高效会议的管理

07:05:241高效会议Jeff2019/9/1422019/9/143学习目标您是否因为效率低下而错失良机？您是否每天应酬于无数的会议之中，常常分身乏数？本课将使各级管理人员迅速提升会议效率，进而将高效会议转化为生产力提供极大的帮助。2019/9/144主要内容会议的概述高效会议成功法则高效会议技巧会议记录与会后跟进2019/9/145会议的意义关键词：我存在，故我开会2019/9/146会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议宣布人事安排、讲解政策的会议当众表扬和批评的会议临时处理突发事件的会议固定的会议集思广益的会议关键词：万会朝宗—解决问题2019/9/147会议的成本计算时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费不定损失成本会议必须成功以回收成本2019/9/148高效会议成功法则（1）必要时才开会2019/9/149无需开会的五个如果高效会议在开始之前就开始了如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的办法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄乱）2019/9/1410必需开会的五个如果高效会议在开始之前就开始了如果必须把信息同时传递给很多人要别人参与决策以集思广益给小组委派任务听取部门汇报工作有些事情需要当众表扬或批评2019/9/1411高效会议成功法则（2）会前做好准备，否则你将为会议失败做准备2019/9/1412会议准备工作核对清单高效会议在开始之前就开始了1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知2019/9/1413高效会议成功法则（3）选择合适的时间、地点、人物能够保证会议高效率运转2019/9/1414高效会议成功法则（4）会后跟进，将使会议事半功倍，转化为现实生产力2019/9/1415高效会议技巧（一）－主持会议技巧如何做开场白主持人守则如何处理会议中的意外和冲突2019/9/1416开场语练习：原则：明确会议议题限定会议时间会议内容会议方式2019/9/1417主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度2019/9/1418意外和冲突的处理蝉的症状：讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言2019/9/1419意外和冲突的处理鲨鱼的症状：有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见主持人对策：理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断2019/9/1420意外和冲突的处理驴的症状：过于敏感防卫性很强，心中有面“墙”不能站在别人的立场看问题主持人对策：突出他的贡献重复问题短暂沉默2019/9/1421意外和冲突的处理兔子的症状：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议主持人对策：突出他的贡献重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方法实施2019/9/1422意外和冲突的处理螃蟹的症状：开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡，走神主持人对策：对开小会者，主持人停止说话或者示意发言者暂停，使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论对打瞌睡者，可中间休息5分钟，并加快会议议程2019/9/1423高效会议技巧（二）－参与会议技巧与会者守则如何进行信息沟通与反馈2019/9/1424与会者的守则与责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结2019/9/1425会议中的信息沟通与反馈沟通漏斗沟通金三角反馈时的汉堡原理良好反馈的特征2019/9/1426沟通漏斗别人行动20％别人听懂40％别人听到60％你嘴上说80％你心里想100％2019/9/1427沟通金三角自己对方设身处地2019/9/1428良好反馈特征要描述行为，不要判断侧重表现而非性格要征求意见，着眼未来不能伤害别人的自尊实际可行2019/9/1429高效会议技巧（三）－如何达成决议彼得•德鲁克决议方法决策类型及应用2019/9/1430达成决议－彼得德鲁克决议法用足够多的时间检视困难所在，并使与会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益率评估有无采集更多资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同单位对提案做适当的修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督2019/9/1431决策类型及应用无异议决策权威决策少数服从多数共识决策确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和及冲突的发生率最低保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员均有机会发表意见；复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量的决议允许多数人对问题发表自己的意见；保证大多数人获胜；决议可以通过简单唱票，相对迅速和高效地做出决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权利界限明显的地方最有效2019/9/1432会议记录与会后跟进技巧会议记录者应具有的技能与会者会后跟进主持人的会后跟进跟跟跟2019/9/1433会议记录的技巧重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间主持人，不要兼任会议记录者工作。会议记录尽可能维持在一页纸内会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；列出会议重点；工作分派情况及完成日期尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者2019/9/1434与会者会后跟进拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关的信息做标记分析一下会议的过程，不同与会者对同一问题的不同态度和表现分析一下人际关系的状态考虑会议上所分派给自己的任务完成方案将会议精神贯穿到下一步的工作中跟跟跟2019/9/1435主持人会后跟进请大家填写会议评估表针对评估意见采取改进措施联络缺席的同事，询问缺席的原因跟进计划，如有需要立刻召集另一次会议会议后检讨得失，如有需要找高层协助跟跟跟2019/9/1436任何技能只有不断实践反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。