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参考资料,少熬夜!企业档案管理制度【参考4篇】【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“企业档案管理制度【参考4篇】”文档资料,供您学习参考,希望此文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们吧!档案保管制度【第一篇】1、公司办公室应有存放档案的专门库房,各处、部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记,编制归档目录。3、科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用。4、档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。5、库存档案必须图物相符,帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。企业档案管理制度【第二篇】一、目的为了确保公司档案的完整及安全,增强公司档案的实用性和有效性,便于科学管理与开发利用,特制定本管理制度。二、适用范围适用于公司档案资料的管理。三、管理职能(一)公司办公室负责公司档案管理工作,设置专门的档案室,负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。(二)档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作,具体职责如下:1、接收各部门上交的存档资料,做好收件登记;参考资料,少熬夜!2、定期清理,主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料,补齐缺失的档案资料;3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷,分类规范存放;4、妥善保管档案资料,做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作;5、建立档案检索索引;6、按规定办理档案资料借阅和收回手续,并做好登记,保证档案资料安全无损;7、做好档案室的日常清理、清洁工作,保持档案室整洁有序;8、建立和维护电脑档案管理系统,实行数字化管理;9、遵守保密制度。(三)各部门管理职责1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料;2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档;3、妥善保管本部门借阅的档案资料,不得泄露、遗失和损坏。四、资料归档管理(一)归档资料范围1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料;2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料;3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料;4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等;5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料;6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料;7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料;8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料;参考资料,少熬夜!9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料;10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料;11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料;12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案;13、公司取得的各种证书、证件、奖牌;14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料;15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料;16、公司组织开展各类活动形成的相关资料;17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料;18、其他具有保存价值的资料。(二)归档资料收集1、结合公司具体情况,财务档案由财务部管理,超过十年的可转入档案室;人事档案由人事管理部门管理;生产管理类、经营管理类档案,在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理;其他资料一律交由档案室统一管理,各部门应主动上交。2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的,经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室;如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各〖〗线副总)负责督促存档;4、公司有偿取得的资料,在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样,方可报销。部门如需使用,可从档案室借出或复印。5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档,否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。6、在档案资料归档期,公司内部使用的各类应存档资料,由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收参考资料,少熬夜!集应该归档的原始资料,各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。(三)资料归档要求1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确,符合形成规律,保持文件之间的有机联系,便于查找利用。2、归档的文件资料应为原件,因故无原件的,可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档,文件资料归档后不得更改。3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档;具有永久长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。(四)归档时间1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外,其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料,于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。3、报刊于次月初从各部门收回归档;杂志、图书资料于次年二月收回存档。4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。(五)归档移交1、各部门的兼职档案管理人员(部门核算员)应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制移交清册,由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。3、交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。五、档案保管(一)收件登记1、档案室应建立收件登记簿,收到新归档资料时,须逐件分类登记,详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人,以便追溯。2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点,将资料名称和页码添加到案卷盒目录表,然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中,同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。参考资料,少熬夜!(二)档案分类1、公司档案一般按年度收集整理,按如下规则分类:A、股权类:公司股东会、董事会、监事会所有资料,包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等,按届次立卷。B、综合管理类:01、公司内部文书资料,包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯,公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结,公司组织开展各类活动形成的相关文字资料,党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。02、管理制度,包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等;按小类立卷。03、外联资料,包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料,上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等,公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。04、统计资料,包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。05、其他资料,不能归集到以上类别中的资料,可以暂空,以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。C、经营类01、合同,公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。02、客户资料,包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。03、广告宣传资料,公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。D、生产管理类01、安全环保资料,包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。02、质量计量资料,包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。03、设备管理资料,包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。04、生产记录资料,包括工艺流程,指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。E、技术类01、项目资料,包括可研报告、市场调参考资料,少熬夜!研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。02、基建资料,包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。03、设备资料,包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。F、人事档案01、个人档案,记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况(入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等)。按个人立卷。02、工资结算资料,包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。03、考勤考核资料,包括考勤表、考核表。按月立卷。04、招聘培训资料,包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。05、社会保险资料,包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。G、财务档案,包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。H、证照类,包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。I、影像电子类,包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。J、图书类,包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。2、档案资料分类后,方便集中装订的要建立卷宗,不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理,统一按分类规则编号,编号规范如下:X-XX-XX-XX卷宗序号(同一类卷宗超过一本时的排序号)小类序号,用01、02、03……代表各小类二级分类编号,即分类规定中01、02、03…序号一级分类代码,即分类规定中A--J3、无具体二级及以下分类规定的,由档案室自行分类编号,但必须将分类规则明确标注于检索簿上,以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。4、卷宗按年装订,年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处,卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明;单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处,不宜贴标签的(如证照)在反面标注。5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案;参考资料,少熬夜!按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案;按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗,卷宗并在卷宗上予以注明。(三)档案保管1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放,整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。2、整理装订时,永久、长期保管的文件须去除金属装订物,文件装订结实、整齐、美观。3、卷宗封面标注和编号书写应规范,具有耐久性。4、卷宗内的资料应按序编号,表面应设卷内目录,以便查找。5、档案室要做好档案存放的空间布置,做到防火、防潮、防虫
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