高效会议管理(XXXX-05)

讲师：向广镞请您将手机调成静音或者振动状态.谢谢!•欠缺目标•目标不清晰•欠缺议题•与会人选不当（与会者太多或与会人太少）•会议时间不当（周一早上或者周六下午）•会会通知时间不当（太早通知开会或者太晚•开会通知内容欠周详。想一想讨论三分钟会议为什么没有实效?•会议地点不当•会议场地设备欠佳。•与会者无准备而来。•未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。•会议不能准时开始。•会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。•向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。•从事交谊活动；•外界干扰；•与会者发言离题；•主席出难题；•让没有必要留在会场的人员留在会场；•犹豫不决；•资料不充足，却贸然决策；•少数人垄断会议；•与会者与主持人发生冲突；•与会者之间争论；•视听器材发生故障；•与会者欠缺热心；•会议超出预定的时间；•主持人未能总结会议成果；•与会者之间交头接耳；•与会者不表明真正感受或意见；•欠缺会议记录；•不能对决议事项进行追踪。•不能对会议成败得失进行检讨。•不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。•与会者对会议感到不满。练习题：5月5日,客户将50个样品速递到道丰公司后,要求道丰公司尽快按照样品的形状生产50万双鞋底,并于5月20日交货.公司接到如此大的订单有喜有忧,喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润.忧的是:在短短的15天内做不出50万双产品,总经理召集各部门主管开会,要求业务,计划,生产,质量,研发,采购等部门全力配合,完成生产任务和准时交货。请问:假如你是总经理,你打算如何召开这次会议?课程纲要会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结会议的类型和目的制定决策解决问题交流汇报会议是有必要的吗？会议成本•时间成本•会议直接成本•机会成本会议的十大致命伤没有议程跑题，偏离讨论主题主持人不能拍板决定少数人垄断发言，意见无法流畅地沟通一言堂，与者迎合附会领导的想法会议的十大致命伤6.打断别人，争辩7.议而不决，没有行动计划8.与会人不对，与会议主题相关性不大；9.会议场所不佳，与会议人频繁进出，办理与会议无关的事情，；10.与会者没有充分准备“必要”的会议•会议目的单纯化•会议资料有准备•会前先行沟通•书面解决无法当场决定的事项•报告内容有纪要•有负责会后考核工作的部门前轮后轮会前准备一个中心会议议程会后跟踪一个中心两个基本点准备会议相关问题的主要决策人能够提供相关意见的人员为完成工作需要了解相关信息的人员将要负责执行会议做出的决定的人员对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员什么人参加？会议规范流程开始•欢迎•会议目的•议程•时间安排•规章制度议程一：•分享话题和目标•交换信息•产生主意/做决定/确认行动•小结议程二议程三结束会议•总结•安排下次会议跟进•会议纪要•跟进计划准备会议议程的要求会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。由重要到不重要由不尖锐到尖锐由容易到困难练习：会议议程内容和格式会议准备工具：思维导图会议准备工作核对清单高效会议在开始之前就开始了1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知筹备工作的方方面面会议主题时间地点负责人预算邀请通知嘉宾参会者报到接送筹备工作的方方面面会场会议资料用餐宴会住宿演出展台参观旅游会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结如何开场会议期待议程会议目的介绍背景主持人的守则与责任•营造和谐气氛•按照议程进行•正确总结讨论的内容•引导发言者解释令人困惑的发言•帮助与会者理清不假思索的想法•尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况•减少与议题无关的争辩和讨论•保持中立态度与会者的守则与责任•会前充分准备•会中全情投入，贡献自己的创意与意见•以解决问题为己任•保持开放的心态，摒除部门之见•尽可能多地获取信息•耐心聆听，尊重他人的意见•勇于发言，言之有物•不进行人身攻击•避免出现不当的肢体语言•会后总结会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结换位思考职场沟通3Ａ模型AskingQuestions问问题Activelistening积极倾听Advocacy陈述意见积极倾听的技巧•什么是倾听？–倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。–倾听就是接收到其他人所讲的一切。–倾听就是理解其他人的想法。–理解并不意味着接受。•倾听中的障碍听的速度说的速度听力测试1：商店打烊时学会听•要学会听，首先要学会沉默–把所有个人见解放在一边–聚精会神，不要走神–注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势或动作。)–不加筛选地收集所有的观点。采用合适的反馈方式•倾听能力测试2你是哪种反馈方式？倾听了解演绎支持决定判断复述积极倾听•复述是用另一种表达方式重复对方刚说的话–或者直接引用他的话–或者用自己的语言重组对方的话积极倾听就是告诉对方你对他的信息的理解！复述在这两种情况下尤其有用•当你不确定对方的意思时•当对方给予的是重要的•感情上的信息时积极倾听的八个方面赞赏性的点头和恰当的表情复述避免分心的手势共情不要多说提问避免中途打断目光接触问题类型封闭式问题•你是哪里人？•你多大啦？•结婚了吗？•……开放式问题•这种问题需要解释和说明，同时向对方表示你对他们说的话很感兴趣，还想了解更多的内容引发讨论的三种提问36以事实为中心的问题以团队为中心的问题以个人为中心的问题•关键词•关键词•关键词诱导性问题Leadingquestions多个问题Multiplequestions批评性问题CriticizingQuestions妨碍讨论的提问“您难道不认为我们应该参与该业务吗？”•问题的定义是什么？•最可能的原因有哪些？•应该采取什么措施?“为什么我们需要这么长时间才能完成这个项目？”“小张，保证进度真的这么困难吗？妨碍讨论的三种提问提问题时常见的问题问题过于宽泛开始的问题太难问引导性问——是最封闭的问题提批判型问题找不到提问的内容通过问问题进行深入探讨Probe提出概括性的开放式问题使被提问者能够用不同方式回答。示例:“我们现在这个项目进展怎样？”提出具体的开放式的问题集中在关键点以获得具体信息。示例:“这个新设计有哪些优点？”提出封闭式问题确认您的理解的准确性。示例:”八层板是否能使横梁的支撑力提高一倍？”（如果不能，重新开始该流程。）深入探讨问题举例问：会议进行得怎么样？(概括性和开放式问题)答：会议时间太长！问：今后我们可能采取什么措施改进会议？(具体和开放式的问题)答：我们可以使用会议议程。问：哪种议程最有用？您有什么看法？(具体和开放式的问题)答：我认为应当一起讨论会议议程并制定合理时间限制。问：您是否认为下次会议开始时用10分钟来制订一个合理议程会有帮助？(封闭式问题)答：是的。但您必须确保大家能够在时间限制内发言完。41清晰，完整表达自己的感受：___________________5个口信___________________看见/听见(seeing/hearing)当我看/听的时候感受(feeling)我感觉因为我(becauseI)因为我想要/需要,我认为现在我希望(nowIwant)现在/然后,我要/希望以便(sothat)以便练习：你已发现小张提交的数据分析报告有多处错误，而且这已经是第三次出现类似的错误，你准备和他聊一下如何提供反馈——反馈步骤1.以具体语言描述行为2.说明此行为的后果3.征求对方或团队的确认4.帮助制定计划以继续或停止该行为5.使用正面反馈表扬有效行为43有效反馈技巧Descriptive描述Well-Timed及时Solution建议Verifiable证实Owned-I-Message“我给出反馈Specific具体“赏不逾时，欲民速得为善之利也．罚不迁列，欲民速睹为不善之害也干预的方法M.E.T.H.O.D.M—Mirror说明E—Evaluate评价T—Transfer转移H—Help帮助O—Outline总结D—Decide决策会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结理性决策模型识别决策问题确认决策标准开发备选方案选择备选方案实施备选方案评估决策结果决策方式•一致通过法•多数票通过法•领导决定法阿罗悖论影响群体决策的因素1.心理定势2.自尊、自信3.从众行为4.合理化动机5.权威效应6.责任扩散、风险转移会议成功的小窍门采用头脑风暴法（Brainstorming）窍门一视频案例：头脑风暴学员演练决策制定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开窍门二奥美广告─大人闭嘴请吃棒棒糖让每个人都有发言的机会窍门三会议室放置一个活页板/白报纸架/白板窍门四郭三条麦肯锡思维导图制造幽默的会议氛围窍门五奥美广告的文字接龙游戏适时应用切腊肠策略：对取得的成果进行归纳总结窍门六假想对方的反对意见克服脾气鼓励积极的发言提出并强调问题注意人际关系选择最佳时机正面发言七大技巧会议达成目的的七大技巧会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结会议结束总结会议讨论结果落实行动责任人感谢与会者会议评估会议评估这次会议对你有用吗？是或否你畅所欲言了吗？是或否你对会议的主持方式满意吗？是或否作为这次会议的结果，你知道自己将做什么吗？是或否你有何其他意见吗？是或否会议记录与会后跟进技巧•会议记录者应具有的技能•与会者会后跟进•主持人的会后跟进跟跟跟会议管理小结会前必要的会议，资料准备，议程会中开场幽默，背景争论倾听、提问、反馈、头脑风暴，METHOD达成决策，头脑风暴，德尔菲法，行动计划总结责任人，鸣谢，会议评估会后会议纪要，行动计划责任人追踪祝愿您同道丰未来都有相同的辉煌!感谢您加入道丰！！谢谢