沟通之8-写作

Part8WRITING内容结构：◆写作要则◆写作过程◆商务信函◆其它文稿的写作☆写作是一种重要的沟通方式☆写作是一种特殊的沟通方式☆写作是一个不断发展的概念一、写作要则4C：正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise)二、写作过程1．Gatherinformation收集资料files,articles,books,financialstatements,interviewingbytelephone,worldwideweb,CD-ROMs,intranetdatabases,brainstorming,freewriting,etc.2．Organizeyourthoughts组织观点(1)Batching分组(2)Concluding筛选(3)Headlining归纳标题(4)Strategicordering有策略地编排3．Focusthemessage提炼材料·Imaginethereaderskimming设想读者只是浏览·“Nutshell”yourideas概括你的观点·“Teach”yourideas灌输你的观点·Usethe“elevator”technique使用“电梯间谈话”技巧·Usethe“priceperword”technique使用“惜字如金”技巧4．Draftthedocument起草文章·Composeinanyorder不要在乎写作顺序·Avoidediting不要边写边改·Gettypedcopy使用打印件·Scheduleatimegap安排时间间隔5．Editthedocument修改文稿·Editforstrategy从策略上进行修改·Editformacroissues从宏观上进行修改·Editformicroissues从微观上进行修改·Editforcorrectness就正确性进行修改三、商务信函（一）商务文书（二）信函是商务沟通的重要工具1．信函是商务文书的最主要形式2．商务信函关系到形象问题3．信函是商务沟通的重要工具（三）商业信件1．书信的风格2．信件的布局3．写信的一些技巧：(1)写信当如面读(2)开头的技巧(3)如何结尾(4)书写字体(5)信函礼貌(6)信封书写（四）商业函件××公司××部经理先生：这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持！特此书面表达感谢之意！此致致礼×××敬上××年×月×日图8.1致谢函实例×××公司××经理先生：敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。××公司经理×××年×月×日图8.2查询函实例××公司：经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。×××公司(盖单)×年×月×日图8.3结帐清单实例×××总公司：敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新价目表为准。因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。×××公司×年×月×日图8.4通知提价函实例××先生：您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。××公司经理×年×月×日图8.5求职答复函实例表8.1书信撰写者清单A．写信前1．信的主题是什么?2．你为什么写这封信?3．信的读者是谁?·主要读者·其他读者4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?·现有知识·需要知道的知识B．信写完后你撰写的信（回答“是”“否”）·清楚·按逻辑顺序编排·语法正确·没有行话和俚语·语言简洁明了·惹入喜爱、有礼貌、有益·准确·完整·迅捷四、其他文稿的写作（一）报告表8.2报告的部分类型特别报告初始报告例行报告调研报告中期报告操作报告计划报告评估报告设计报告可行性报告检验报告审查报告建设报告工作报告进展报告正式报告目击报告非正式报告报告的基本结构：▲标题▲概要▲目录▲主体部分(正文)▲结论和建议如何起草公司年度工作报告常见年度报告的一般性框架：•第一部分：过去一年的工作回顾。•第二部分：提出下年度工作总体思路。•第三部分：确定本年度的工作目标和工作任务。•第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。•第五部分：简要总结，发出号召。表8．3报告撰写者清单1．报告的主题、标题是什么?2．看报告的读者是什么人?·主要读者·其他读者3．撰写这份报告的原因是什么?（回答“是”“否”）·获取读者的支持·报告调查的结果·影响或说服读者·对读者提出的问题进行答复·对读者以外的人提出的问题进行答复·解释说明问题·报告进展情况·记录事实、信息或观点·在某一点上树立权威或声望·推销·宣传公司组织内外的努力和结果·通知一大群体·为正在进行的工作提供证据·引入或推动关于主题的讨论·指示命令（二）营销决策方案的写作结构格式：1.标题2.正文：①引言②主体文③结尾注意：1．在调查研究的基础上，把握全面、准确的信息，充分占有资料；2．目标要明确、具体、可行；3．占有大量资料；4．论证分析，得出利弊得失，避免急功近利的短期行为；5．充分发挥集体的智慧，发扬民主，鼓励发表不同意见，提倡大胆的探索精神。（三）企业管理制度的写作结构：1.标题2.正文·宗旨·主体范围·管理机构·主体的权利和义务·主体行为后果·制度实施时间3.时间例一份公务便函便函。致：人力资源部自：总裁主题：饮水机时间：25／5／××现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝水困难。我不希望员工认为公司不关心他们的生活，实际上公司一直在致力于员工福利的提高，应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何，有些其他什么不同意见，请向我呈交一份报告。人力资源部给总裁的一份报告：12／6／××关于饮水机的报告十分有意思，办公室内的饮水问题引起了这么大的关注。给大家配备饮水机，似乎是一个很好的方案，既能节省员工时间，又能提供清洁卫生的饮用水。但实际上配备饮水机的效果却是很不清楚的。在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题，但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很容易造成矛盾。因此，我们认为应该加强原有开水供应，个别办公室如有此要求，可让它们自行解决。