公文处理培训课件

第一节公文概述狭义上的公文党和国家行政机关正式规定的文种，一般指《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种公文。广义公文狭义上的法定公文普通事务性文书：规章、计划、总结、简报、合同、启事、书信、证明专业公文：外交公文、司法公文、经济公文、军事公文《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《党政机关公文处理工作条例》2012年1996年2002年公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。公文的定义：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文的特点：一、极高的权威性和法定性。二、鲜明的政策性和指导性。三、较强的时效性和针对性。四、严格的程序性和规范性。五、文风的朴实性和严密性。公文的作用：一、领导与指导作用。二、规范与约束作用。三、联系与知照作用。四、宣传与教育作用。五、凭据和记载作用。任何机关、团体和企事业单位都离不开公文，尤其是管理党和国家行政事务的党政机关，对公文的依赖程度非常高。规范公文的必要性依法行政的需要代表党政机关水平与形象党和国家非常重视公文规范第二节公文的写作公文写作是机关制发文件的第一个工作环节。公文写作基本要求充分体现制文意图政策思想保持连贯提炼观点准确精炼直笔写作开门见山整体符合规范要求掌握意图明确主旨调查研究收集材料谋篇布局勾画框架落笔起草拟写正文认真检查反复修改谋划总体布局精心设计提纲划好层次段落注意开头结尾公文写作常见问题包括格式、文种、行文关系、标题、数字符号、语言、结构、文风等方面。1.公文格式不规范○公文要素不完整。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。○公文要素格式不规范。○发文字号标注不规范。正确标注方法是“机关代字〔4位数年份〕实位序号”。正确：穗海事函〔2013〕6号病例：穗海事函【13】06号穗海事函[2013]第6号○纪要未列出席人员。○附件标注错误。批转、转发、印发和发布的内容应视为正文，不能当作附件处理。附件名称后加标点符号文中未提及附件表述有误与说明不符2019年9月16日星期一主体版头份号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号标题主送机关正文页码主体版记附件说明印章成文日期附注抄送机关印发机关印发日期发文机关署名附件：XXXXXXXXXXXX上行文：请示、报告平行文：函下行文：命令（令）、决定、决议、通知、通报、批复泛行文:公告、公报、通告基本行文规则意见可用于上、平、下行文。2.公文文种错误报告和请示的区别行文目的行文时间行文内容请示“办件”，需要上级批复事前不排除含有一定的情况汇报报告“阅件”，不需要上级答复事中和事后不能夹杂请示事项病例1××海事处关于申请增加车辆运行费的报告应改为：××海事处关于增加车辆运行费的请示病例2××海事处关于上报第一季度通航安全分析形势的请示报告（结尾：特此报告，请批示！）应改为：××海事处关于第一季度通航安全分析形势的报告○请示和函的混用如某市科委给市财政局写了一份请示，申请追加农业科研基金；南沙区政府给广州市教育局写了一份请示，申请增建一所小学。一方面是行文单位地位不对等，另一方面是处于尊重希望这样有利于申请事项获得批准。○公告、通告当广告、启事用。○非法定文种当公文使用。《××海事局关于印发网站管理办法的通知》、《××海事局关于2012年工作总结和2013年工作计划的报告》载体3.行文关系错误请示主送领导个人多头主送请示越级行文越权行文行文级别不对等涉及相关部门工作，必须协调一致经相关部门会签后方可行文。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。直属局、分支局、海事处的对应，省属单位、市属单位、区属单位的对应314.公文标题错误。○事由偏跑。《×××关于举办运动会的请示》应改为《×××关于解决运动会经费的请示》○题大义小。《XX关于加强水上交通安全监管的通知》应改为《XX关于加强船载危险货物运输安全监管的通知》○题窄义宽。○提炼不精。《××海事局关于印发会议管理办法、会议室管理办法、消防安全管理制度、机关大楼安全管理制度的通知》可修改为《××海事局关于印发会议管理办法等制度的通知》○隶属不清。★“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。★“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。★“转发”主要用于转发上级机关和其他机关的文件。○用词重叠。如《××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于印发党政机关公文处理条例的通知的通知的通知的通知》。解决用词重叠问题，可采用“简化法”、“直转法”、“替代法”进行处理。355.数字和符号运用错误。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，其他的一般用阿拉伯数字。36○结构层次序数。结构层次序数依次应为一、（一）1.（1）37使用汉字的情形定型的词：五星红旗、二万五千里长征成语：三心二意、七上八下习惯用语：星期三、第四季度、正月初三、十八届一中全会特定节日或事件：八月十五中秋节、五四运动相邻数字概数：三四天、五六岁、七八十年代“几”字表示约数：几百年、十几天38使用数字的情形年代、年、月、日、分、秒：90年代、10月1日、12时30分统计数值：235、51.2、1:300、1/8、65%物理量量值：300kg、15cm文件编号、证件号码、其他序号：90号汽油、T38次列车引文标注：见《毛泽东文选》，第2卷，132页。汉字和数字的使用还要照顾到上下文，求得局部整体保持一致。39标点符号的使用—层次序数：第一层“一、”（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（必须有标点）。40—公文标题除法律、规章名称用书名号外，一般不用标点符号。病例：××海事局关于印发《创先争优活动方案》的通知—分号的使用从层次上看，句号＞分号＞逗号＞顿号；分号不用在普通单句中；分号一般用在并列复句里，被分号隔开的各分句中，至少应当有一组内部有逗号。党中央有关部门，国务院各部委、各直属机构，全国人大常委会办公厅：党中央有关部门、国务院各部委、各直属机构、全国人大常委会办公厅：—不同主送机关之间不是并列关系时，主送机关之间用逗号不能用顿号。常见问题—“一逗到底”。整篇或整大段只有末尾一个句号，其余都是逗号。—在一些题序后面误用了顿号。例如：第一、首先、第一，首先，—省略号与“等”、“等等”并用。船舶种类：客船、货船、集装箱船…等等。船舶种类：客船、货船、集装箱船等等。船舶种类：客船、货船、集装箱船…—语气舒缓的祈使句、陈述句和反问句中使用叹号。可否，请批示！可否，请批示。—时间表述有误。15：43时1543时或15：43—不同层次的停顿都使用顿号，混淆了结构层次。中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平、中共中央政治局常委、国务院总理李克强出席大会。中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平，中共中央政治局常委、国务院总理李克强出席大会。—引文末尾标点位置混乱。古人云：“活到老，学到老”。古人云：“活到老，学到老。”—并列分局中夹杂句号。我局加强中秋节安全监管，主要采取以下举措。一是加强重点船舶安全监管。加强危险货物载运船舶、中小海轮、高速客船安全检查；二是加强安全提醒。充分利用VTS、CCTV、AIS等信息化手段，加强危险天气预警；三是积极开展专项行动。巩固深化打击船舶超载、低闪点燃油整治等行动。一是加强重点船舶安全监管，加强危险货物载运船舶、中小海轮、高速客船安全检查；二是加强安全提醒，充分利用VTS、CCTV、AIS等信息化手段，加强危险天气预警；三是积极开展专项行动，巩固深化打击船舶超载、低闪点燃油整治等行动。一是加强重点船舶安全监管。加强危险货物载运船舶、中小海轮、高速客船安全检查。二是加强安全提醒。充分利用VTS、CCTV、AIS等信息化手段，加强危险天气预警。三是积极开展专项行动。巩固深化打击船舶超载、低闪点燃油整治等行动。6.语言不规范、不准确建议使用全称○称谓不规范。—主送机关未使用全称或规范化简称。—同一公文简称不统一。—称谓过简或过繁。—称谓前后不一致。○公文引用不规范。引用公文应完整，先引标题，后引发文字号。“根据穗海事通〔2012〕87号文《开展水上交通安全检查行动的通知》”应改为“根据《关于开展水上交通安全大检查行动的通知》（穗海事通〔2012〕87号）”。○会议纪要中的“纪要”指的是记录要点的文字,在写作会议纪要时,可以考虑使用“会议确定了以下事项”“、会议确定”等，或“纪要如下”。○语法错误—词性误用。如：广东海事局领导为我们义务讲座。（“讲座”是名词，应改为动词“讲课”。）—数量表达混乱。去年，有6个海事处规费收入超过千万元以上。（“超过””后面应该是确定的数，而“千元以上”是不确定的。）—指代不明。对于违法超载船舶绝不姑息。这对于维护水上交通安全是不利的。（“这”指代的是前面的句子。结果句子的意思和作者要表达的正好相反。）—虚词使用不当。现场参会人员对领导讲话报以了热烈的掌声。（“以”是介词，后面不能有助词“了”。）—搭配不当。青岛港货物吞吐量与广州港的差距进一步减少。（“减少”和“差距”不搭配。可以把“减少”改为“缩小”。）—不合事理。如果违反航行规则，就会造成水上事故。这次的事故一定是船长违反航行规则造成的。—前后不一。前面讲：“主办部门要坚持依法行政”，下文则说“主管部门应主动与有关部门协商”。○近义词混用截止和截至，必须和必需，定和订，反应和反映，启用与起用等。○使用错别字战略部（布）署，兴高采（彩）烈，检察（查）院，一刹（霎）那，万古长（常）青，相形见绌（拙），川（穿）流不息，串（窜）门，大名鼎鼎（顶），度（渡）假村，成绩斐（蜚）然，省份（分），年份（分），股份（分），水分（份），分（份）量，名分（份），分（份）内，随声附和（合），内讧（哄），变幻（换）莫测，融会（汇）贯通，候（后）补委员，不假（加）思索，汗流浃（夹）背，佼佼（姣）者，尽（仅）管，不胫（径）而走，抉（决）择，中肯（恳），再接再厉（励），流（留）芳百世，贸（冒）然，弥（迷）天大谎，唯唯诺诺（喏），呕（沤）心沥血，山清（青）水秀，旅游胜（圣）地，各行其是（事），招工启事（示），追溯（朔），鞭挞（鞑），煤炭（碳），提（题）纲，铤（挺）而走验，走投（头）无路，高品位（味），任人唯（为）贤，安详（祥），销（消）声匿迹，别出心（新）裁，锦绣（秀）河山，栩栩（诩）如生，寒暄（喧），主旋（弦）律，徇（循）私，神采奕奕（弈）；予（于）以表扬，世外桃源（园）公文错别字多因为打字手误。有些是用拼音打的，就成同音字，五笔打的就成形近字，如列席打成例席，收集打成手机。启动防暴雨三级响应通知：预计未来3小时雨势将加强，黄埔区防暴雨三级预警生效…鱼珠社区三防小姐。请相互转告。〔2012〕5号缺发文机关阿拉伯数字阿拉伯数字一、引用不规范部缺主送机关二、阿拉伯数字缺主送机关署名渡改为，标点不一致印发机关印发日期页码527.结构问题〓结构不严密。〓层次混乱。〓段落结构不合理。〓过渡脱节。53XX关于XX工程进度情况的函XX公司：XX工程现尚余10%工程量，不能按原计划完成。如天气晴朗，将在7月底完成。因前段时间恰逢下雨，根据地质情况，每逢雨后必须经过两个晴天才能施工，故不能按原计划进行。XXXXX年X月X日XX关于XX工程进度情况的函XX公司：因前段适逢雨季，根据地质情况，每逢雨后必须经过两个晴天才能施工，故XX工程不能按原计划完成，现尚余10%工程量。如天气晴朗，将在7月