HJ 9-2022 生态环境档案著录细则

中华人民共和国国家生态环境标准HJ9—2022代替HJ/T9—95生态环境档案著录细则Descriptiondetailedregulationsforecologicalandenvironmentalarchives本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。2022-03-09发布2022-03-15实施生态环境部发布HJ9—2022i目次前言.................................................................................................................................................................ii1适用范围........................................................................................................................................................12规范性引用文件.............................................................................................................................................13术语和定义....................................................................................................................................................14著录标识符号.................................................................................................................................................25著录用文字....................................................................................................................................................26著录项目与著录格式.....................................................................................................................................27目录数据库....................................................................................................................................................38著录信息源....................................................................................................................................................59著录项目细则.................................................................................................................................................6HJ9—2022ii前言为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》《环境保护档案管理办法》，规范生态环境档案著录工作，制定本标准。本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源以及著录项目细则。本标准是对《环境保护档案著录细则》（HJ/T9—95）的修订。本标准首次发布于1995年，本次为第一次修订。本次修订的主要内容有：——标准名称调整为《生态环境档案著录细则》；——调整了规范性引用文件、术语和定义；——修改调整了著录标识符号、著录项目与格式等；——增加了目录数据库相关内容。自本标准实施之日起，《环境保护档案著录细则》（HJ/T9—95）废止。本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。本标准主要起草单位：苏州大学。本标准生态环境部2022年3月9日批准。本标准自2022年3月15日起实施。本标准由生态环境部解释。HJ9—20221生态环境档案著录细则1适用范围本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源以及著录项目细则。本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位的档案著录，可用于建立生态环境档案的检索系统。2规范性引用文件本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T3860文献主题标引规则GB/T7408数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法HJ/T7中国档案分类法环境保护档案分类表3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1生态环境档案ecologicalandenvironmentalarchives在生态环境保护各项工作和活动中直接形成的，对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录。3.2著录description在编制档案检索工具时，按一定的规则对生态环境档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。3.3著录项目descriptionitem揭示档案内容和形式特征的记录事项。3.4条目entry组成档案目录的单元，是对档案的内容和形式特征所作的一条记录，它由著录项目组成，是著录的结果。3.5著录格式descriptionformat著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。HJ9—202223.6档案目录archivescatalog按照一定的次序编排而成的条目的汇集，是档案管理、检索和报道的工具。4著录标识符号著录标识符号规定如下：a）=并列题名；b）：置于说明题名文字之前；c）；用于分隔两个（含）以上责任者项、文件编号、主题词（关键词）项等，也用于题名项、内容提要等项中呈平行关系的词语之间；d）+用于正本与附件、附件与附件、多种稿本之间的连接；e）[]置于自拟著录内容两端；f）()置于解释或补充说明内容的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文等；g）？用于不能确定的著录内容；h）–用于承接上下文、起始与终止时间，以及档号构成要素、电子文档号、缩微号各层次之间的连接；i）□表示一个残缺的、无法辨识的文字，超过三个文字的用三个“□”表示。5著录用文字5.1著录用汉字应当使用规范化的简化汉字，外文与少数民族文字应当依照其文字规则书写。5.2人名、地名、图形、符号应当按原文照实著录，无法照实著录的可改为其他形式的相应内容，并加“[]”标识符号。5.3著录项目中各种编号、代号、时间、数量中的数字应当采用阿拉伯数字。6著录项目与著录格式6.1著录项目6.1.1题名与责任者项a）案卷题名；b）文件题名；c）责任者；d）机构名称；e）文件编号。6.1.2稿本与文种项a）稿本；b）文种。6.1.3利用控制与保管期限项a）密级；b）保密期限；HJ9—20223c）公开属性；d）控制标识；e）保管期限。6.1.4时间项a）日期；b）起止日期。6.1.5载体类型及形态项a）载体类型；b）总页数（页数）；c）件数；d）载体数量；e）载体单位；f）载体规格。6.1.6备注项6.1.7标准编号及有关记载项6.1.8提要项6.1.9排检与编号项a）分类号；b）档案馆（室）代号；c）档号；d）电子文档号；e）缩微号；f）主题词或关键词。6.2著录格式生态环境档案的著录格式，以“卷”为单位整理的，分为案卷级目录著录格式与卷内文件级目录著录格式；以“件”为单位整理的，为归档文件目录著录格式。7目录数据库7.1一般要求7.1.1以“卷”为单位整理的档案，应当建立案卷级目录数据库、卷内文件级目录数据库；以“件”为单位整理的档案，应当建立归档文件目录数据库；7.1.2为满足生态环境档案管理需要，应当建立符合实际需求的结构化关系型机读目录数据库，且目录数据库应当具有可扩展性。7.2数据库结构7.2.1案卷级目录数据库结构案卷级目录数据库结构见表1。HJ9—20224表1案卷级目录数据库结构序号著录项目字段名字段类型字段长度约束性1档号DH字符型40必选2案卷题名AJTM字符型200必选3总页数YS数值型/必选4保管期限BGQX字符型4必选5备注BZ字符型80可选6起止日期QZRQ日期型20必选7载体类型ZTLX字符型20可选8件数JS数值型/必选9载体单位ZTDW字符型4可选10密级MJ字符型20可选11主题词或关键词ZTCHGJC字符型40可选12档案馆（室）代号DAGSDH字符型10可选7.2.2卷内文件级目录数据库结构卷内文件级目录数据库结构见表2。表2卷内文件级目录数据库结构序号著录项目字段名字段类型字段长度约束性1档号DH字符型40必选2文件编号WJBH字符型40必选3责任者ZRZ字符型50必选4文件题名TM字符型200必选5日期RQ日期型8必选6页数YS数值型/必选7备注BZ字符型80可选8密级MJ字符型20可选9保密期限BMQX字符型20可选10公开属性GKSX字符型20可选11控制标识KZBS字符型20可选12保管期限BGQX字符型4必选13稿本GB字符型20必选14文种WZ字符型10可选15载体类型ZTLX字符型20可选16载体数量ZTSL数值型/可选17载体单位ZTDW字符型4可选18载体规格ZTGG字符型20可选19标准编号及有关记载项BZBH字符型60可选20电子文档号DZWDH字符型40可选21分类号FLH字符型20可选22缩微号SWH字符型20可选23主题词或关键词ZTCHGJC字符型30可选24提要TY字符型400可选HJ9—202257.2.3归档文件目录数据库结构归档文件目录数据库结构见表3。表3归档文件目录数据库结构序号著录项目字段名字段类型字段长度约束性1档号DH字符型40必选2文件编号WJBH字符型40必选3责任者ZRZ字符型50必选4文件题名TM字符型200必选5日期RQ日期型8必选6密级MJ字符型20可选7页数YS数值型/必选8备注BZ字符型80可选9机构名称JGMC字符型20必选10保密期限BMQX字符型20可选11公开属性GKSX字符型20可选12控制标识KZBS字符型20可选13保管期限BGQX字符型4必选14稿本GB字符型20必选15文种WZ字符型10可选16载体类型ZTLX字符型20可选17载体数量ZTSL数值型/可选18载体单位ZTDW字符型4可选19载体规格ZTGG字符型20可选20标准编号及有关记载BZBH字符型60可选21电子文档号DZWDH字符型40可选22分类号FLH字符型20可选23缩微号SWH字符型20可选24主题词或关键词ZTCHGJC字符型30可选25提要TY字符型400可选26档案馆（室）代号DAGSDH字符型10可选8著录信息源8.1生态环境档案的著录信息源是被著录的生态环境档案本身。著录信息源的确定依据如下：a）案卷级著录信息源主要依据案卷封面、卷内文件目录