高效会议管理技巧1217（PPT52页)

高效会议管理技巧MeetingContents目录会议概述会议的效率开会前的准备工作主持人的会议管理技巧会议记录会后跟进会议概述1、会议的意义2、会议的目的3、会议的种类4、会议的频率5、会议成本的计算1、会议的意义会议是一种群体沟通的方式会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在2、会议的目的1.收集意见2.传达资讯3.监督员工、协调矛盾4.达成协议与消除分歧5.资源共享6.开发创意7.激励士气8.巩固主管地位3、会议的种类一、按人数分类•团体会议•一对一会议二、按开会方式分类•面对面会议•视频会议•电话会议三、按开会目的分类•宣布人事安排、讲解政策的会议•临时处理突发事件的会议•当众表扬或批评的会议4、会议的频率固定的部门会议全体会议处理突发事件的会议一对一会议随时按需要至少每月一次最多一月一次5、会议成本的计算1、会议的时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议筹备者的工作时间+会议服务人员工作时间）2、直接的会议成本=会议设施租用费+会议场地费+与会者的旅费食宿费+文件准备费3、效益损失成本：⑴因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意⑵不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户⑶不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产Contents目录会议概述会议的效率开会前的准备工作主持人的会议管理技巧会议记录会后跟进会议的通病会议效率不高高效会议的8大特征只在必要时才召集好好筹划过拟定和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和最应该出席的人出席作出了评论和归纳会议流程议程：1、会议的开始2、进行会议讨论3、结束会议会议准备会后跟踪一个中心，两个基本点Contents目录会议概述会议的效率开会前的准备工作主持人的会议管理技巧会议记录会后跟进开会前的准备工作高效的会议，在你宣布开会前就已经开始了是否要开会准备工作的作用5W1H准备工作核对单主持人的准备工作无需开会的“五个如果”如果已经按惯例每周聚会还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人会议成本太大必须开会的“五个如果”如果听取部门汇报工作给小组委派任务必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益案例练习一家工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。如果你是这家工厂的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事：1.一对一批评2.开会当众批评3.写检查处罚为什么？准备工作的作用•选择最恰当的讨论方式•使参会者能对讨论有清楚的方向可循•清楚地告知参会者应有何种行为表现•节省时间与减少冲突5W1H5W•Why：会议的目的•What：讨论的话题•Who：参会者•When：日期及时间•Where：地点1H•How：怎么样（会议形式等）会议准备工作核对单1、了解会议的目的11、是否准备会议名签2、是否一定要开会12、是否安排交通工具3、确定会议的形式13、是否安排与会者住宿4、安排会议的议程14、是否发出了会议通知5、决定会议的时间15、确定视听教材6、确定会议的主持人16、确定辅助教材7、决定会议的地点17、准备会场周边位置图8、研究会议如何布置18、是否要求与会者准备资料9、确定出席人数19、确定自己人的相关资料10、安排出席者座位20、是否安排会后活动并事先通知会议准备工作核对单会议记录的要素5W1H（What、Where、When、Who、Why\How）区分必要参会者和关联参会者明确对参会人员的要求必要的资料一起提前发送会议通知模板会议通知一、会议背景：二、会议目的：□达成决策□沟通商讨□分配任务□制定计划□分享信息□其他三、会议议题：_________________________________________四、参会人员：部门必要参会者关联参会者五、时间&地点：六、议程：序号时间内容担当者翻译七、拜托或注意事项八、组织方：·组织部门：·主持人：·记录人：主持人的准备工作设定沟通目标制定行动计划预备可能的争执Contents目录会议概述会议的效率开会前的准备工作主持人的会议管理技巧会议记录会后跟进※如何做开场白※如何分配发言时间※如何掌握议事进度※如何达成决议※如何圆满结束会议※如何倾听和说话※沟通技巧回顾主持人的会议管理技巧在会议上，会议主持人要做些什么呢？如何做开场白1.定义：3~5分钟的谈话，系统、简介及有明确宗旨。2.内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。3.程序：–概观会议进行程序；–提供与讨论有关的资讯–规范议程；–指定会议记录者；–征求对议程设计的意见如何分配发言时间一次会议真正用于开会的时间只有80%尽量保证每个人发言机会均等尽量开成一种互动的会议氛围如何掌握议事进度语言方式•主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度非语言方式•通过眼神、手势等告诉发言人说多了或者别说了，或者是说得不够接着说等如何达成决议——决策方式4种群体决议权威决议少数服从多数决议共识决议无异议决议如何圆满结束会议预留5~7分钟做总结确定工作分配妥当准时结束会议如何倾听和说话倾听的礼节：1.听听别人的故事2.听听别人完整的故事3.先听听别人完整的故事倾听是什么?暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解谈话者的内容，与他一起去体验、感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。倾听的技巧倾听的具体方法：1Nod&smile（点头且微笑）2Eyecontact（眼神接触）3Listeningvoice（倾听的“声音”）4Leanforward（身体前倾）5Repeat/summarize（重复/总结）6Makenotes（作记录）倾听的误区：1.别人说话时，你在想自己的事。2.边听边与自己的不同观点对照。3.经常打断别人的谈话。4.为演讲者结束他的演讲。5.忽略过程只要结果。6.仅听自己想听或愿听得东西。7.精力不集中，易被其他东西干扰。会议中的说话技巧展示探询评论建立测试理解情况总结排除引进就程序提出建议沟通技巧回顾沟通的定义：沟通是指为了制定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程发送者编码传讯解码接收者回馈沟通的模型：沟通的效果取决于接收者接收到的！而非表达者表述的！沟通的漏斗理论你心里想的你嘴上说的别人听到的别人听懂的别人行动的100%80%60%40%20%有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标职场沟通技巧建立信任不受偏见影响放弃对等原则不受“派别”和“盟友”的影响一、营造良好工作关系职场沟通技巧二、同理心（换位思考）交流双方都站在对方的角度上，设身处地为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通。职场沟通技巧三、面对面沟通语言（词语/内容）声音（语音/语调）视觉&非语言（肢体等）7%38%55%不佳的肢体语言：抱胸、插腰、靠在桌子或椅背上、没有眼神交流、托腮、手背后、拨弄头发、打哈欠、捂住嘴、咬手指、做小动作、东张西望、无故离席、看表……职场沟通技巧四、合理使用非语言沟通方式公文备忘录邮件计划书报告提案…统一性系统性可视化存档职场沟通技巧五、事关紧要的措辞·对事不对人你没有填对这张表格中还有一些东西需要我们填一下·用“我”来代替“你”你弄错了/你误会了对不起，我没有讲清楚……职场沟通技巧五、事关紧要的措辞·避免下命令你应该/你必须……我们才能……请你……/您看是不是可以这样……·负起责任我不知道/这不是我的事/我不能……我不太清楚，但小张应该能帮助你，我们去找他吧·避免引起对抗你们总是在这样/绝对不可能请在以下描述话语中选出正确的反馈:1.你出生前我们就是这么做的！2.这就是最佳解决方法。3.这是目前为止我所知道的最好解决方法，你还有什么更好的建议？4.为了按时完成任务，我要你这样做。练习××√×Contents目录会议概述会议的效率开会前的准备工作主持人的会议管理技巧会议记录会后跟进会议记录的要素4W1H（What、Where、When、Who\How）会议结论、决议会议内容（过程记录）会后2个工作日内周知所有与会人员会议纪要模板会议名称会议议题组织部门部课系会议地点/%部长级人课长级人系长级人人部长级人课长级人系长级人人一、结论/决议：二、主要内容：□延迟*注：会前请假者不计入应出席人数。确认人：_________记录人：_________迟到者：一般事技员会议内容□提前计划时间：月日：至：。。——实际时间：月日：至：。。准时率□准时一般事技员应出席人数*/实际出席人数：会议纪要出席率出席率：制表日期：年月日缺席者：Contents目录会议概述会议的效率开会前的准备工作主持人的会议管理技巧会议记录会后跟进会后跟进一、参会者的会后跟进拿到会议记录后仔细阅读、尤其是对与自己工作相关的信息作出标记。考虑与自己相关任务的完成方案会议可能是新任务的开始，考虑是否召开自己的部门会议，进行动员和安排。二、主持人的会后跟进跟进计划执行情况，如有需要立刻召集另一个会议如计划进行顺利，取消下次会议，而用公文报告进度、让相关人员知道。情景练习会议中意外情况的对应谢谢！