沟通技巧--如何有效地开会

沟通技巧——如何有效地开会对会议的认识●许多人对那些冗长、沉闷、与自己无关、毫无结果的会议感到厌烦十分，想方设法“逃会”●许多组织认为，只要对会议进行有效的控制，会议可以产生其他沟通方式无法达到的效果●其实，会议是一种无法取代的沟通方式，你不能完全放弃它，你只有学习如何使会议更有效。事实证明，有效地开会是可以学会的！GE的研讨会《令人讨厌的会议》与《令人深恶痛绝的会议》沟通技巧——如何有效地开会会议的种类及其性质（1）●谈判会议——用于解决争端和冲突，目的在于经过讨论达成一致或谅解。●报告会议——信息往往是单向流动，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。●解决问题会议——要求充分发挥参会人员的主观能动性，使问题得以有效的解决。沟通技巧——如何有效地开会会议的种类及其性质（2）●制定决策会议——只限于特殊人员参与，组织严密。参与者必须深刻理解决策并对决策承担责任。●收集、发布、交流信息会议——发布消息，发表意见，了解对消息、意见的反应。此类会议鼓励讨论与提问。其实，企业的会议经常是几种会议的整合。沟通技巧——如何有效地开会导致会议失败的因素分析●目的不明确●时间控制不好（包括会议的开始与结束时间，以及会中参会人员的发言时间）●准备不充分或者根本就没准备●参会人员选择不当（包括该退席的时候没有退席）●信息传递不明确●会场的气氛不好●备忘录记录不准确●议程安排不当●议而不决，决而不行，行而不果。沟通技巧——如何有效地开会有效开会的5W1P：●WHY●WHAT●WHO●WHEN●WHERE●PREPARING沟通技巧——如何有效地开会●Purpose目的；●Participants与会者；●Planning计划；●Process流程。有效会议的4P沟通技巧——如何有效地开会●Purpose目的——信息共享；——增强承诺；——信息传播；——解决问题和做决策。沟通技巧——如何有效地开会●Participants与会者（3M的例子）——解决问题和做决策：5人——问题识别或鼓励创意：10人——相互研讨和培训会：15人——信息发布会：30人——正式的发表或汇报会：不限沟通技巧——如何有效地开会●Planning计划（1）——半期准则；——3/4准则；——议程表准则；——1/6准则；——1/3准则；Tropman1985沟通技巧——如何有效地开会●Planning计划（2）——报告的准则；——议程一致性准则；——时间上一致性准则；——记录的准则。沟通技巧——如何有效地开会●Process流程——回顾；——介绍；——基础准则；——报告；——演示；——参与；——总结。Huber1980沟通技巧——如何有效地开会参会人员的责任与义务●主持人——会前：确定目的、议程、参会人员、时间、地点、会议种类、资料、用品、器材等。——会中：创造和谐的气氛、宣布开会、控制议程、鼓励发言、控制发言、总结发言、做出决议、确认行动与责任、安排下次会议、宣布闭会。——会后：对本次会议进行回顾与总结、汇报会议的决议、督导会议决议的执行。沟通技巧——如何有效地开会参会人员的责任与义务●会议秘书——会前：检查会场情况、确认会议时间、通知参会人员、准备必要的文件、资料、茶点、座位和视听设备。——会中：记录会议备忘录、与会人数和名单、应采取的行动、具体实施人员和实施的时间与期限。——会后：把备忘录整理成文、核对必要的事实与数据、向主持人提交备忘录并与其达成一致意见、散发备忘录。沟通技巧——如何有效地开会参会人员的责任与义务●参会人员——会前：明确会议目的、议程及自己在本次会议上要担当的角色、研究问题准备自己要在会议上的要表明的观点与论证材料。——会中：聆听他人的观点、积极发表自己的见解、关注正在讨论的事项、与主持人默契配合，避免不良冲突、严格按议程开会、使会议充满生气，从而达致会议目标。——会后：努力完成会上所分派的任务。