某房地产企业常用公文概念、格式及要求

常用公文知识及流转形式****·客户服务部二00九年六月培训的目的和意义•规范行文•提高文件质量•纠正目前文件流转中存在的问题•规范文件流转流程•加快文件流转速度•提升客户服务部形象公文在日常工作中的作用•颁布公司制度、传达指示（发文）•反映情况、请示工作（报告、请示）•联系工作、商洽事务（工作函）•催办工作•宣传教育作用•交流信息（通告、决定）•依据凭证作用（会议纪要）常用公文概念、格式及相关要求公文是公务活动中最主要的工具，目前公司常用的公文包括：请示、报告、通知、函（工作函）、会议纪要、决定、通告。组织架构****工程技术部营销管理部企业发展部客户服务部造价合同部建筑设计部综合信息员工服务物业管理中心**社区营销服务中心售后维修中心客户信息中心各管理处后勤服务部综合财务部员工服务部质量管理部请示的概念、特点、写作请示的概念适用于向上级机关请求批准、指示用，不能多头主送，只能一文一事。是请求上级批准某一意见或建议，或指示某事应如何处理。请示的特点请求性：请示的事项大多是比较重要而自己又无权解决或自己要解决但没有把握的事项时间性：请示必须事前行文，不能事中或事后行文内容单一性：请示的内容必须是“一文一事”或“一事一请”请示的写作标题：一般写成“关于×××的请示”主送机关（只写一个）请示的原因：开头写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，表述充分、恰当、具体。请示的事项：请求指示：写明需要指示的问题和方面请求批准：要求批准的事项分条列款写明，如涉及人、财、物方面的支持需写明编制、数量、途径等结语：在请求事项后另起一段示例关于×××的请示****：因×××需要（请示的原因）……购置……数量xx件，通过……购置（请示的事项）……。妥否，请批示。****.客户服务部×年×月×日报告的概念、特点、写作报告的概念是上级机关制订方针政策的重要依据，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问的公文。报告的写作•标题：一般写成“关于×××的报告”•原由：说明根据而报告•报告事项：包括主要情况、存在的问题等，语言简明，突出重点，篇幅短小•结语：“特此报告”、“以上报告当否，请指示”示例关于xxx的报告****：为体现一站式服务……新设产权待办业务，以方便客户……。特此报告。****.客户服务部x年x月x日请示、报告的流转形式如请示、报告需上报地区公司，经客户服务部经理签字后由综合内务统一编号、登记后交地区公司综合信息部流转。如请示、报告为管理处（**社区职能部门）上报**社区领导批复的，由**社区综合内务填写“来文处理单”流转至相关领导签署意见。领导批复后的请示、报告由综合内务将最终结果反馈请示上报人，流转结束后资料存档。通知的概念和写作通知的概念是上级对下级、组织、成员告知有关事项的公文。通知的写作•标题：写在第一行正中，写上通知的主要内容•称呼：写被通知者姓名或单位名称，在第二行顶格写•正文：另起一行，空两格，内容有通知的缘由、通知事项、执行要求三部分组成•落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期示例关于xxx的会议通知会议名称：会议时间：会议地点：会议主持人：会议记录人：参加人员：主要议题、议程：参会准备要求：签发人：x年x月x日注：其他通知参照上述会议通知格式。流转形式通知签发人一般情况为：谁主持谁签发。通知由各组织部门内务负责通知到参加人员，如通知参加人员涉及范围较大，可要求在OA新视窗软件上公布。通知完毕后存档。会议纪要的概念和写作会议纪要的概念是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要具有纪要性、约束性、纪实性的特点。会议纪要是从会议中综合概括出与会者的意见，反映出会议的主要精神。会议纪要的写作•标题：由“会议名称＋会议纪要”构成•会议主要内容：开头：简要介绍会议基本情况正文：条款式（工作会议纪要）、综合式（工作经验交流、学术问题研讨）、摘录式结尾：一般提出希望、号召，要求贯彻会议精神，完成会议提出的工作任务•送达人员或部门•会议记录、核稿人会议纪要写作的要领及注意问题要领：•巧设布局•明确宗旨，突出中心•讲究用语，注意条理•忠实会议，做好记录注意问题：•突出会议主题，善于整理、归纳出会议的中心内容•要有条理、观点鲜明、简练、用词精当示例**建设集团有限公司（**）（1号仿宋加黑）****．客服（内）[2009]第号（纪要）（4号仿宋）（标题）（3号宋体加黑）会议主要内容：（小4宋体）（行距1.5倍）签发：（小4宋体）日期：（小4宋体）送：（小4仿宋）记录整理：核稿：打字：（小4号仿宋）流转形式会议以客服部名义召开，纪要编号由客户服部综合内务统一编号；会议以各中心/管理处名义召开，纪要编号由各中心/管理处综合内务统一编号；原则上纪要由主持人签发（如纪要涉及决策、决定等重要内容，由部门负责人签发），签发后由综合内务按送达人员及部门流转后存档。函的概念和写作函的概念适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的写作标题：公司固化格式主送机关、抄送机关函告事项注：目前公司常用函为部门之间工作函示例****·客户服务部工作函编号：[2009]号主送部门抄送部门工作事项及要求：要求办结时限经办人：联系电话：签发：签收备注流转形式如工作函报地区公司相关部门，需客户服务部经理在“签发”处签字，由综合内务统一编号登记后交地区公司相关部门流转。如工作函为客户服务部各中心之间联系事务，由各中心负责人在“签发”处签字，部门综合内务统一编号后流转。待函告部门签收、反馈后由综合内务将最终结果反馈拟函部门相应联系人，流转结束后资料存档。决定的概念和写作决定的概念适用于对于重大事项或重大行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定的写作标题决定的原因和目的决定的内容，对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤希望于要求通告的概念和写作通告的概念使用于公布有关方案应当遵守或者周知的事项，主要用于开展业务工作需要。通告的写作•标题：“通告”、“关于xxx的通告”、“xxx关于xxx的通告”•原由•通告事项•结语：“特此通告”参考格式**建设有限公司文件（1号仿宋家黑）****．客服[2009]号（文件性质）（4号仿宋）（空1行）标题（3号宋体加黑）（空1行）主送单位：（小4号宋体）正文（小4号宋体）（行距1.5倍）（空1行）附件：（小4号宋体）（空2行）发文单位（小4号宋体）签发人（小4号）：（小4号楷体）发文日期：年月日（小4号宋体）主题词（黑小4号）：（小4号宋体）抄送：(小4号仿宋)打印：核对：年月日（小4号仿宋）流转形式以客户服务部名义发文，由客户服务部经理在“签发”处签字，综合内务按发文要求告知相关部门或人员后存档。公文写作中常见错误标题拟制错误•标题过简：没有将请示、报告、会议纪要、通知、通告、决定中的主要内容概括在内•标题不清：标题虽然有主要内容，但归纳不全，引起歧义、误解，如《关于xxx保安用品的请示》成文日期错误•文件落款中用数字标注日期，如：09.6.8，09-6-8等都为不规范，正确写法：二00九年六月八日文种使用错误•该用“请示”的用了“报告”，如《关于xxx的请示报告》，实际是请示，而在标题后加了“报告”二字就将一个独立请示的文种变为了报告的从属日常文件流转中注意事项•所有来文附件（特别是与外协单位相关的原件）均以复印件形式上报；•合同、协议的报审必须填写“合同签约申报表”后交相关综合内务流转，合同审核完毕双方盖章后统一在档案管理员处存档原件（至少一份），各中心、管理处留存复印件，原则不留原件；•各中心、管理处综合内务必须做好文件流转登记工作，包括收文时间、文件名称、经办人、需流转部门、反馈时间、重要的反馈意见等；•如相关文件需在OA新视窗软件上公布，电子文档中“签发”处必须将签发人的姓名填上。以上内容均为目前操作流程，如有变动另行通知！谢谢！二00九年六月