DAT 58-2014 电子档案管理基本术语

ICS01.140.20A14备案号：48938-2015中华人民共和国档案行业标准DADA/T58—2014电子档案管理基本术语Generalterminologyforelectronicrecordsmanagement2014-12-31发布2015-08-01实施国家档案局发布DA/T58—2014I目次前言.................................................................................II引言..................................................................................III1范围................................................................................12一般概念............................................................................13电子档案的收集与整理................................................................44电子档案的鉴定与处置................................................................55电子档案的保存与利用................................................................76电子档案的安全......................................................................8参考文献.............................................................................11汉语拼音索引.........................................................................12英文对应词索引.......................................................................15II前言本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、中国人民解放军档案馆本标准主要起草人：马淑桂、聂曼影、杜梅、魏伶俐、张淑霞、孙瑾、冯文杰、晏杰、刘艳莉、王熹DA/T58—2014III引言随着信息技术的迅猛发展，电子文件大量产生，电子档案管理实践不断推进，与之相关的新概念大量涌现并广泛使用。规范称谓，准确定义，统一表达这些新概念，维护电子档案管理领域术语的一致性和逻辑上的完整性，有助于厘清档案学科框架，促进电子档案管理领域学术的正常交流，规范电子档案的科学管理，推动档案事业的长远发展。本标准的条目按电子档案的管理流程编排。每个条目均由条目编号、汉语术语、英语对应词和定义等部分组成。优先术语采用黑体，定义或注释内出现的在标准其他处定义过的优先术语也采用黑体，且其后跟随相应的条目编号（加圆括号），定义中的注释或补充说明亦加圆括号“（）”。DA/T58—20141电子档案管理基本术语1范围本标准规定了电子档案管理的基本术语及其定义。本标准适用于档案工作及相关领域。2一般概念2.1电子文件electronicdocument；electronicrecord国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输（3.14）和存储（5.3）的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容（2.13）、结构（2.14）和背景（2.15）组成。2.2电子档案electronicrecord；archivalelectronicrecord具有凭证、查考和保存（5.1）价值并归档（3.5）保存（5.1）的电子文件（2.1）。2.3业务系统businesssystem形成或管理机构活动数据的计算机系统。示例：电子商务系统、财务系统、人力资源系统等促进机构事务处理的应用系统。2.4电子文件管理系统electronicdocumentmanagementsystem用于形成、处理和维护电子文件（2.1）的计算机信息系统。参见：电子档案管理系统（2.5）。注：电子文件管理系统是业务系统（2.3）的一个子系统。2.5电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem对电子文件（2.1）、电子档案（2.2）进行捕获（3.1）、维护、利用（5.13）和处置（4.9）的计算机信息系统。参见：电子文件管理系统（2.4）。注：电子档案管理系统通常用于电子档案（2.2）形成单位，更注重对电子档案（2.2）的管理。系统通过维护元数据（2.16）及电子档案（2.2）之间的联系，支持电子档案（2.2）作为证据的价值。2.6数字档案馆digitalarchives2运用现代信息技术对电子档案（2.2）及其他数字资源进行采集、存储（5.3）、管理，并通过各种网络平台提供利用（5.13）的档案信息集成管理体系。2.7开放档案信息系统openarchivalinformationsystem一个由人和计算机系统组成的有机体，承担保存（5.1）信息并将其提供给指定用户的责任。注：开放档案信息系统旨在为信息系统建立一个参考模型，以维护信息系统中数字信息的长期保存（5.1）和可存取。“开放”一词表明与其相关的建议和标准是以开放形式产生的，并不表示对开放档案信息系统的访问不受限制。2.8信息包informationpackage由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。注：保存描述信息有助于保存（5.1）和查找内容信息。2.9提交信息包submissioninformationpackage由信息生产者交给开放档案信息系统（2.7）的信息包（2.8），用于构建一个或多个存档信息包（2.10）。参见：发布信息包（2.11）。2.10存档信息包archivalinformationpackage保存在开放档案信息系统（2.7）中的包含内容信息和相关的保存描述信息的信息包（2.8）。参见：提交信息包（2.9），发布信息包（2.11）。2.11发布信息包disseminationinformationpackage开放档案信息系统（2.7）根据用户的需求完成数据的抽取、封装（3.12）并发送给用户的信息包（2.8），抽取的内容来自于一个或多个存档信息包（2.10）。参见：提交信息包（2.9）。2.12打包信息packaginginformation用于绑定和识别一个信息包（2.8）构成的信息。2.13内容content以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案（2.2）的主题信息。2.14结构structure电子档案（2.2）的内容（2.13）组织和存储（5.3）方式。包括逻辑结构（2.14.1）和物理结构（2.14.2）。2.14.1逻辑结构logicalstructureDA/T58—20143电子档案（2.2）内容（2.13）各信息单元之间关系的描述。示例：电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等。2.14.2物理结构physicalstructure电子档案（2.2）在存储（5.3）设备或载体中的存储（5.3）位置和文件格式（2.22）。2.15背景context电子档案（2.2）形成、传输（3.14）、使用和维护的框架。注：背景包括行政背景、来源背景、业务流程背景以及技术背景等。2.16元数据metadata描述电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）、背景（2.15）及其整个管理过程的数据。注：改写GB/T26162.1-2010，3.12。2.17真实性authenticity电子档案（2.2）的内容（2.13）、逻辑结构（2.14.1）和背景（2.15）与形成时的原始状况相一致的性质。注：具有真实性的电子档案（2.2）由特定机构使用安全可靠的系统软件形成，没有发生被非法篡改或者误用过的情况，能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。2.18可靠性reliability电子档案（2.2）的内容（2.13）完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。2.19完整性integrity电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）和背景（2.15）信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。2.20可用性usability电子档案（2.2）可以被检索（5.11）、呈现和理解的性质。2.21全程管理life-cyclemanagement对电子文件（2.1）形成、办理、归档（3.5）以及电子档案（2.2）维护、利用（5.13）和最终处置（4.9）（销毁（4.10）或永久保存（5.1））全过程进行的控制。42.22文件格式fileformat电子文件（2.1）在计算机等电子设备中组织和存储（5.3）的编码方式。示例：文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，图像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；图形格式DWG、DXF、IGS等；音频格式wav、mp3、mid等；视频格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。2.23电子签名electronicsignature电子文件（2.1）中以电子形式所含、所附用于识别责任人身份并表明责任人认可其中内容的数据。3电子档案的收集与整理3.1捕获capture适时获取电子文件（2.1）及其元数据（2.16）的方法与过程。注：改写DA/T46-2009，3.10。3.2登记registration在电子文件（2.1）、电子档案（2.2）进入电子档案管理系统（2.5）、数字档案馆（2.6）时，给其一个唯一标识符的行为。注：改写GB/T26162.1-2010，3.18。3.3分类classification依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对电子档案（2.2）进行的系统标识和整理。注：改写GB/T26162.1-2010，3.5。3.4著录description按标准形式对电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）、背景（2.15）及管理活动进行描述的过程。3.5归档≈archiving按照国家规定将具有保存(5.1)价值的电子文件(2.1)及其元数据(2.16)的保管权交给档案部门的过程。3.6网络文件存档webarchivingDA/T58—20145将组织机构在处理业务活动过程中，通过网络形成的、具有原始记录性的内容文件和管理文件转化为电子档案（2.2）的过程。示例：网络内容文件有网页、后台数据库文件等；管理文件有网站设计文件、程序文件、网站日志等。3.7移交transfer按照国家规定将电子档案（2.2）的保管权交给档案馆的过程。3.8接收accession档案馆、档案室按照国家规定收存电子档案（2.2）的过程。3.9关联association通过管理系统，将元数据（2.16）及其对应的管理对象建立稳定关系的过程。3.10挂接link用电子档案（2.2）在计算机中的名称作为指针在数据库中将电子档案（2.2）与其元数据（2.16）联系起来的过程。3.11嵌入embed将元数据（2.16）内嵌于电子档案（2.2）的过程。3.12封装encapsulation将电子档案（2.2）及其元数据（2.16）作为一个整体按指定结构打包的过程。3.13聚合aggregation按一定逻辑关系将若干电子档案（2.2）建立有机联系的过程。3.14传输transmission通过网络或可交换的计算机载体传递电子档案（2.2）的过程。