秘书与人力资源管理-人力资源规划

《秘书与人力资源管理》之一人力资源规划肖云林March12,2008工作项目：人力资源规划工作任务一制定HRP工作任务二调研组织信息工作任务三设计组织架构工作任务四平衡人员供需工作任务五设计基本制度工作任务六编制执行预算组织战略战略对组织的要求组织战略对员工数量的要求岗位设置与工作分析需求预测供给预测员工缺口分析人力资源对策规划工作任务一：制订HRP㈠秘书眼中的人力资源规划人力资源规划也叫人力资源计划，英文简写为HRP，含义是在实现组织有效地安排工作目标与满足个人目标之间保持平衡的条件下，使组织拥有足够数量与质量的人力，以完成组织工作任务。人力资源规划本质上就是要使组织稳定地拥有一定数量和质量的工作人员。㈡秘书该完成哪些企业人力资源规划战略发展规划组织人事规划（组织结构调整变革计划劳动组织调整发展计划劳动定员定额计划）制度建设规划员工开发规划㈢人力资源规划的类型长期：5年以上中期：1—5年短期：1年以内㈣秘书如何制定人力资源规划确立目标收集信息预测人力资源拥有量预测人力匹配制定人力评估实施资源需求资源计划规划反馈案例绿色化工公司李总要求人力资源部助理阿白10天内编制一个本公司人力资源5年计划。现状：行政与文秘143人、中管79人、技术人员38人、销售人员23人、生产与维修人员825人。近5年员工平均离职率4%，其中生产工人8%、技术与管理人员3%。按照扩产计划：文秘与销售员增加10%—15%、工程技术人员增加5%—6%、生产与维修人员增加5%、管理人员不增也不减。当地政府规定招录新员工要优先照顾妇女和下岗员工，公司不歧视但也没有优待这些人。此外，公司新开发一项新产品，预计产量5年内会翻一番。阿白的计划必须涵盖上述信息。工作任务二：调研组织信息㈠秘书应当收集哪些组织信息⒈决策机构的效率⒉决策效率和效果⒊执行效率⒋文件审批效率⒌文件传递效率⒍各横向机构之间的协调程度⒎各组织内部信息传递的畅通程度⒏传递速度与质量㈡秘书采集组织信息的方法1.询问法⑴当面调查询问法⑵电话调查法⑶会议调查询问法⑷邮寄调查询问法⑸问卷调查询问法2.观察法⑴直接观察法⑵行为记录法㈢组织信息的处理⒈基本要求及时、准确、适用、经济⒉程序与内容采集—加工—传输—存储—检索—输出㈣组织信息的分析SWOT分析法S：strength（优势）W：weakness（劣势）O：opportunity（机会）T：threats（威胁）工作任务三：设计组织架构㈠直线制组织结构经理部主任部主任部主任班组长班组长班组长㈡职能制组织结构经理职能机构职能机构职能机构班组长班组长班组长工人㈢直线职能制组织结构经理职能科室职能科室职能科室职能科室车间主任车间主任车间主任职能组职能组班组长班组长班组长㈣事业部制组织结构经理职能部门职能部门事业部A事业部B事业部C职能职能职能职能职能职能部门部门部门部门部门部门工厂工厂工厂㈤矩阵制组织结构总经理职能部门1职能部门2职能部门3A项目小组B项目小组C项目小组㈥委员会制组织结构学术委员会职称评定委员会专家咨询委员会董事会监事会职工委员会秘书在组织架构选择与调整中的职责⒈了解组织规模、业务活动复杂与稳定程度、市场差异程度等基本信息。⒉熟悉各种架构的基本特点及主要适应对象规模较小、业务简单、稳定的组织一般优先考虑直线制。规模适中、产品品种不太多、工艺稳定、市场信息易掌握的组织一般优先考虑直线职能制。规模大、业务多样化、市场环境差异大的组织一般优先考虑事业部制。创新任务较多，生产复杂多变、科研开发为主的组织一般优先考虑矩阵制。⒊各种架构本身无优劣之分，适应组织发展的架构就是最好的架构。⒋了解竞争对手的组织架构。⒌纯粹的某种架构很少，一般组织会综合多种架构，形成自己的架构。⒍组织架构设计后，试运行，如果不适应，重新进行调整。工作任务四：平衡人员供需㈠秘书如何预测人力资源需求⒈集体预测法（德尔菲法、专家意见法）广泛遴选专家——匿名填表⒉回归分析法（以时间为变量）⒊劳动定额法N=W/q（1+R）N(人力资源需求量)W(计划期任务总量)Q（劳动定额标准）R(计划期劳动生产率变动系数)⒋转换比率法计划期末需要的员工数量=（目前业务量+计划期业务的增长量）÷〔目前人均业务量（1+生产率的增长率）〕⒌计算机模拟法㈡人员供给分析组织人力资源供给内部晋升、调动+外部补充组织人力资源的满足应当优先考虑内部秘书应当建立技能清单和管理能力清单管理能力清单将提升到上一层外部招聘退休+辞职（提升受阻）将提升到本层次A:现有人员B:可提升人员AB组织外部人力资源的供给预测㈠影响因素1.人口政策和人口现状2.劳动力市场发育程度3.社会就业意识和择业心里偏好㈡供给渠道1.应往届毕业生2.复转军人3.失业人员4.其他组织在职人员5.流动人员人力缺乏调整方法☆外部招聘☆内部招聘☆内部晋升☆继任计划☆技能培训人力资源供需平衡办法人力过剩调整方法☆提前退休☆减少人员补充☆增加无薪假期☆裁员人力资源供需平衡办法工作任务五：设计基本制度㈠人力资源管理制度规范的类型1.企业基本制度⒉管理制度⒊技术规范⒋业务规范⒌个人行为规范㈡制定人力资源管理制度的基本要求⒈从实际出发⒉根据需要制定⒊建立在法律和社会道德基础上⒋系统和配套⒌合情合理⒍先进性工作任务六：编制执行预算㈠人力资源管理费用预算过程下年预算当年预算上年预算发生费用上年结算预测下年最低工资标准分析费用分析费用生产状况工资指导线使用趋势使用趋势物价指数生产经营状况㈡人力资源管理费用预算◆编制依据◇编制程序◆基本要求◇主要内容1.工资项目2.社会保险费3.其他项目编制人力资源管理部门的费用预算预算与执行的原则——分头预算——总体控制——个案执行某公司人力资源部管理费用项目统计表活动项目费用项目1.招聘广告费、招聘会经费、高校奖学金2.工资水平市场预测调研费3.人员测评测评费4.培训教材费、教员劳务费、培训费5.公务出国护照费、签证费6.调研专题研究会议费用、协会会员费7.劳动合同鉴证会8.辞退补偿费9.残疾人安置残疾人就业保障金10.劳动纠纷法律咨询费11.办公业务办公用品与设备投资THANKSALOT!