行政公务文书写作5第五节函、会议纪要

行政公务文书写作第五节函、会议纪要1.了解函的特点和类型2.掌握函的写法和注意事项3.能正确写作各种函一、函写作知识要点能力要求【案例精选一】学生阅读思考：1.这是一份什么性质的函？2.发文单位去函的目的（主旨）是干什么？3.从结构看，它由哪些要素组成？4.它的正文写成了几层？你能把它们划分出来吗？5.为什么本函的开头要用那么多文字来写？6.这份函的附件能起什么作用？7.这份函的语言具有怎样的特色？师生共同讨论上述问题【案例精选二】学生阅读思考：1.案例二是一份什么性质的函？按规定下级向上级请示，上级应该用批复来答复下级，为什么这里用函来答复呢？2.该函的发文字号中的“函”字表明什么意思？3.这种答复请示的函，有一点必须在正文开头交代清楚，想想看，它应该是什么？4.本函作出了怎样的答复？这些答复代表了谁的意见？5.比较一下去函与复函在写法上有何不同？师生共同讨论上述问题教师提问：函除用于上述情况外，还可用于哪些情况？一、函的用途、特点与类型函适用于：1.不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；2.向不相隶属的有关主管部门请示批准和答复审批事项。函属事务性平行文。（一）函的特点1.适用性广。函可以知照说明情况，可以商洽讨论问题，可以咨询答疑，可以请求批准有关事项，也可以答复审批事项。2.事务性强。函就是用于解决具体事务的。（二）函的类型1.函根据功用，大致有六类：（1）商洽函，用于不相隶属机关之间商洽工作、讨论问题的函；（2）询问函，向受函者提出询问，并要求对方予以答复的函；（3）答复函，答复来函询问和被上级机关的公文办理部门用来答复“请示”的函；（4）请批函，请求不相隶属的有关机关或主管部门批准事项的函；（5）审批函，机关或有关主管部门审批不相隶属单位有关请求批准事项的函；（6）知照函，告知受函者有关情况的函。2.根据行文程序，可分为致函和复函。致函，也叫去函或发函，主要指询问函、请批函、知照函；复函，有答复函、审批函；商洽函既可为去函，又可为复函。二、函的写作格式标题去函的标题常用“发文机关＋事由＋文种”和“事由＋文种”两种形式。复函除上述两种形式外，还有用“发文机关＋事由＋行文对象＋文种”标题形式的。如《国务院办公厅关于悬挂国徽问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。实际上，这种标题是把“主送机关”移到标题上了。主送函的主送机关是具体明确的，有确定的主送机关。函，一般由标题、主送机关、正文、日期等组成。在写法上，去函与复函有所差别。正文一般包括缘由、事项和结语三层。去函正文：开头扼要交代发函的缘由，再具体讲明要办或知照什么事，最后针对内容和要求选择恰当的结语作结。如“请函复”、“请同意”、“请批准”、“是否同意，请研究后予以及时函复”、“特此函达”等，但不能用“此致敬礼”等用于个人的结语。复函正文：开头引叙来文，常用“×月×日《关于……的函（请示）》（××〔200×〕×号）收悉”作引语。接着针对来函询问或请批的事项做出具体答复。若答复的事项较多，则分点写。最后有针对性地选用“此复”、“特此函复”、“专此函复”等语作结。成文日期用汉字小写数字写明年、月、日。写作注意事项1.行文规范。一定要按公文规范写函。2.要一函一事。切忌一函多事。3.直陈其事、言简意明。函不能像个人书信那样问候、寒暄，搞感情投资，而要开门见山，直陈其事，力戒套话、空话。4.用语得体。函是平行文，用语要表现对对方的尊重，如称对方为“贵”，与对方商洽事宜，要用商量口吻，但又不能不讲分寸，用一些虚假的谦辞。语言要符合行文关系，亲切自然得体。【特别提醒】【请你审判】学生阅读思考：1.你认为该函的标题表达的主旨明了吗？2.该函最大的问题是什么问题？3.语言表意是否准确、通顺？.4.结语是否规范？师生根据上述提问讨论、修改本文修改参考文如后××学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函××大学校长办公室：为了培养师资，我校最近选派了五位教师到×××学院进修，但因该院进修教师宿舍基建工程尚未完工，进修教师的住宿问题无法解决。现特向贵校求援，请为我校五位教师提供帮助，解决其暂时住宿问题。住宿费用等事宜，按贵校有关规定办理。请予支持为荷。××学校二○○×年×月×日【牛刀小试】关于委培职员的函××大学：为提高职工的文化业务素质，我公司拟将5名原来所学专业与现职工作不甚对口的大学毕业生，送贵校××专业全脱产进修一年。除按有关规定支付学校培训费用外，我们还愿在贵校建设方面予以一定的资助。不知贵校是否能予接收，请研究后及时予以函复。××市证券公司二○○六年×月×日参考答案知识连接“函”与“函的格式”是两个不同的概念，要注意区别。“函的格式”，也称“信函格式”或“函的形式”，它是公文格式中区别于“文件格式”的一种特定格式，用来发平行文和处理日常事务的下行文。因此，“函的格式”可发“函”，也可发“通知”、“意见”、“议案”、“批复”、“嘉奖令”等。用“信函格式”发文，其发文字号的机关代字中常含一个“函”字，以显示其发文格式。如“国办函〔2001〕1号”，是国务院办公厅2001年用“函的格式”发出的第1号公文。函与函的格式信函格式说明发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线（武文线和文武线）均印红色。两线之间各要素的标识方法与国标格式相应要素相同。如图所示：××××××××〔2004〕×号关于×××××××××××的意见×××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××二○○四年×月×日主题词：××　××××　××　××××　××××　　抄送：××××，×××××，××××，××××，××××，×××××××。　　　　　　　　×××××办公室（厅）2004年×月××日　1.了解会议纪要的使用、特点和类型2.掌握会议纪要的写法和注意事项3.能正确区分会议纪要与会议记录的区别4.学会行政和专题两种会议纪要的写作二、会议纪要写作知识要点能力要求【案例精选一】学生阅读思考：1.这是一份什么会议纪要？2.从结构看，它由哪些要素组成？3.它的正文写成多少段？各写了哪些内容？能分成几部分？各部分在结构上体现着怎样的身份？4.正文第3至6段之间是什么关系？5.会议纪要是会议精神和决定事项反映，那么，在写作时，应该怎样体现这一要求？6.仔细考察该会议纪要用怎样的称呼行文？为什么？师生共同讨论上述问题【案例精选二】学生阅读思考：1.案例二又是一份什么性质的会议纪要？2.从整体结构看，它由哪些要素组成？3.它的正文由哪些部分构成？4.它的主体在行文上有何特点？主体四个问题的行文顺序以什么为逻辑依据？5.请你比较一下案例一和案例二的开头，然后谈谈它们在行文上的区别。师生共同讨论、完成上述问题一、会议纪要的用途、特点与类型会议纪要适用于：记载、传达会议情况和议定事项它既可上呈，也可下发，还可平行，甚至被批转或转发，是一种具有告知性和指导性的会议公文。（二）会议纪要的类型根据会议性质，可分为两类：1.办公会议纪要，是指记载和传达机关、单位行政办公会议的纪要。2.专题会议纪要，是指各种交流会、座谈会、研讨会的纪要。二、会议纪要的写作格式标题会议纪要标题主要有下列形式。1.由“会议名称＋文种”组成。如：第五届现代应用文国际研讨会纪要2.采用正、副标题形式，如：探讨新时期文学的发展——中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要3.由“单位名称＋会议名称＋文种”组成。如：××××学院行政工作会议纪要会议纪要，一般由标题、正文、落款和成文日期组成。正文会议纪要的正文一般由前言、主体和结尾构成。前言，一般概括会议基本情况，包括会议名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。前言不能过长，要简明扼要，让人读后能总体了解就行。主体，是会议纪要的核心部分。一般根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果，包括对会议工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、做出的决定、提出的要求等。主体的写法有三种。一是条项式，就是把主体内容包括讨论的问题和议定的事项，按主次一条条写作。这种写法条理清晰，内容清楚，一目了然。二是概述式，就是把会议的内容或议定的事项进行综合概括，分成若干部分写作。这种写法较普遍。它有利于突出重点，分清主次。它一般是把主要的、重点的内容放在前面写，而且尽量写得详细具体，而次要的和一般性的内容放在后面写，也往往写得较简略。三是摘录式，就是把与会者的具有代表性的、独创性的发言要点摘录，按发言顺序或内容性质先后写作。这种写法可尽量保留发言人的谈话风格，避免一般化和千篇一律，比较客观、具体。结尾，一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要省写结尾。落款成文日期写作注意事项1.掌握会议的全部情况。写作会议纪要首先要弄清楚会议的目的、任务、内容和形式，掌握会议的所有文件材料，参加会议的全过程，并认真做好记录，尤其要注意阅读会议的主要文件和材料、领导发言，掌握会议的主要精神。2.抓住要点，突出会议主题。会议纪要是会议结果的反映，不能面面俱到、照搬会议记录，而应围绕会议主题，抓住要点、突出重点，简明扼要地反映会议的主要情况和精神。3.文字简洁明快。写作会议纪要应根据会议内容确定写法和篇幅，要简明扼要。在语言表达上应以概述为主，尽可能简短、通俗，切忌长篇大论。在结构层次安排上，要条理清楚。【特别提醒】【请你审判】本会议纪要主要存在如下问题：1.写法交杂，造成某些内容重复。2.概括性不强，看不出会议的具体议项。3.主题不太集中，写了不是网络安全，而是学院安全保卫的事情。4.内容反映的认识是个人意见，而不是会议精神和会议决定。5.语言表达也存在一定问题。修改参考文如后网络信息安全工作会议纪要根据2月14日学院安全工作专题会议的要求，2月20日下午，×××副院长在行政楼526会议室主持召开了学院行政部门网络信息安全工作会议。出席会议的有各行政部门负责人和×××助理院长。会议议题有两项：一、通报寒假期间××中心电脑被盗事件；二、讨论学院目前网络信息安全问题。一、××中心电脑寒假被盗事件。2月×日晚，××中心共有4台液晶显示器和10台主机的CUP、硬盘、内存被盗，财产损失2万余元，工作资料严重丢失。此事引起了学院领导的高度重视，立即召开了各有关部门专题会议，要求全力采取各项补救措施。目前该中心正在竭力从各方面收集、补充数据资料，力争将损失减到最小。二、学院目前网络信息安全问题。会议认为随着信息化、电子化进程的发展，数据越来越成为企事业单位的核心决策依据和日常工作资料。网络的发展，电子商务的兴起，网络安全也越来越引起人们的高度重视，其核心就是数据安全。数据安全包括数据静态安全与数据动态安全两个方面。数据静态安全是指防止存放在数据服务器存储设备内的数据被窃、修改、删除与破坏；数据动态安全是指防止在数据传输交易过程中被截取或篡改。保证网络数据安全的技术，一是系统防护技术，指从桌面系统到网络环境、到数据服务器的访病毒、防黑客入侵，重在“访”；二是系统保护技术，指数据备份、快速恢复、异地存放、远程控制、灾难备援等技术，重在“保”。针对这次失窃事件，会议认为，各部门在学院还未建立统一的备份数据储存库之前，要尽快对电脑数据及时清理，自行备份有关数据和设置系统密码。行政部门数据较多而且相当重要，尤其财务、教务、图书馆等部门现在就要着手工作。各种数据备份后要有审阅权限，不是所有人都可看到所有数据，且要有两人具有同等管理权限，以便在发生不确定因素时能采取相应技术手段加以恢复。经过认真讨论，会议对