QR-237-PO培训文档

1采购管理系统广州赛意企业管理咨询有限公司广州赛意企业管理咨询有限公司2课程安排•Unit1.采购模块总体概览.•Unit2.供应商管理.•Unit3.请购，询价，报价的应用.•Unit4.采购订单的应用.•Unit5.文档的控制与审批.•Unit6.采购的接收.•Unit7.查询与报表•Unit8.Q&A3Unit1采购模块总体概览4采购模块与其他模块集成概览INVPOAPQAHRFAOEWIPMRPCSTGL5产品概述Oracle采购管理提供一个全面的采购业务解决方案：•帮助采购人员减低管理成本•快速有效的处理请购单、采购订单、报价单和采购接收•使您将精力能够集中在：–价值分析–与供应商发展战略伙伴关系–管理采购过程6与库存和分销模块的集成创建采购请购单运行请购单引入请购单开放接口最大－最小计划创建采购订单重定货点计划补充子库存创建内部请购单Oracle订单分录流程(创建内部订单)(运行订单引入)Oracle库存Oracle采购7与MRP模块的集成重新计划请购单创建内部请购单创建采购请购单运行请购单重计划运行请购单引入请购单开放接口MＲＰ计划创建采购订单创建采购订单订单分录流程(创建内部订单）(运行订单引入)Oracle采购8与WIP模块的集成工序1工序2车间处理流程自动产生请购单Supplier外协处理返回到车间9Unit2供应商管理10供应商信息的共享•Oracle应付款管理系统•Oracle采购管理系统•Oracle资产管理系统11输入，维护，查询供应商信息合并供应商和供应商分支供应商绩效评估建立已审核的供应商列表建立物品同供应商之间的来源规则供应商管理概览12供应商分支供应商供应商分支联络人供应商分支供应商分支联络人供应商供应商分支供应商分支母公司供应商信息等级13供应商信息会计分配集，负债帐户，预付款帐户银行帐户银行帐户，帐户名，分行，帐户类型控制保留，发票额限制总的母公司，客户编号发票税发票税名，抵扣税名，自动计算选项分类如：电信，石化，钢铁，机电……采购发货至，开票至，采购订单保留接收发票匹配，允差，天数支付条款，币种，支付方式分支支付点，RFQ分支，采购点，电话联系人姓名，电话，职务14供应商绩效评估概览ParisWashington,D.C.表现评价指标退货成本延期交货发票差异Chicago15绩效评估分析和汇总报表供应商质量分析报表供应商服务分析报表供应商价格分析报表供应商数量分析报表供应商采购统计报表暂挂供应商报表接收例外报表发票价差报表逾期供应商发运报表超额送货报表按采购员匹配挂起报表16已审核的供应商列表概览发运组织或全部组织日用品批准的供应商清单项目供应商地点17来源规则概览供应商B50%ofthetime等级1供应商A50%ofthetime等级2从何处购买从何处购买来源规则Effectivefrom1/1/9712/31/9918来源规则功能•根据事先定义的百分比把计划订单采购分到不同供应商.•定义全局或局部的来源规则为单个物品或某类物品.•定义来源规则对应到供应商或供应商分支.•对所定规则指定生效期和失效期.•使用分配集来根据不同的级别分配来源规则.•对不同的来源分等级.19Unit3请购，询价，报价20采购处理流程创建内部销售订单批准采购申请单RFQ批准报价批准的供应商采购单自动创建接收协议§计划订单检验批准打印/EDI交货接受21请购单的流程需求MRPWIP库存其他系统申请输入.重调整申请手工建立来源：供应商来源：内部销售订单订单输入打印分配控制22请购单内容头行帐户分布来源：供应商或仓库申请人交货至物品号/描述需要日期提议采购员供应商物品号币种价格数量帐户文档号准备人23请购单的功能•可选地设置缺省信息如：–货币，目的地，来源，申请人，帐户明细和产品信息•复查用户请购单的当前状态和活动历史•指定特别的注释给供应商和采购员•根据批准结构确定请购单路线及转交批准•对于经常性的采购项目迅速简单的创建请购单•提供附件，作为请购单标题与栏目的注释•进行联机资金检查24供应商产品目录CreaterequisitionsfromtheOrderPad使用供应商产品目录来:•快速建立请购单•查看采购和价格的历史信息你可以查看物品和它们的来源信息从:•采购中的协议•以前发生的采购•来源规则•请购单模板25使用请购单模板使用申请模板来简化经常采购物品的处理•设置申请模板•手工加行信息到申请模板•复制行信息到申请模板26请购单的查询•容易地确定你的申请在批准过程中的位置•很快地存取文档处理的历史和备注•容易地观察帐户分配信息•基于你给定的信息很快地查找申请•很快地观察，分配，再分配供应商来源申请给采购员通过请购单查询功能来：27根据联机请购自动建立RFQ确定RFQ中你要的物品确定RFQ中的多个价格段和折扣询价单(RFQ)概览28手工申请申请集自动建立建立采购订单建立供应商报价例表手工输入报价打印，发出RFQ建立RFQ自动建立手工自动建立Zoom输入申请手工请购单流程29输入灵活的搜寻条件来确定将哪些申请行放到RFQ在多个供应商之间容易地分开申请行对你采购的元器件每个物品分开一个申请复制特定的申请行到RFQ或忽略你不想复制的行自动建立RFQ30你可以定义不同类型的RFQ如投标询价单和目录册询价单确定哪些供应商将收到你的RFQ定义每个RFQ行的详细信息输入RFQ31RFQ的内容RFQ头信息•类型－标准RFQ–目录RFQ–投标RFQ•交货至，开票至•状态－Inprocess在处理建立的初始状态－Active活动－Print打印－Closed关闭•相应截止期•相应方式FAX，TEL•有效期32RFQ内容货币条款行信息－行类型－物品－服务－物品，采购分类，物品描述，金额，计量单位RFQ价格分段交货信息供应商33自动建立报价，跟踪供应商对RFQ的相应供应商目录册信息批准你想让申请人和采购员使用的报价联机查看供应商报价报价单概览34手工申请申请集自动建立建立采购订单建立供应商报价例表手工输入报价打印和发送RFQ建立RFQ自动建立手工自动建立Zoom输入申请手工自动来源物品库存，供应商文档控制分类批准供应商报价单的流程35报价头内容类型－投标－标准－目录册RFQ号（如果有相应的RFQ）供应商（最好是RFQ供应商之一）交货至，开票至状态－处理－活动－关闭批准标记－Yes36报价行内容行号行类型－物品，服务物品版本分类描述单价供应商物品号37自动建立一个报价在RFQ中寻找到需要的RFQ选择供应商使用拷贝功能自动建立报价单38批准报价寻找报价分析报价批准报价39Unit4采购订单40•通过自动创建功能，只需简单地输入供应人和项目明细即可创建采购订单•根据联机和书面请购单创建标准采购订单和一揽子发放•创建精确和详细的会计信息以使用户向适当的部门收取采购费用•创建采购订单时，检查用户的可用资金•随时复查所有采购订单的状态及历史，以获得用户所需要的全部信息•通过提供用户订购的项目数量和价格，创建用户的采购订单.同样，如果用户定购的是一项服务，不能分解数量和价格，用户可简单地提供数额创建采购订单采购订单概览41自动建立手工输入自动来源物品：仓库，供应商接收，检查发票匹配打印/EDI接受协议拒收再提交提交创建批准其他处理采购订单流程42订单头信息–采购订单号、类型、创建日期–供应商、地点、联系人–发货至、帐单至、货币–采购员、状态、总金额–采购订单描述43订单行信息物品行号，类型，物品，版本，分类，描述，UOM•数量，价格，承诺日期，需要日期，供应商物品•记费帐户，金额价格参考行号，价格，市场价格，价格类型，•价格限额，协商价格参考文挡行号，合同，报价，行报价类型，供应商报价其他行号，给供应商备注，UM号，冻结，......44交货行信息交货行号，交货至，数量，供应商承诺交货日期其他接收允差百分比关闭–发票允差百分比关闭–发票匹配–2-Way发票和订单数量紧额–3-Way+接收–4-Way+接受状态状态，订单数量，接受数量，取消数量，开票数量45四种采购订单类型标准订单计划订单合同协议一揽子协议计划订单下达一揽子协议下达46采购订单类型比较标准采购定单计划采购定单一揽子采购协议合同采购协议已知条款YYYY已知商品YYYN已知价格YY价格分段N已知数量YYNN已知帐户分布YYNN已知交货进度Y可能NN可预留YYNN可预留发放不适用YY不适用47采购订单类型、采购员、货币、供应商、地点及联系人、发货至、帐单至、付款期限、运费期限、离岸价分类、计量单位、单价、UN编号、危险级栏目、承偌日期、需要日期、接受关闭容限、发票关闭容限、发票匹配、接受控制.采购订单缺省值规则哪些内容可以被缺省：48采购订单缺省值规则缺省级别：FinanceOptionsPurchaseOptionsReceivingOptionsSupplierSupplierSiteItemPurchaseOrder49从任何有效的请购单行组成采购订单将请购单行放到标准采购订单，计划采购订单或预定的下达scheduledreleases填写一个申请行多个记帐科目自动建立采购订单50自动建立采购订单流程请购池查询已存在的栏目POPO从查询结果中选取栏目自动创建手工创建51合同采购订单不知道采购明细设置条款用合同作为参考，生成标准采购订单52输入一揽子采购协议长期（不知道交货日期）知道采购哪些商品和服务实际采购时再下达自动地对批准总额中下达金额的跟踪53输入计划采购订单•采购指定的商品•确定交货日期•实际采购时再下达54计划采购订单的流程计划订单行货币条款发运分布接收控制批准下达计划订单头55•计划采购订单、合同采购协议及一揽子采购协议.•用户可以建立到期及发放控制通知条件，并规定条件满足前希望被通知的天数.•采购系统将向用户发出警告.采购订单通知控制56回顾采购订单行和交货关系很快标识采购订单删除，冻结或关闭指定发票于你的采购订单的匹配容易地标识交货地点采购订单查询57采购订单头采购订单头详细备注交货详细PO行详细交货分配活动历史一揽子下达接受头行交货采购订单行备注发票在线申请采购订单信息展开58附件用户可将非结构性数据如图象、字处理文件、电算表格、网页或录像与其它结构性应用数据同采购文档相关联.59Unit5文档的审批和控制60概述•文档安全性•文档批准•文档转交谁能看？谁能改？谁能批准？我能发给谁？61谁能看？公共的报价PO申请私人的采购等级文档拥有人拥有人OwnerOwner所有系统用户指定的领导指定的领导指定的领导Oracle采购员安全等级62谁能修改?只看报价PO申请修改全修改删除和关闭活动看63为文档批准流转或文档安全定义批准等级批准在批准队列中的采购申请按采购类型控制访问安全和批准定义授权的控制组文档审批的功能64在你的批准组批准所有授权和采购订单你能批准，转交，拒绝按定义的路线从一个领导到另一位删除或最终关闭哪些要删除或关闭的申请或申请行文档审批的功能65输入搜索条件来定位到你想控制的采购订单删除采购订单定义采购订单再审批规则来控制订单更改将采购订单置为保留状态，预防批准，接收，或发票处理关闭采购订单当所有的活动已经结束时采购订单控制66控制采购订单的状态可以使用这些动作来控制订单状态:•Cancel•FinalClose•Freeze•Hold•Firm•CloseforReceiving•CloseforInvoice•Close•Delete67Unit6采购接收68接收处理的事务接收商品和服务接收替代物品接收非订单物品商品的转移修正接收错误退货商品检验查询事务历史69接收的概览交货接收A接收B标准接收直接接收要求检查交货接受拒绝返回到供应商检验交货70接收处理的流程供应商匹配非订单接收到PO快速联机接收搜索退货检查交货接收工单直接转移仓库内部订单手工接收来源接收方式调整退货非订单标准替代品接收事务71接收内部申请，库存转移或从供应商来的采购根据质量和发票匹