会务培训手册（PPT48页)

会务培训手册岗位职责★主要职责●各项课程、活动前置作业准备；——学员上课通知、上课通知函/温馨提示制作、场地预定、酒店沟通、住宿餐饮、器材准备、工作人员安排、老师行程确认等……●各项课程、活动现场执行工作；——内外场工作人员执行●各项课程、活动会后报告；——学员反馈收集、整理和归总/器材盘整/会后总结/财务课后报告/上课学员信息完善/费用结算●支持各部门会务工作★日常工作处理事宜●依照行事厉所安排课程预定场地，会前所有前置工作●搜集和更新酒店信息LIST●会务工作手册的修改●依照课程活动安排所需工作人员●整理所有公司课程讲义资料、学员反馈、客户见证等……归档●配合项目活动进行所安排之工作●搜索同行会务相关信息●与客服同仁协助完成会务工作●与各代理商对接会务工作●会务仓库的清点和盘整会前必读★必读文章—卓越（一）卓越绝对不是一个意外。他是一个团队在努力不懈并强调高水平表现才能达成境界。它需要工作人员及义工的对活动质量的坚持。卓越是有传染性的。它会感染及影响团队里的每一个人。卓越会为整个活动找到方向，并建立一个计划标准。他提供团队热情与活力。一旦达成这个境界，卓越就会全方位渗透至团队里的每个生命的能力。卓越需要团队领导者的承诺与执着奉献。一旦它被接受且被期盼，它就必须时常被滋养、被复习、被更新。这是一个永不结束的学习成长的过程。他需要鼓励的精神与无穷的活力，更是创造力与正确计划力的来源。。★必读文章—卓越（二）卓越能激发他人，因为它是带电体。他能全方位激发团队里每个生命的潜能。它能释放每一个活动、每一个课程、每一个会议、每一个工作人员所可能带来的影响与冲击。要将他灌输至团队里是很困难的，而去支持他更难。它需要适应力、想象力和元气。但最重要的是，它需要领导者坚持自我发现与自我要求。卓越是一个组织的生命线。他是冷漠与懒惰最清楚的解答，因为它能激励并注入心脏活力。一旦它成为被期盼的表现水平，它就会发展成非常正面积极的人生观。卓越是一种行动时需要的心态，也是成功的指针。当卓越的气候形成时，所有的是包括工作人员、义工领导、财务、活动都会变得更简单。卓越在一个团队里是非常重要的，因为它是所有成功的源头。会前准备★前置作业准备●场地预定（住宿、餐饮）●酒店确认事宜●上课通知函、温馨提示的拟订●上课学员的统计（报道单）、学员资料的收集●课前学员的通知及温馨提醒●器材准备●工作人员安排●老师行程确认及相关事宜●预算申报★场地预定（住宿、餐饮）场地要求（核定标准）：课前一个月确认序号确认事项核实备注1酒店大堂明亮、宽敞2场地形状以长方形为佳；有地毯、舞台明亮宽敞、场内尽量不要有柱子切勿不规则型3场地能够容纳相关参加活动人数的0.5-1倍为租借原则（200~250平米）课桌室按不同课程确定所需场地4音响设备提供：话筒（无线话筒≥2个、调音台、音控师傅如同时进行多个课程，请备量5会场外场宽敞，可容纳50-100人及摆放报道桌★住宿●尽量安排与会场一起的酒店●如与会场同一酒店没有房间，可以安排离会场步行5-10分钟距离的周边酒店●房间干净、宽敞、可供上网、含早餐●房价标准：250-350元/间/天（含早）（以课程及酒店实际情况而定）●（课前一个月）与酒店保留预计房间数●（课前一个星期）与酒店确定最后保留房间数及备用预留数●（课前一个星期）统计课程或活动的房间数和学院到达时间、入住和退房时间详见（附件一：住宿统计表）●（学员入住前）将欢迎卡、矿泉水、水果放入学员入住的房间（附件一：住宿统计表）房间号学员姓名手机到达时间房间数入住时间退房时间备注※用此表每日课程结束后与酒店核对房间数★餐饮（正餐和茶歇）●知人善用的DISC顾问技术￥3800.00（含餐和茶歇）●实践家菁英讲师团￥2498.00（含茶歇不含餐）●DISC初阶讲师培训￥12800.00（含餐和茶歇）●餐标：（学员餐）5元/早餐（酒店不含早的情况下）30元/正餐（工作餐）5元/早餐10元/正餐（老师餐）10元/早餐50-100元/正餐●用餐方式：围桌或套餐（以课程及会场情况灵活确定）●（课前一周）确认用餐份数、方式及菜单确认★酒店相关确认事宜（课前一个月，与场地确认同时进行）●会场使用天数及具体使用时间段●场地费用、房间费用、餐费预算及付款方式●酒店方面对接人或协调人●是否可以悬挂横幅；大堂是否可以摆放易拉宝；相关指示牌●租用前先了解租用当天是否还有别的公司活动●何时可以进行场地布置（提前一天）●并给到内场座位排列位置图★上课通知函、温馨提示拟订●（课前一个月，会场确认后3天内）完成上课通知函/温馨提示并以e-mail方式给到各分公司、合作机构、代理商等）●详见（附件二：上课通知函）详见（附件三：温馨提示）（附件三：温馨提示摸版）具体内容按课程需要进行更改★上课学员的统计（报道单）、学员资料的收集●（课前一个月）每日上报上课人数，PM16:30以e-mail方式给到总部●（课前一周）截止报名，完善报道单，确保所有学员资料齐全，上课确认函收回●（课前三天）完整报道单给到财务核对帐款详见（附件四：报道单）★课前学员的通知及温馨提醒（一）●（课前一周，截止报名后）电话/短信通知每一个来上课的学员通知内容：①再次确认是否来上课/住宿/到达时间②提醒需带物品③提醒开课地区的温度，请大家注意温差④再次告之开课地点及住宿地点⑤协助处理学员提出的问题●话述：XXX学员，您好，我是实践家DISC会务部的XX，想再次与您确认（通知内容里的部分），我们一定会呈现高端的会务品质。预祝您上课愉快。友情提醒：下飞机/车不要忘记行李和贵重物品★课前学员的通知及温馨提醒（二）●短信内容：亲爱的学员：本次XXXX课程上课地点在XXXXX酒店（地址：XXXXXX），我们将安排您住在XXXXXX酒店（地址：XXXXXXXXXX），课程报道时间为X月X日AM8:30，请大家相互提醒，谢谢！实践家DISC会务部●温馨提示：★器材准备●（课前一周）整理清点所有会场所需用器材（详见：附件五器材清单）●（课前三天）打印所有参加课程/活动学员名牌（详见：附件六名牌摸版）●（课前一周）提报需要采购的物品（采购及需要从DOERS调拨部分）●（课前一个月）提报课程/活动设计部分（例如：讲义、会刊、DM、易拉宝、横幅等……）●（课前二周）完成所有课程/活动设计部分的制作（附件五：器材清单）具体内容按课程需要进行更改此图有连接★工作人员安排报道/文字处理：工作职责：●未完整学员资料的收集●证书的编排着装要求：女生：公司正装、深色包头鞋长发者盘起、淡装男生：公司正装布场时间：（课前一天）具体时间与酒点确认报道/文字处理：工作职责：●名牌的核对●协助学员现场名牌的拿取●未到学员的联系●学员照片的拍摄课程：时间：PD/内场总监：工作职责：●负责课程顺利的进行●现场紧急/突发事情处理外场总监/财务：工作职责：●学员上下课的关心●未付款学员的收费●现场人数的统计外场总监/财务：工作职责：●外场所有事务的协调、处理●酒店的沟通及外场宣传品、工作台的八摆放内场助教/跑麦：工作职责：●内场所有事务的协调、处理●音控、跑麦●与外场的沟通协调●确认拍照师傅的时间★老师行程确认及相关事宜●老师到达/离开时间（航班），安排接/送机●老师住宿酒店的预定●处理老师交代之相关事宜●老师机票的预定★预算申报（一）★预算申报（二）现场执行篇★场布(外场)项目摆放位置备注易拉宝(DISC欢迎您)酒店大堂、会场门口各一个横幅酒店外墙课程指引指示牌大厅易拉宝旁、会场电梯出口各一个报道台会场门口2张桌子拼起来饮水区按会场情况实际决定2台饮水机（有热水）茶歇区按会场情况实际决定靠近饮水区的地方资料展示区报道台旁边DM、书、光碟、小卡★场布(内场-全景1)位子摆放按照实际课室来排学员区的位子已讲台中心（焦距对准讲台）★场布(内场-全景2)★场布(内场-舞台区)摆放投影仪、笔记本等……★场布(内场-学员位子)★场布(内场-讲义摆放)★场布(内场-音控区1)★场布(内场-音控区2)★场布(内场-音控区3)线路图：正面★场布(内场-音控区4)★工作人员须知（一）●随时保持微笑●说正面积极支持性的话语●清楚知道无论何时讲者都是真诚的沟通●在最恰当的第一时间沟通任何可能会破坏协议的潜在危机●在最恰当的第一时间除去任何可能会破坏协议的潜在危机●如果发生任何问题，请在最恰当的第一时间向能处理此事件●兼顾效益与效率（在每一刻都保持乐观）●乐意去赢并让别人也赢（双赢WIN/WIN）●集中焦点于正在发生的每件事●随时确定您的职位（或角色）是有人可代替的●在3*5的卡片上写下您的需求并留下日期和时间。此外确实写出您需要此需求的时间●在活动中不只是工作，应随时记录下对活动有益的任何建议，将它写下后请交给外场组长，并务必将这些差异更新至外场活动手册，以作为下次改进之用。★工作人员须知（二）●请随时保持专业的举止●不需要感觉惊慌，只有PD惊慌的时候大家才需要紧张●决不自以为事，错误是被允许的●快速修正，继续做事●团队工作中最重要的游戏规则是——准时，否则会引起愤慨。但如果真的迟到，原谅自己，开始工作！●如果发现问题，请同时找到解决方案（我们是问题的解决者，而不是问题的制造者）●当你和其他同事发生争执，请当面解决（处理场合）●乐在工作，玩在工作●没有抱怨，当你要求执行工作时，请马上尽量去做，因为通常会有其它需要被执行的工作接踵而来●回答学员问题时，没有不知道。若真的不知道可以这样回答：请您稍等一下，这部分我帮你确认一下。之后赶紧找到能处理的人或总监★工作人员岗位职责（外场）外场总监：●外场所有事务的协调、处理●酒店的沟通及外场宣传品、工作台的八摆放●外场工作人员前期小组会议召开●AM7:30进行工作会议，安排每人今天工作，做激励●监督检查外场相应工作人员的工作●突发事情的处理●学员投诉的处理报道人员：●AM8:00准备好所有上课学员名牌●AM9:00协助维持上课学员进场秩序●AM9:15联络未来上课学员，了解原因，并做好相应的统计●AM10:00前告之内场进场学员人数，及未到学员人数，姓名，相关原因●PM18:00收取学员名牌，并核对（统计出没交名牌学员，第二天告之）财务：●未缴款及只付订金学员的费用收取●会场一切费用的支付●会场收支平衡表●销售环节配合●员工费用报销/讲师费用报销●发票开具文字处理：●现场所有需要文字处理或打印的部分●PM15:00前完成DISC报表的输入（根据课程要求）●PM12:00前收集所有学员照片、身份证号码（用于毕业照）●PM17:00前完成所有毕业证书并给到外场总监（给到老师签字）●次日PM15:00前给到所有已塑封好的毕业证书★工作人员岗位职责（外场）★工作人员岗位职责（外场）住宿：●协助学员办理入住手续，并做好登记●AM12:00告之还未办理入住的学员至外场服务中心办理●AM7:30morningcall叫醒服务（请酒店帮忙处理）●（次日第一节下课）通知未办理退房的学员尽快办理退房●（次日AM14:00）与酒店核对最终入住房间数，并给到外场总监签字确认餐饮：（1）●AM7:30工作人员早餐●AM8:00老师早餐●AM8:00学员茶歇摆放（茶，咖啡糕点）●AM10:00学员茶歇摆放（茶、咖啡、水果）●AM10:30确认工作餐份数●AM12:00工作人员用餐●AM12:30老师用餐●AM12:30学员用餐（带学员到餐厅用餐）★工作人员岗位职责（外场）餐饮：（2）●PM12:30老师水果●PM13:00学员茶歇（茶、咖啡水果●PM15:30学员茶歇（茶、咖啡糕点）★工作人员岗位职责（内场）内场总监：●内场所有事务的协调、处理●与外场的沟通协调●确认拍照师傅的时间●更好的配合到老师●PM14:00与老师确认销售内容●内场工作人员前期小组会议召开●监督检查外场相应工作人员的工作音控：●音控设备的调试●话筒电池的准备（金霸王）●话筒的检查/试音●投影仪的安装及测试●检查音频线插入是否有声音●现场PPT的播放，音乐的播放●现场老师承诺的记录★工作人员岗位职责（内场）跑麦：●分享学员的话筒提供●舞