高效会议与沟通(参考资料)[兼容模式]

1如何开好会议21.不遵守议事规则2.议事沉疴3.会议目的不明确4.会前无任何准备5.会议主持人即为会议召集人,立场不客观6.会议时间安排不恰当7.参与会议者不适当8.与会者心不在焉9.开会不准时10.拖延会议结束时间311.一言堂12.与会者发言时间未被约束与控制13.低效率的会议主持人14.与会者发言内容离题,闲聊15.内,外部干扰16.意见相左者发生口语冲突17.会议记录不确实18.会议无结果19.后期会议推翻前期会议的决议,一再重议20.会后无人追踪进度会议管理十要401凡是会议，必有准备02凡是会议，必有主题03凡是会议，必有纪律04凡是会议，会前必有议程05凡是会议，必有结果06凡是开会，必有训练07凡是开会，必须守时08凡是开会，必有记录09凡是散会，必有事后追踪10三则意义公式须知会议管理十要01凡是会议，必有准备永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，重大的会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。会议管理十要502凡是会议，必有主题开会必须要有明确的会议目的，为会议准备的PPT前3页PPT，必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。会议管理十要03凡是会议，必有纪律开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议不按流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。会议管理十要604凡是会议，会前必有议程在会议之前要有明确清楚的会议议程，会议發起人要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。要安排好会议议程会议管理十要05凡是会议，必有结果开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间昀好控制在1.5-2小时以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议管理十要706凡是开会，必有训练培训是节约时间成本的投资，可使员工快速成长。培养员工，让员工减少犯错，提升技能，本质是提高了时间价值。“会议训练”：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报。让公司的会议变得高效。会议管理十要07凡是开会，必须守时设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。会议管理十要808凡是开会，必有记录一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要。企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。会议管理十要09凡是散会，必有事后追踪“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。会议管理十要910三则意义公式须知LOGO布置工作+不检查=零123开会+不落实=零布置工作+不检查=零会议管理十要会议中的沟通问题101112131415会议控制的技巧1.如何处理与会人员不发言2.如何处理人身攻击3.如何处理离题的状况4.如何处理争议的议题5.如何处理部门的本位主义6.如何处理争功诿过的情况7.如何处理抱怨的情况8.如何处理少数人垄断会议9.如何处理主席离题161.如何处理与会人员不发言step1.说出对方不发言的现象step2.说出自己的感受与建议step3.要求对方给予看法或承诺2.如何处理人身攻击step1.说出对方的问题点step2.说出自己的感受与建议step3.要求对方停止step4.要求对方针对议题给意见3.如何处理离题的状况4.如何处理争议的议题step1.直接说出对方的目前离题状况step2.说出自己的感受与建议step3.要求对方针对议题给意见step1.说出双方的问题点与立场step2.说出自己的感受与建议step3.要求双方立刻停止step4.要求双方针对议题给具体可行办法176.如何处理争功诿过的情况step1.说出与会者的立场与任务step2.说出自己的感受与建议step3.同意与会者功过的情况step4.要求与会者制要针对议题给具体可行办法5.如何处理部门的本位主义step1.说出各部门的立场与任务step2.说出自己的感受与建议step3.要求与会者立刻停止step4.要求与会者制要针对议题给具体可行办法7.如何处理抱怨的情况step1.说出对方的抱怨的情况step2.同意对方的感受step3.要求对方停止step4.要求对方只要针对议题给意见8.如何处理少数人垄断会议step1.说出目前会议发言的状况step2.同意少数的热心的见解step3.谢谢他们的参予并于停止step4.要求其他与会人员针对议题给意见189.如何处理主席离题step1.立即谢谢主席讨论的话题step2.谢谢主席的关心step3.提醒主席会议时间要求主席可否另辟时间再行研议19要使冲突成立，每场争执中一定有未被知晓的第三者存在。争执之所以会发生，是因为一个未被知晓的第三者在可能发生争执的两方之间积极挑拨离间。一般人相信争执需要两个人才可能造成，但让冲突真正爆发的却是那存在的第三者。第三者常藉由传递错误的报告带来伤害，并破坏个人和团体之间的和谐关系。如何处理冲突会议中應注意的沟通技巧•冲突是有潜在建设性的•冲突必须是被讨论的•冲突反映了相互依赖关系•找出冲突中的第三者並解決如何处理冲突会议中應注意的沟通技巧20过度理性，对于负向情绪视而不见认为处理冲突是对人不对事。认为处理冲突是自己一人或对方的责任认为只有对方需要改变认为对方不愿意面对冲突等对方先行动以表示自己的善意衝突管理-過程中應避免:会议中應注意的沟通技巧衝突管理的行動原則1.避免将对方归类为自大的或是封闭的。2.检视自己认为对方不愿意处理冲突的前提是否正确。3.面对自己的负面态度。4.尽量保持开放及公正的心态。5.与对方共同管理冲突。6.认识破坏性冲突的代价以及建设性冲突的优点。7.避免怪罪对方，给对方面子。8.展现出试图了解对方的诚意。9.针对对方对你的负面印象，刻意表现与之不一致的行为。10.提供替代方案以利双方获致协议。会议中應注意的沟通技巧21冲突的两种类型表面是冲突,但是对组织有正向积极性的作用.任务性冲突容易损害合作关系与人际关系,昀终易形成小团体,窝里斗,进而造成破坏性.关系性冲突如何处理冲突会议中應注意的沟通技巧冲突的前身与破坏性前身：误解；冷漠；经验；态度；用语破坏性1，双方对赢得自己观点胜利十分关心,以致坚持己见,不退让2，不愿听对方的观点与意见,失去学习与寻找更佳解3，由问题的争论转为人身攻击,进而失去人际关系4，互相交换情报不断减少,使工作效率变低会议中應注意的沟通技巧22处理冲突的技巧1沉默沉默能让你自省反思,慎选措辞,让你说出你希望能传达创造性能量的言论,而不是任由不安驱使你发出又臭又长的牢骚会议中應注意的沟通技巧处理冲突的技巧2目标•我需要的是什么？•他需要的是什么？•我们共同的目标是什么?双赢策略会议中應注意的沟通技巧233坦白不激动，不防卫→请对方具体说明→表达情绪例：「我并不太了解你的意思，可不可举例说明﹖」例：「我不太了解你说我擅作主张指的是什么，可不可以举例说明﹖」例:「因为你个人的看法，对我贴了”自以为是”的标签，让我很沮丧，也很气愤。」处理冲突的技巧会议中應注意的沟通技巧4调解11【双方共同认识的人】22【保持中立，重于问题解决】33【分析事理同时避免批评人】处理冲突的技巧会议中應注意的沟通技巧24管理大師彼得.杜拉克博士1.用足够多的时间检视困难所在,并形成共识2.列举各提案并开始讨论3.客观比较各提案的优劣,避免意气之争4.评估各提案的获益率5.评估有无搜集其他数据的需要6.征求反对意见7.以中立角度检视正反意见8.寻求与会者对各提案的认同9.确认议事结果10.组成与指定议案执行与督导单位2526272829305345234314452542233541322191519181031第一項:第二項:第三項:第一項:第二項:第三項:開始:階段:完成:開始:階段:完成:XXX:YYY:ZZZ:XXX:YYY:ZZZ:AAA:BBB:CCC:AAA:BBB:CCC:32会议中應注意的沟通技巧威尔·鲍温我們不只通過思想和語言創造了自己的現實世界,同時也在影響著周遭的人。——《不抱怨的世界》语言是思想的工具会议中應注意的沟通技巧33建立信任可能要花一辈子的时间,但是只要五分钟便足以摧毁它会议中應注意的沟通技巧企业管理过去是沟通，现在是沟通，将来还是沟通。——松下幸之助会议中應注意的沟通技巧34没有一种人类活动像说话一样需要如此谨慎小心因为没有一种活动比说话更频繁、更普遍，甚至我们的成败输赢都取决于此。——巴尔塔沙·葛拉西安会议中應注意的沟通技巧一个人若是脾气不好，说话不好听,就算是心地善良,也不能称为好人会议中應注意的沟通技巧35会议中應注意的沟通技巧十二项管理能力重要性排序管理能力善用時間排定優先順序找出真正的問題所在接受解決份內問題的責任給予清楚有效的指令积极听取意见讓員工知道決策內容有效做到口頭溝通必要時調整工作順序詳細解說工作內容進行雙向溝通(回饋)有效運用文字表揚部屬的卓越表現会议中應注意的沟通技巧36会议中應注意的沟通技巧会议中應注意的沟通技巧37不予回应以偏概全人身攻击用词不当拒绝反对动作无礼妄下断语任意打断熟而随便违反承诺推卸责任欺瞒隐骗抱怨批评讥讽嘲笑谈人八卦专讲废话会议中應注意的沟通技巧2013/12/20内部专用，请勿外传74COMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNI