第十章会议组织技能

第10章会议组织与沟通2019/9/132本章基本要点群体沟通的优势和缺点影响群体沟通的因素组织和参加会议2019/9/13310.1会议的含义与特征通常人们把会议简称为会。严格来说，聚而不议者谓之会，聚而又议者称之为会议。特征：普遍性目的性组织性集体性问题讨论某服装厂决定进行流程再造，但以前每次工艺流程的变革都会引起员工非常强烈的抗议。因此，公司采取三种策略：策略一：向员工解释新的标准，流程再造的目的、必要性和必然性；给员工反馈的期限；策略二：告知员工现工艺流程中存在的问题，进行讨论，找出办法，请员工代表参与制定标准和流程；策略三：要求全体员工共同讨论，并参与建立和实施新标准、实施流程改造。讨论三种策略的优缺点。2019/9/135群体沟通的优点：（1）可以产生更多的点子和信息，使管理决策和解决问题、考虑问题更为全面，质量也更高；（2）提高了团队成员之间的理解，关系更加融洽；（3）因为“社会效应”，当人处于被他人包围之中时，会更有干劲和活力，所以团队中有较高的动力和业绩水平；（4）消除影响问题分析和解决效率的个人偏差和盲点；（5）更容易采用“风险转移”的观点——选择更冒险的方案和更创新的行动。2019/9/136群体沟通的缺点：（1）时间与效率；（2）群体压力；（3）专家或领导压力；（4）说而不做。2019/9/13710.3影响群体沟通的因素•不可控因素——群体变量：规模、个性和目标、身份和角色——环境变量：自然位置、群体间关系、群体期望——任务变量：性质、困难程度、特殊要求•可控因素——领导者风格：民主型、独裁型、自由放任型——群体对任务的激励——成员间友好关系——成员参与的方式与程度——沟通网络与渠道设计影响群体沟通的因素企业内外部的多组群的有效沟通和高效沟通，导致组织行为的良性化发展和可持续发展，确保企业当期、近期和中远期战略目标的推进和实现。企业内部沟通常量较多、变量较少，相对容易掌控。•大局观大思维大智慧的基本理念：纵览大局，运用大思维，施展大智慧。通过沟通形成谋略，进而认知大局；通过沟通实施谋略，进而做成大局。沟通谋略不仅强调“思”，尤其强调“做”；成大器必须“知行合一”。关键词：做。组群沟通，沟通谋略——必须做出来。发散思维的经典案例•无处不在有一个人，从小就崇拜神奇的福尔摩斯，于是便立志考取警探学校，幻想着自己也能像福尔摩斯那样，神奇地破获一宗宗案件。到这个人十八岁那年，参加了一所警探学校的招生考试，在试卷上看到这样一个问题：一粒沙子藏在哪里最不容易被发现？人藏在哪才最不容易被发现？看到这个问题的时候，他想了很久。但他知道要做一名合格的警探人员，必须要有过人的智慧和独特的思维方式，于是在发散思维的促使下，该考生灵机一动，在试卷上这样写道：逆向思维的经典案例加里·沙克是一个具有犹太血统的老人，退休后，在学校附近买了一间简陋的房子。住下的前几个星期还很安静，不久有3个年轻人开始在附近踢垃圾桶闹着玩。老人受不了这些噪音，出去跟年轻人谈判。“你们玩得真开心。”他说，“我喜欢看你们玩得这样高兴。如果你们每天都来踢垃圾桶，我将每天给你们每人一块钱。”3个年轻人很高兴，更加卖力地表演“足下功夫”。不料三天后，老人忧愁地说：“通货膨胀减少了我的收入，从明天起，只能给你们每人五毛钱了。”年轻人显得不大开心，但还是接受了老人的条件。他们每天继续去踢垃圾桶。一周后，老人又对他们说：“最近没有收到养老金支票，对不起，每天只能给两毛了。”“两毛钱？”一个年轻人脸色发青，“我们才不会为了区区两毛钱浪费宝贵的时间在这里表演呢，不干了!”从此以后，老人又过上了安静的日子。•有一家人决定搬进城里，于是去找房子。全家三口，夫妻两个和一个5岁的孩子。他们跑了一天，直到傍晚，才好不容易看到一张公寓出租的广告。他们赶紧跑去，房子出乎意料的好。于是，就前去敲门询问。这时，温和的房东出来，对这三位客人从上到下地打量了一番。丈夫豉起勇气问道:“这房屋出租吗?”房东遗憾地说:“啊，实在对不起，我们公寓不招有孩子的住户。”丈夫和妻子听了，一时不知如何是好，于是，他们默默地走开了。那5岁的孩子，把事情的经过从头至尾都看在眼里。那可爱的心灵在想:真的就没办法了?他那红叶般的小手，又去敲房东的大门。这时，丈夫和妻子已走出5米来远，都回头望着。门开了，房东又出来了。这孩子精神抖擞地说:“老爷爷，这个房子我租了。我没有孩子，我只带来两个大人。”房东听了之后，高声笑了起来，决定把房子租给他们住。•一天，犹太富翁哈德走进纽约花旗银行的贷款部。看到这位绅士很神气，打扮得又很华贵，贷款部的经理不敢怠慢，赶紧招呼：这位先生有什么事情需要我帮忙的吗？哦，我想借些钱。好啊，你要借多少？1美元。只需要1美元？不错，只借1美元，可以吗？当然可以，像您这样的绅士，只要有担保多借点也可以。那这些担保可以吗？犹太人说着，从豪华的皮包里取出一大堆珠宝堆在写字台上。喏，这是价值50万美元的珠宝，够吗？当然，当然！不过，你只要借1美元？是的。犹太人接过了1美元，就准备离开银行。在旁边观看的分行行长此时有点傻了，他怎么也弄不明白这个犹太人为何抵押50万美元就借1美元，他急忙追上前去，对犹太人说：这位先生，请等一下，你有价值50万美元的珠宝，为什么只借1美元呢？假如您想借30万、40万美元的话，我们也会考虑的。你知道是为什么？10.4会议准备确定会议目的确定会议议题确定会议场地选定会议时间确定与会人员制定会议计划制定会议议程3.1确定会议目的—信息共享—动员激励—信息传播—问题解决和决策制定3.2确定会议议题—紧扣目标—有机联系—明确时间3.3确定会议场地—会场的选定交通便利原则、经济适用原则—会场内设备准备—会场布置会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型课堂式V型影响会议成效的因素•会议时间不当•会议目的不明确•会议持续太久•简单问题复杂化•发言者过于健谈有效会议的策略•不搞形式主义•明确会议的目的和目标•选择合适的与会者•合理安排会议议程•合理安排会务•控制好会议•分发会议简报3.4确定与会人员—会议主席—会议成员—会议工作人员会议秘书、记录员、服务人员•构成信息研讨：30人；正式报告：不限研讨培训：15人；问题识别：10人关键问题解决和决策制定：5人•结构——同质性和异质性的平衡——竞争性和合作性的平衡——任务导向和过程导向的平衡与会者安排2019/9/1325（2）与会者角色职责会议主席的类型和职责：会议控制、会议引导促进讨论应付“隐秘议程”作出决定等。2019/9/1326职责一：会议控制作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则：决定讨论主题；明确讨论范围；确保人们围绕主题依次发言；尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；确保其他成员了解会议进展情况。2019/9/1327职责二：过程引导为能够保证会议的发起和进行的良好秩序，主持人需要明确四个基本步骤：识别主题／问题——应清楚地加以说明，如有必要，会议间隔后要重复强调；交换和开发建议——在取得解决问题的建议之前，收集和解释依据；评价不同方案——列出可选方案，预测每个方案的可能结果(时间、成本、资源、政治因素)；选择行动计划——为达到预期结果，决定“谁”、“何地”、“何时”、“怎样做”，并确保每个人都明确自己的责任。2019/9/1328职责三：促进讨论根据会议的进程和讨论的话题，围绕主题提出恰当的问题以激励与会者。2019/9/1329职责四：应付“隐秘议程”应努力保持讨论的话题集中，不使其演变成为与会者之间的个人冲突。必须妥善处理群体成员中的隐密议程、竞争和偏激的发言。为了促使与会者关注事实和建议，要求他们列举概括性论断的实例。2019/9/1330职责五：作出决定当群体要作出结论时，可以采用多种方式，如采取正式投票表决的方式；采取其他由成员一致同意或普遍同意的方法去得出结论(如相互协商)；或采取恰如其分地引出解决问题的最佳方案。2019/9/1331一般与会者责任：树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见；保证自己做好准备和了解会议主题；认识群体过程2019/9/1332有效的会议参与者应具有的技能：决定是否需要出席会议准备准时与会就某些疑点或模糊问题征询清晰解释给出信息时，力求精确切题倾听支持他人确保公平参与反对要有根据以能提高团队绩效的方式行事2019/9/1333工作人员与成员的职责职务会议之前会议期间会议之后主席1.提出和理解计划处理的业务项目2.批准议程草案3.确使与会者得知会议目标、时间和地点及会议议程4.保证房间的合理布置——座位安排、文件、饮水、烟灰缸等1.准时开始2.清楚地介绍主题3.获得有力的发言4.维持秩序5.有效的决策1.核实秘书或记录员准备的备忘录2.监控进展2019/9/1334职务会议之前会议期间会议之后秘书或记录员1.从以前的记录或新的信息源收集资料2.起草会议议程，有逻辑性的主次顺序安排3.得到主席的批准4.发送会议通知和议程1.提前到达2.将房间准备就绪3.提供所有必要文件3.记录进程5.避免不明确的讨论或通过含糊不清的决策6.协助主席1.起草备忘录2.交主席批准3.两天内发给与会者4.必要时根据备忘录和监督者的要求发布告示2019/9/1335职务会议之前会议期间会议之后会议成员1.通知秘书／主席列人议程的事项2.阅读所有文件3.如果合适，准备自己的支持性文件4.向秘书说明需要纠正的论点1.准时出席2.按照会议要求发言3.记录会议决定及需要采取的行动1.阅读、审核备忘录2.执行行动计划，必要时汇报情况3.5制定会议议程—时间—地点—目的—议题顺序2019/9/1337（1）常见的会议议程确定原则：例行公事的项目放在会议议程开始，然后再安排商务中的新问题；当议程中包括一些比较简短或紧急的项目时，先安排它们，余下的会议时间专注于比较费时的事项。2019/9/1338回顾与会者介绍制定规则大会报告参与讨论演示总结（2）会议议程的主要步骤2019/9/1339（3）议程准备和支持文件：会议议程的准备应包括以下几个方面：以次序排列出议程；对历史项目的讨论准备支持性文件；准备好具体议题；确定好下次会议的时间、地点等。2019/9/1340以下是可供参考的议程准备的步骤：(1)根据上次会议列出突出问题；(2)通过目前发展情况的预期，和与会成员联系，提出商务中的新议题；(3)选择重要议题；(4)避免包括过多的“新问题”(在议程中，突出地分别标示关键项目)；(5)将例行项目放在开始；(6)按逻辑关系排列关键项目；(7)根据会议时间长短和与会者情况安排项目；(8)用数字排列项目；(9)交叉参考上次会议的议题；(10)要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”；(11)指定需要的附加文件或将它们包括在议程中；(12)与主席讨论通过议程(如果合适的话)；(13)将议程草案交付打印；(14)校对打印稿；(15)附带上次会议备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。2019/9/13412019/9/1342（4）会议备忘录任何作出决定的会议都应当记录决策是如何制定的，最后决定是什么，由谁负责哪些行动等重要问题。备忘录能有效地提供有关群体工作历史的有价值的参考资料，减少在何时、何地、何人所作讨论和决策的问题上出现的分歧，并明确和监督责任人的工作落实情况。会议议程实例:M计算机公司一号项目检查会议日期：1994年12月4日（星期五）时间：下午2:00—3:45地点：B大厦第二会议室议程1、公司第四季度销售情况；2、上次会议记录；3、上次会议记录中提出的问题；4、杜敏做关于CPU进展报告；5、史强做关于Case设计进展报告；6、李辉做关于软件进展报告；7、下次会议日期、时间、地点。附件1、软件进展报告，第7号；2、Case设计进展报告，第2号；3、关于软件问题的短文。2019/9/1344