属登记规范化管理考核办法(征求意见稿)》意见的函建办住房函〔2002〕362号各省、自治区建设厅,直辖市房地局:为了进一步搞活房地产市场,推进房地产交易与权属登记管理规范化、现代化,提高房地产交易与权属登记机关管理水平和办事效率,我部拟在全国开展房地产交易与权属登记规范化管理考核工作。现将《房地产交易与权属登记规范化管理考核标准(征求意见稿)》和《房地产交易与权属登记规范化管理考核办法(征求意见稿)》印发你们。请认真组织研究,在听取省会城市、计划单列市房地产管理局意见后,提出修改意见,并于2002年9月15日前将修改意见反馈我部住宅与房地产业司。恳请协助。附件:1.房地产交易与权属登记规范化管理考核标准(征求意见稿)2.房地产交易与权属登记规范化管理考核办法(征求意见稿)建设部办公厅二二年八月二十一日这是不相隶属机关之间就某项工作“商洽”的函。由于发文机关“建设部办公厅”与主送机关“各省、自治区建设厅,直辖市房地局”不具有领导与被领导关系,因此,只能用函来行文。本例文语气平和,文中运用了“请”、“恳请”等敬辞,用来表达商洽的诚意,以期获得对方的支持。(二)问答函[例文2]××市民政局关于行政公文格式使用问题的函×民函〔2001〕25号市政府办公厅:2000年12月,我局收到你厅印发的《××市国家行政机关实施〈国家行政机关公文格式〉印制标准(试行)》,在使用期间,各部门对信函式格式存有问题,现询问如下:你厅附件《公文格式式样7》为信函式格式,该格式于发文机关全称下使用了156mm的红色反线。国家质量技术监督局1999年12月7日发布的《国家行政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T9704—1999)对信函式格式的规定是:“发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm”,现在我们是否继续使用《公文格式式样7》?特此函达,请予复函。××市民政局二一年一月十五日这是询问函,发文机关“××市民政局”与主送机关“市政府办公厅”是不相隶属关系。本例文首先陈述了发文背景,之后明确地向主送机关提出了需要对方解答的具体问题。请注意比较例文1与例文2在尾语表达上的区别。126第一编国家行政机关公文[例文3]国务院办公厅对《中华人民共和国城市维护建设税暂行条例》第五条的解释的复函国办函〔2004〕23号国家税务总局:你局《关于明确增值税、消费税、营业税扣缴义务人为城市维护建设税扣缴义务人的请示》(国税发〔2004〕14号)收悉。经国务院批准,现函复如下:《中华人民共和国城市维护建设税暂行条例》第五条中的“征收、管理”,包括城市维护建设税的代扣代缴、代收代缴,一律比照增值税、消费税、营业税的有关规定办理。国务院办公厅二四年二月二十七日请学习者注意,例文1、例文2为去函,例文3为复函,去函与复函开头的写法有明显区别。(三)请批、批答函[例文4]××市卫生局关于拟录用高校硕士毕业生的函×卫函〔2001〕15号市人事局:根据市委组织部、市人事局《关于2001年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知》精神,我们对拟录用到我局机关工作的高校硕士毕业生按规定程序进行了考试、审查。经研究,拟录用高校硕士毕业生4人。当否,请审批。附件:录用审批材料(4件)××市卫生局二一年三月二十日第六章函会议纪要127[例文5]××市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函×人函〔2001〕36号市卫生局:你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》(×卫函〔2001〕15号)收悉。根据市委组织部、市人事局《关于2001年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知》规定,批准录用××等4名高校硕士毕业生到你局机关工作。特此函复。附件:录用人员名单××市人事局二一年四月二日例文4是请批函,例文5是批答函,其请批与批答为对应关系。尽管发文机关与主送机关为平级单位,但就主管权限来说,市人事局为主管人事部门,因此,市卫生局“进人”必得按照程序,以请批函形式报送市人事局批准;市人事局也当以批答函形式回复市卫生局。[例文6]国务院办公厅关于调整国家行政学院青年干部培训班招生对象等问题的复函国办函〔2004〕49号国家行政学院、人事部:你们报来的《关于调整青年干部培训班招生对象的请示》(行院发〔2004〕30号)收悉。经国务院领导同志同意,现函复如下:一、同意将国家行政学院青年干部培训班招生对象由现行的从部分高校应届大学毕业生中招收,改为从地方各级政府机关有发展潜力的正县(处)级优秀年轻干部中招收,年龄在40岁以下。招生主要面向基层,特别是中西部地区和东北老工业基地等。二、同意青年干部培训班每期招生50名左右,培训时间暂定半年。学员脱产学习,结业128第一编国家行政机关公文后回原单位工作。三、培训内容要突出重点,课程设置要切合改革发展的实际,努力为地方的建设与发展储备一批战略后备人才。国务院办公厅二四年七月二日这也是批答函。请注意例文4、例文5与例文6在公文运转关系上的区别。例文4由××市卫生局直接向主管部门××市人事局报送请批函,之后由受文机关××市人事局写成批答函(即例文5)回复××市卫生局,而例文6则不同。从例文6可以看出,发文机关“国家行政学院、人事部”并未向国务院办公厅行文,在国家行政学院、人事部联合向其上级机关国务院上报了《关于调整青年干部培训班招生对象的请示》(行院发〔2004〕30号)后,国务院没有以“批复”回复“请示”,而是由国家行政学院、人事部的不相隶属机关“国务院办公厅”在“经国务院领导同志同意”后,给予两单位“批答函”。这是各级行政机关经常采用的做法。它符合《办法》的行文规则:“须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意”。二、知识点(一)函的概念函是不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的公文。研究公文的人都注意到,与1993年国务院办公厅修订的《国家行政机关公文处理办法》相比,2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对函的功能的规定增加了内容,这便是:“答复审批事项”。这从理论上使请批函、批答函构成了一组对应的公文。这就是说,不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,用函;向有关主管部门请求批准事项,以及有关主管部门答复审批事项,也用函。这里涉及两个概念:其一,“不相隶属机关”。不相隶属机关是指在行政组织系统上没有上下级关系的机关。其二,“有关主管部门”。有关主管部门是指处理有关事项的职能部门,如负责主管计划、规划、财政、卫生、税务、劳动、人事、外事、进出口贸易等方面工作的部门。不论主管部门级别高低,其审批意见都具有法定效力。在实际工作中,有机关误将“请示”呈送“有关主管部门”。其实,按照国务院对公文用途的界定,向有关主管部门“请求批准”事项只能用“函”,向上级机关请批事项才能用“请示”;而有关主管部门“答复”请批事项只能用“函”,不可用“批复”,上级机关“答复”请批事项才能用“批复”。由此可知,上下级与主管、被主管机关,并不可等同。只有行政上隶属的领导机关,才是本机关的上级机关。因此,在本部门有事项需要请批时,首先应该搞清楚发文机关和主送机关第六章函会议纪要129的关系,其次方可确认所采用的文种。这说明,函是以不相隶属机关为主送单位的平行公文。下面的推论是:函是13种法定公文中唯一的平行文。也正因为函是平行文,所以有些部门怀疑函的公文效力。对此,国务院办公厅在《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》中答复说:“‘函’作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”(二)函的特点函具有如下特点:1.广泛性这是指使用机关的广泛性。在公务活动中,各级机关都可以使用函来沟通信息、商洽工作、联络公务,函成了不相隶属机关间平交的最好媒介;在新生事物频仍的市场经济社会,函也成为各机关与有关主管部门请准与批答事项的唯一工具。2.多属性这是指性质的多属性。在函中,请批函与请示近似,各级机关可使用请批函向有关主管部门请求批准事项;批答函与批复近似,有关主管部门可使用批答函答复审批事项;有的答复函与通知、通报相似,比如向不相隶属机关传达信息、情况等。3.灵活性这是指语气的灵活性。函的平行功能使它语气灵活,如请批函谦恭,批答函庄重,商洽函亲切等。4.沟通性这是指内容的沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,它充分显示了平行文种的功能,是其他公文所不具备的特点。(三)函的类型根据《办法》对函的适用规定,函可以分为商洽函,问答函,请批、批答函。1.商洽函商洽函,是不相隶属机关间商洽工作的函。这种函,或要求对方协助办事;或洽谈公务;或就某问题进行沟通联络;或向对方提出处理某事的意见等。征求意见(如例文1)以及一机关告知另一机关事项而无须答复的内容,均列于商洽函中。2.问答函问答函,是不相隶属机关间询问和答复问题的函。问答函,是询问函与答复函的合称,为一组对应函。去函为问,复函为答;去函目的明确,复函回答具体。130第一编国家行政机关公文3.请批、批答函请批、批答函,是不相隶属机关间请求批准和答复审批事项的函。请批、批答函是请批函与批答函的合称,为一组对应函。请批函是向有关主管部门请求批准的函;批答函是有关主管部门批答请批事项的函。(四)函的写作要求就主要作用来说,函属商洽性公文,这个特殊功能决定了函在写作上的定位。1.用语平和,措辞得体函是平行文,很讲究用语。写作者既不必谦卑恭顺,又不能盛气凌人。用语平和,可使人感其平等;措辞得体,可使人感其诚恳。2.一函一事,言简意赅函具有专向性,即一函一事,因此,函在行政公文中具有“轻骑兵”之称。它篇幅短小,言简意赅。三、函的结构与写法函的结构是:标题+主送机关+正文+落款+成文日期(一)标题其标题的组成有3种形式:1.发文机关+事由+文种本节例文1~6的标题均为三元素标题。2.事由+文种3.发文机关+事由+去(复)函机关+文种如:《轻工业部、商业部关于报批修改和补充〈洗衣粉包装箱〉国家标准给国家标准局的函》;《国家标准局对修改和补充〈洗衣粉包装箱〉国家标准给轻工业部、商业部的复函》。(二)主送机关主送机关应为:需要商洽,询问、答复,或请求批准、答复审批事项的不相隶属机关(包括有关主管部门)。函的主送机关绝不能是上级机关或下级机关。(三)正文不同类型的函有不同的写法,就正文而言,其基本结构顺序是:发文缘由+函事项+尾语1.发文缘由如果是去函(不论是商洽函还是询问函或请批函),一般说明发函意义、根据、背景等;如果是复函(不论是答复函还是批答函),一般有引语,即引述对方函的标题、发文字号,表示收悉,进行了研究处理。例文2是去函(询问函),它的开头是:“2000年12月,我局收到你厅印发的《××市国第六章函会议纪要131家行政机关实施〈国家行政机关公文格式〉印制标准(试行)》,在使用期间,各部门对信函式格式存有问题”,这里的“背景”正是发文缘由,它为下文的询问事项作了铺垫。例文6是复函(答复函),它的开头是:“你们报来的《关于调整青年干部培训班招生对象的请示》(行院发〔2004〕30号)收悉”,这里有询问函标题名称、发文字号,以及复函机关所表示的“收悉”。就表述形式与内容看,复函的引语与批复相似。2.函事项函事项是“商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批”的主体部分。去函应说明具体事项,如商洽事宜、告知信息、要求协办事项、请求批准事项等;复函应答复发函机关提出的问题、批答其请求事项等。书写函事项时,如事情单一,就不必提行列段,如例文1、2、3、5事项部分采用了一段式写
本文标题:第六章函会议纪要
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