商务接待方案【最新4篇】

精编资料，供您参考商务接待方案【最新4篇】【前言导读】由三一刀客最美丽的网友为您分享整理的“商务接待方案【最新4篇】”文档资料，以供您学习参考，希望这篇文档对您有所帮助，喜欢就分享给朋友们呢！会议接待方案【第一篇】一、销售部接待程序:销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作:1、及时与会务方负责人进行联络（1）清楚了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；（2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。2、落实会议场地和房间数量在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。3、商谈价格当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。4、签订会议协议，收取会议押金当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金；5、下发会议接待通知单签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门，并保存该次会议的档案；6、会议接待发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程；7、会议结账会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财精编资料，供您参考务部共同催收，餐饮部给予协助；8、会议送别恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情；9、会议结束会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。二、房务部接待程序:房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到:1、会议接待的前期工作（1）熟悉、了解会议接待通知单的内容；（2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人；（3）落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床；（4）落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等；（5）落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达；（6）负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。2、会议排房按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于状态的房间。3、会议空房确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。4、会议嘉宾入住（1）在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切宾客入住前的准备工作；（2）会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态；（3）当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。5、会议嘉宾离店精编资料，供您参考（1）礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李；（2）前台收银处快速结账；（3）协助客人安排好车辆。6、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。三、餐饮部接待程序餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到:1、会议接待前期工作（1）做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递；（2）根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场；（3）由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况（会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等），发现问题立即整改，力求没有疏漏；（4）提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客人预留用餐场所。2、会议接待中（1）安排优秀礼仪人员，在会议召开前40分钟到场，引领参会嘉宾；（2）跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项；（3）协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。3、会议结束（1）宴会服务人员跟进会议结帐工作；（2）帮助会议客人整理会议遗留物品。4、会议用餐及送别（1）引领会议客人用餐，并提供优质服务；（2）做好餐饮帐务的结账工作。5、送别（1）恭送会议客人，为宾客留下美好感受；（2）客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联系交换客人。6、整理会议客户资料，总结会议接待得失。会议接待方案【第二篇】为确保各项会议接待工作的顺利进行，特拟定方案如下：一、会议主题：待定精编资料，供您参考二、会议时间：20xx年6月7日星期四9：00-16：00三、会议地点：淄博汇科机电设备有限公司二楼会议室四、参会人数：35人左右五、环境布置：（一）会场外区域布置：悬挂横幅，表示对各位参会的企业家的热烈欢迎。（二）会场内区域布置：1、购置白板，准备好相应的办公文具等。2、把原来的围桌撤掉，放进大约40张椅子，供与会人员就做。（必要时可以给领导安排座椅，座椅上贴有领导的名字，以便对号入座）3、需饮水机一台，以便于与会人员休息时饮水。六、人员配置：（一）会前布置：人员于8：40左右安排就位，公司一楼门前设接待人员一名，二楼会议室门前设接待一名。（二）会中布置：安排三名我公司员工，进行会中服务，一名服务人员将为讲师服务，配合讲师顺利完成此次培训；一名服务人员负责饮水等工作；另一名服务人员，在办公室，负责行政保障工作。（三）会后布置：培训完毕后，可按派我公司一到两名员工，进行疏导企业家离开会场。（四）午休时间布置：会议人员如有需要，可由我公司派出员工与通力机电城接待处联系解决中午就餐问题，午休时，需安排一名员工在前台坐班，为与会人员提供服务。七、礼貌用语为树立我公司良好形象，我公司员工在接待与会人员时，还需要使用必要的礼貌用语，如：会前接待时，可说：你好，欢迎来到汇科机电/请这边走等；会议结束后，可说：“再见，请慢走，欢迎您下次光临等。”会议接待方案【第三篇】XXXX有限公司：根据贵公司要求，我司为贵公司此次会议设计了如下会议方案，若有何疑问，请及时与我公司联系，再做具体协商。一、会议日程安排XX月X日：机场接机，报到，入住酒店我公司派专车至机场，接来自各地的贵公司参会人员，送至酒店，安排参会人员报到，安排参会人员入住精编资料，供您参考酒店休息。X月X日～X月X日：会议召开安排参会人员前往会议场地参加会议，我公司派专人协助会务组做好会议中各方面的协调工作，以及各种突发事件的处理。X月X日～X月X日：会议旅游考察，结束会议优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作和离开河南的票务、接送工作。二、整体会务服务：1、会议整体策划、设计。2、全程会议操作、跟踪。3、会后总结、会后整体安排。三、服务流程：（一）会前准备1、实地考查会议召开前，我公司派专人陪同考查团实地考查我公司提供推荐的会场、入住的酒店、就餐餐厅、旅游线路。在考查过程中，双方就会议安排方面的细节做进一步的协商，敲定会议最终方案。2、会场布置会议召开前一周内，贵公司派会务组至河南具体城市，我公司派专人配合会务组与会场提供方就会场布置方面进行具体设计安排，会议召开前一天将会场按会议要求布置妥当。3、会议设施在会议召开前，我公司按照贵公司的要求，就会议所需设施进行制作、租用、安排。如：平面立体、AV设计、代表证制作、接机牌、车牌、车贴，贵宾鲜花花环、酒店外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、汽球编花、鲜花墙、礼仪、接待台、接待台卡、专业桁架（平面、立体）、特装搭建（舞台、背景板、展台、会议日程展架、易拉保、各种指示牌及通联对讲机等。4、参会人员报到参会人员到达之前，我公司配合会务组安排布置参会人员入住的酒店大堂内的会议报到。5、会议召开我公司派专业会务人员配合会务组进行具体的会议操作。6、票务信息提供及时准确提供机票、火车票信息，同时可以代订飞机票。（二）会中服务：1、提供专业外语翻译，摄像，礼仪公关和文秘服务。2、提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作，精编资料，供您参考（包括办理代表签到、接待、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作）。3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。5、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务，（如：打印、复印会议相应资料，提供房间鲜花、水果，摄影等），代办会展用品的航空、铁路托运和河南土特产及会议礼品。（三）会后总结：1、优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作。2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。四、附录（一）酒店信息（二）旅游线路（三）景区信息（四）会议餐饮（五）会议用车（六）具体报价（一团一议）会议接待方案【第四篇】一、全程服务项目1、展会策划：各类展览会、交易会、博览会的策划、组织及运作。2、承办各型企事业机构的专题会议、年会、礼仪、开业庆典、酒会、展示会等。3、承办在华的国际会议，包括行业、专业或专家会议等。4、组织出国参加各类会议、预约会见、参观、访问等活动。5、承办各公司（厂矿）业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会等。6、承办各种类型商务考察会议。7、培训类会议计划实施。8、承办按照客户自订策划方案举办的会议活动。二、单项服务项目1、会务服务：协助主办单位选择会议场所，为代表提供礼仪、公关、文秘服务，会议协调管理工作。2、展览展示：展台搭建、会场布置、展具租赁、视频音响设备租赁等。3、会议接待：为参会代表提供接送站服务、会议代表签到服务。4、酒店预定：以优惠价格提供国内酒店预定服务，精编资料，供您参考代订各地优惠客房。5、用餐安排：以特惠价格安排特色的餐饮服务，优价代购当地土特产。6、票务服务：为参会代表提供各地返乘飞机票、火车票、船票预订服务；会务展品的托运代办，会议代表考察旅游结束地的善后服务。7、娱乐安排：为代表安排富有当地特色的娱乐、活动项目。8、会后参观、访问、旅游、考察等后勤服务。