925书面沟通

学习要点：•了解书面沟通的类型、特点；•理解书面沟通的障碍；•掌握与运用商务文本写作过程中的语言组织和逻辑结构；☆写作是一种重要的沟通方式☆写作是一种特殊的沟通方式☆写作是一个不断发展的概念1、书面沟通的含义•所谓书面沟通，指利用书面文字作为主要的表达方式，在人们之间进行信息传递与思想交流。•例：丰田的跨部门沟通•大多数公司决定新车型的变动方案都是通过开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并提出解决办法。收到报告的部门阅读后用另一个报告回复。•几个报告的回合，大部分问题已解决。•3.书面沟通的优点：•容易记录，并可长期保留；•可避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突；•易于大规模传播，且不易“污染”；•讲究逻辑性和严密性；•可以反复推敲、修改，直到满意为止；书面沟通缺点•耗费时间长；•信息反馈速度慢；•无法运用情景和非语言要素；•有时人们不愿意阅读书面的东西；•你无法了解你所写的内容是否被人阅读4.受众导向的文字组织原则•受众对信息的第一反应•受众到底需要多少信息•以何种方式编辑信息以激发受众兴趣5.书面写作要则4C：正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise)5.写作过程5.1Gatherinformation收集资料files,articles,books,financialstatements,interviewingbytelephone,worldwideweb,CD-ROMs,intranetdatabases,brainstorming,freewriting,etc.•5.2Organizeyourthoughts组织观点(1)Batching分组•(2)Concluding筛选(3)Headlining归纳标题•(4)Strategicordering有策略地编排•5.3Focusthemessage提炼材料·Imaginethereaderskimming设想读者只是浏览·“Nutshell”yourideas概括你的观点·“Teach”yourideas灌输你的观点·Usethe“elevator”technique使用“电梯间谈话”技巧·Usethe“priceperword”technique使用“惜字如金”技巧5.4Draftthedocument起草文章·Composeinanyorder不要在乎写作顺序·Avoidediting不要边写边改·Gettypedcopy使用打印件·Scheduleatimegap安排时间间隔•5.5Editthedocument修改文稿·Editforstrategy从策略上进行修改·Editformacroissues从宏观上进行修改·Editformicroissues从微观上进行修改·Editforcorrectness就正确性进行修改6..6.1商务信函1．信函是商务文书的最主要形式2．商务信函关系到形象问题3．信函是商务沟通的重要工具商业信件1．书信的风格2．信件的布局3．写信的一些技巧：(1)写信当如面读(2)开头的技巧(3)如何结尾(4)书写字体(5)信函礼貌(6)信封书写商业函件××公司××部经理先生：这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持！特此书面表达感谢之意！此致致礼×××敬上××年×月×日图9.1致谢函实例×××公司××经理先生：敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。××公司经理×××年×月×日图9.2查询函实例××公司：经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。×××公司(盖单)×年×月×日图9.3结帐清单实例×××总公司：敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新价目表为准。因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。×××公司×年×月×日图9.4通知提价函实例××先生：您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。××公司经理×年×月×日图9.5求职答复函实例表书信撰写者清单A．写信前1．信的主题是什么?2．你为什么写这封信?3．信的读者是谁?·主要读者·其他读者4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?·现有知识·需要知道的知识•B．信写完后你撰写的信（回答“是”“否”）•清楚·按逻辑顺序编排•语法正确·没有行话和俚语•语言简洁明了、惹人喜爱有礼貌有益·准确完整、迅捷•••