重要会议专案推动列管表

列管事項及工作計畫主辦單位(協辦單位)交辦日期預計完成日期最新辦理進展/落後原因說明及補救措施/擬展延期程A1學務處95/8/1695/09車阻材料評估學務處（總務處、研發處）8/31提請主管會報討論與確認學務處9/6A2學務處95/8/3095/10/20各校辦理情形資料蒐集9/11課指組針對其它大學之制度進行評估，做出參考表及評估意見，提95/10主管會報討論。擬列可行方案及方案選擇10/2相關方案經提10/2主管會報，經討論因涉及經費及期程問題，請學務處再詳為規劃與確認。方案籌備及執行12/201.經費估算業送請會計室協助瞭解與規劃可行之財源，以利後續採行方案評估。2.考量經委請劇設系老師進行設計，設計範圍將以校長、三長、各學院院長為標的，並同步評估是否連同畢業服裝之徽章、學生部分(改由學校製作租用取代外租)一併研議思考，並尋找合適材質布料，故本年度畢業典禮先仍維持原來作法，於96學年度再行辦理。A3學務處95/8/3095/10依據宿舍抽籤及候補機制辦理10/2由學務處列為學生日常輔導業務辦理，並視需要逐年度進行調整或檢討機制或作業流程。A4學務處95/8/3095/10方案擬列及提主管會報討論9/12業由課指組擬列三方案，提9/11主管會報報告。方案擇定與籌劃9/181.業就「環山健康健行」乙案於10/2上午實勘，活動內容即依本校後方「親山步道」健行認識校園週遭環境及社區，並假「北投行天宮」辦理校慶典禮。2.活動時間預訂於10/2013：30至17：30。當日下午大一新生(含先修一及一貫四)全體校外戶外教學並參與校慶典禮活動。活動執行及結案10/20業於10/20下午辦理完竣。A5學務處95/9/1195/12研議納入年度合約統包之可行性生輔組(總務處)9/149/26、9/27、9/29已與總務處事務處進行協調，將宿舍內部公共空間部份做評估，在總務處或宿舍收入經費許可內，納入年度清潔統包合約。安排現場會勘生輔組(總務處事務組)9/27與事務組及清潔公司就男女生宿舍公共區域如走廊、樓梯、自修室及交誼廳等，進行實地會勘，商談統包範圍及費用。會勘完成，移請總務處事務組辦理統包事宜。生輔組(總務處事務組)10/16會勘完成，業移請總務處事務組辦理後續納入新年度全校統包合約事宜，於次年度開始執行。A6學務處95/10持續型項目安排及舉行95學年度新學期座談會課指組95/11/1795/11/17上午10時已於校長室安排校長與學生茶敘及對談。安排學生代表與三長深度對談課指組95/11/2711月27日中午於學務長室會談，學務長、總務長及5名學生代表，針對第一次會談內容(停車位、課程等)及第一次校務會議學生提案內容(工讀金延遲領取、研究生之研究經費)提出解決方案。每學期舉辦學生座談會課指組(相關單位)96/9/301.自96學年度起，利用每學期原週會時段辦理之各系所學生代表暨社團幹部座談會，加強宣逹學校校務發展近況。並於會前廣納學生對校務相關疑義之提問，資料彙集後提交各業務相關單位依學生提問回覆後，於座談會中做回應。2.持續依規劃於學期初辦理學生與校長座談之活動。辦理學期初座談會課指組(學生活動中心)96/9/30學期初與校長座談，訂於96/9/10上午10時30分至12時假校長室辦理。彙整與會名單及議題課指組(學生活動中心)96/9/10業彙整各系所新任系所學會會長等與會名單及學生擬提議題，並送交相關行政部門先行研議，以於會中及時回應，加速回應速度與進展。6.36.4.16.45.34.3學人宿舍與學生宿舍環境清潔維護機制安排學生與校長座談5.16.26.12.35.22.1四長畢業典禮服裝製作案2.24.24.1新生候補宿舍問題3.124週年校慶籌辦規劃重要會議/專案推動列管表填報日期:99/10/04填報單位:學務處1.11.2校園內道路設置車阻案列管序號已於95/9/22提報校園規劃小組，並送主管會報討論。案經決議請研發處協助就材質、樣式等考量景觀及安全等因素後再行施作，後續本案移總務處列管。追蹤學生提問之相關單位回應處理情形課指組(學生活動中心)97/3/2696/9/10學生代表與校長座談列管表，尚待完成事項之辦理進展：1.選課常有選不到之狀況，請電算中心增加選課系統中進入選課之人次案，該中心開會後討論後，經費評估減為85萬，由目前可動支之卓越計畫案經費支應，目前正簽陳辦理後端伺服器平台資料庫及相關效能管理工具採購案。2.經於96/12/25進行開標，業已決標，並97/3/26前完成。辦理學期末座談會課指組(學生活動中心)96/12/31輔導新任的學生活動中心總幹事林擎天學習策劃該學生自治事務的座談。安排座談時間課指組(學生活動中心)96/10/30業與校長室及學生活動中心訂於96/12/10上午10時30分至12時假校長室辦理「學期末座談會」。座談會決議辦理情形處理課指組(學生活動中心)97/6/3096/12/10會議紀錄及處理結果追蹤表已陳核，並業影印會議紀錄及追蹤表送總務處、電算中心、博館所、劇設系及本處生輔組續辦，另已完成或有結論部分業向學生妥作說明及宣導。業於96/12/28公告該會議紀錄及追蹤表於學務處網頁之最新消息，供學生上網瀏覽。追蹤學生提問之相關單位回應處理情形課指組/生輔組/總務處97/121.音二館側方對面增設道路反射鏡案：總務處事務組業已提案至校園規劃小組決議，同意增設，先由事務組裝設，再由張子隆教授進行美化的裝置作業，事務組現已裝設完畢。2.宿舍冷氣已過使用年限案：已於新年度設備費預算分配會議決議，宿舍收入得支配於設備費之額度為100萬元，故採逐年汰換方式辦理，本年度先辦理更換宿舍4樓(女舍14台、男舍15台、備品)34台，數位攝影機1台、生活導師電視2台共需986,763元，餘款俟冷氣不堪使用時即時汰換。新購置分離式冷氣34台，業已安裝並驗收完竣；目前尚有老舊冷氣81台（男舍18、女舍63），俟經費獲核撥後，再依經費狀況做第二次汰裝。3.劇設系學生製圖室之門鎖案：總務處營繕組業於97/1/23會請劇設系確實提出門鎖需求及管理的具體構想後完成更換，保全門禁部分，併同全校監視系統汰換或增設案由總務處進行評估。嗣於10/15第一次評審會議審定陳核，於10/23上網公告，11/7企畫評選最優勝廠商，11/24決標，11/25開始施作，並於12/30完成驗收。確認往後學年座談會之舉行方式課指組(學生活動中心)97/09/251.研議每學期期初(開學第2週)「校長與系所代表座談」外，每學期期末則規劃教務長、總務長、研發長及學務長等四長與系所代表座談，讓學生有更多元的溝通管道，更讓學生事務能被充分的瞭解並妥適的處理。2.四長與系所代表座談會已研議納入97/5/13學生事務會議辦理。3.971校長與學生座談會之追蹤案件--宿舍酌増夜卡案，已於9/30總務處召開之「總務處與學生有約」會議中與學生討論，並已針對門禁夜卡數量等幾項問題做成問卷，目前已發予學生實施前測，俟問卷調整妥適後，發給全校學生填答。業於10/29發予全校學生塡答，以提12/2學務會議討論。宿舍門禁問題之問卷調查結果為：贊成取消門禁者佔14.32%、維持原門禁者佔23.94%、希望增加為60張者佔11.86%、希望夜卡增加為145張者佔25.56%。97年12月2日學務會議決議：增加夜卡100張。學務會議之決議業已公告，並一倂製作夜卡。安排四長與系所代表座談之時間課指組(學生活動中心)98/2/23於98/3/9上午10時30分假行政大樓3樓會議室舉辦。追蹤學生提問之相關單位回應處理情形課指組(相關單位)98/6/201.藝文生態館開放供申請使用案：業交請總務處建立相關配套機制。2.家長遇到關於子女安危的詐騙案：現由校安中心蒐集相關資料編製反詐騙叮嚀卡，將於最短時間發予本校教職員生及家長參考運用。該叮嚀卡校安中心業於4/9印製完畢，於4/10起發予本校教職員生及家長參考。3.本校與關渡醫院是否有合作機制之優惠案：經洽關渡醫院尚難提供優惠(因北台灣科學技術學院有學生在關渡醫院當志工，故有優惠)。A7學務處97/11/1497/12/8協商各系所畢業典禮日期及典禮方案課指組11/30訂於11/28召開畢聯會，會中針對畢業典禮舉行日期及地點進行說明及討論，聽取畢業生代表之意見。另將與5院6系所商討畢業典禮日期是否依照學校行事曆或另擇日辦理之可行性。95學年度畢業典禮6.76.66.56.5.16.5.26.4.26.5.37.16.7.1畢業典禮舉行地點評估課指組11/301.音樂廳--觀眾席512席，但連續舉行3屆後，除發現有空調溫度會因人數增多而增高外，廳內及舞台上不可懸掛布條，進行裝置有較多的困難；舞台的地板及空間亦不足，無法進行較多樣的表演。2.舞蹈廳--觀眾席343席，但後台有向後延伸空間，可讓畢業生坐在舞台上；其舞台之塑性亦較高，亦適合各類的表演。若家長人數過多時，可考慮於戲劇廳進行典禮直播。3.人文廣場－活動花費高，但沒有人數限制，惟人員之秩序較難掌控，另需有雨天備案及預先搭畢業典禮可行方案彙整課指組12/20經會議討論認為舞蹈廳之方案較為可行，日期擬與各系所協商後再送主管會報裁示。召開畢聯會課指組11/28業於11/28召開95年度畢聯會成立會議，會中討論畢業典禮日期、畢業照拍攝及畢業典禮相關事項，訂於6/24（日）舉辦。提報主管會報確認課指組12/20業於12/20主管會報中確認畢業典禮舉辦日期，訂於6/24（日）假舞蹈廳舉行，後續將據此進行籌辦作業。A8學務處97/11/2097/11/29召開專案小組會議11/2411/24於學務長辦公室邀集學生代表、研發長、總教官、事務組長等相關人員共商，並決議加裝車阻、反光紙、警示標語、左轉車道、左轉燈等方式以減少車禍發生，並評估於學生宿舍後門另設機車便道，方便學生進出，同時達到增進安全之目的。加強宣導11/24發函各一、二級單位進行宣導，並請電算中心發送電子郵件致全校師生同仁。與交通管制工程處及交通警察大隊共同會勘11/291.交通管制工程處於95/11/29函覆本校【設置機車兩段轉之問題】，因查本校問題路段為雙向二車道之混合車道，且該岔口為T型路口，惟考量路型限制無適當空間可規劃機車兩段左轉待轉區，且欲左轉機車可逕予左轉，經檢討該路口維持現況。2.台北市政府警察區交通警察大隊95/11/29函覆本校【設置測速照相機】問題，因目前並無庫存之固定式測速照相設備，故無法於旨揭地點設置，惟業已協請轄區北投分局交通分隊派員加強巡邏、取締交通違規，以維護行車安全。3.本校已另於95/12/04函文交通管制工程處於學園路段下坡國家庭園前重新劃減速標線，期能達到下坡路段汽機車減速效果。A9學務處95/11/2096/0696/06起改列於每週三召開之校慶會議中針對25週年校慶工作進行列管。召開校慶工作小組會議課指組95/11/24業於11/24/假課指組召開，張學務長正仁主持。會議中建議：(一)工作小組係課指組(負責典禮及活動)、諮商中心(負責校友會)、美術學院(負責校慶識別系統設計)、電影所(負責活動前中後影像紀錄)，以及電算中心(負責網頁)等。(二)爾後籌備大會，則將由校長主持，4長、5院長、1主委、3室主任、6系主任、各中心主任、各館館長、事務組組長、營繕組組長、軍訓室總教官及課指組組長召開第一次籌備會議課指組96/1/8業於1/8下午15:40召開全校第一次籌備會議，確認活動日期、委員會籌組名單、活動幕僚單位等。並由各與會代表初步提出相關構想與意見，交由學務處會商相關單位於工作小組會議中進一步研各工作小組研擬活動可行方案計畫構想課指組96/4/30於1/31上午召開各工作小組會議研擬可行的校慶活動方案計畫構想，並於3月15日前提出，彙整至課指組續辦。校慶期間全校性橫向整合活動籌劃協調課指組(展演中心)96/03於96/2/7陳報25週年校慶活動計畫草案，並於96/2/14主管會報及96/3/13行政會議中進行討論；另安排於2/13與展演中心洽商校慶與關渡藝術節等活動整合事宜