公路工程资料培训

竣工文件材料是指建设项目在立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、监理及交竣工验收全过程中形成的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等各种不同载体形式的文件材料，是对建设项目进行审计、监督、验收以及工程投产后的管理、使用、维护、改造的依据；更是建设项目的全部总结与考核的依据。因此，为实现工程档案的标准化、规范化管理目标，适应公路建设发展的需要，必须加强档案的综合管理，提高档案管理水平，促进公路工程竣工文件材料收集、立卷归档工作。为了西安市二级公路网化工程在施工、监理、管理过程中及时、准确、完整地收集整理工程各种档案资料，依据交通部［2010］65号《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》及《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发［2010］382号文）等档案管理要求，特编写本工程档案立卷归档实施办法。第一章组织与职责一、建立组织机构、健全规章制度根据国家档案局及上级部门有关建设工程项目档案管理的规定，工程建设项目各参建单位要把工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入工程建设项目日常管理工作中，做到工程档案工作与工程建设同步。实行工程项目文件材料立卷归档工作领导人责任制，设置与项目建设相适应的档案工作机构，配备专(兼)职档案(资料)员负责文件材料的收集、保管及立卷归档工作，档案(资料)员必须经过档案专业知识培训，保持档案人员的相对稳定。各参建单位应制定档案管理制度按照各自的职责范围分别将工程竣工文件材料收集齐全（包括电子文件、声像材料），并进行规范化整理、组卷，保证工程项目档案达到齐全、完整、准确、系统的要求。二、建设单位的职责和工作内容㈠对勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作负有管理和领导责任；㈡对所管工程项目档案资料工作进行管理、协调、评比、奖惩；㈢制定结合本项目实际情况的档案资料归档标准和管理办法；㈣颁布实施档案资料归档标准和管理办法；㈤负责收集、整理、组卷成册如下档案资料：1、竣（交）工验收文件2、单项工程交工验收文件3、建设依据及上级有关指示4、设计基础及设计文件材料5、征地拆迁资料6、工程管理文件7、支付报表8、财务决算文件9、工程决算文件10、项目审计文件11、科研及新技术应用资料12、工程音像材料13、工程缺陷责任期文件三、监理单位的职责和工作内容㈠对本单位及所辖合同段档案资料的归档工作和管理文件的精神，负有上承下达、贯彻落实的责任；㈡对施工单位施工资料的系统完整性、真实准确性进行检查；㈢对表格填写中的问题给予解答，如表格中存在产生歧义及疑问的地方，应及时向业主或总监理工程师办公室请示，并将答复及时传达各施工单位；㈣完成监理独立抽检资料和独立评定资料，以及对所辖合同段的档案资料工作进行检查、督导、汇总和移交；㈤对各合同段移交的竣工文件案卷进行审查，并提出审查意见；㈥收集、整理、组卷成册如下档案资料：1、监理管理文件2、工程质量控制文件3、工程进度计划管理文件4、工程合同管理文件5、工程抽检资料6、监理日志、旁站记录7、试验室资料8、工程音像材料9、缺陷责任期资料㈦以上文件材料以类别为单元，工序资料按时间前后排序、整理，各分项工程资料按其所属的分部、单位工程进行汇编、整理、排序、组卷；以分项、分部、单位、合同段工程为轴线、宜按200～230页左右为标准组卷成册，并制做完成扉页、卷内目录、卷内备考表、相应电子版，经检查验收合格后，随同档案资料移交陕西长通公路工程咨询有限公司（以下简称长通公司）。四、施工单位的职责和工作内容㈠对管理处颁布的竣工资料归档标准和管理办法，要融会贯通、遵照执行；㈡对本合同段档案资料的形成、积累、收集、整理、汇编、成册及移交工作负有直接责任；㈢独立完成测量基础资料及记录必须是现场原始记录，如需清稿须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，应保证施工原始记录的系统完整性和真实准确性，做到填写无空项、漏项，签字齐全规范；㈣工作中要注意解决涉及规范的各种问题，做到日结日清，为日后交工验收顺利进行奠定良好的基础；㈤收集、整理、汇集成册如下档案资料：1、提供变更文件及施工图设计，并汇总工程变更一览表，铅笔修改工程数量2、工程管理文件3、施工质量控制文件4、施工安全及文明施工文件5、进度控制文件6、费用控制文件7、变更设计文件8、合同管理文件9、施工原始记录10、试验室资料11、施工日志12、工程音像材料13、缺陷责任期资五、长通公司的职责和工作内容㈠对本项目参建单位的档案工作按照合同约定严格履行义务；㈡承担本项目档案资料工作的技术咨询和业务指导；㈢在西安市公路工程处及各项目部的管理和协调下，按照《公路工程施工技术标准》、《公路工程施工监理规范》、《公路工程质量检验评定标准》等技术要求，对本项目各参建单位，按合同段及监理办为单元，对其竣（交）工档案进行检查验收、要求各参建单位查遗补漏，以保证竣（交）工资料的完整性；㈣接收经检查合格的竣（交）工资料，并向各施工、监理单位出具用于与管理处进行费用支付依据的《竣工资料完整性意见书》；㈤负责竣（交）工资料的装订和出版、归档工作；㈥负责编制项目档案分类编号办法；㈦协助施工、监理单位的交工验收工作；㈧编制竣工图表；㈨负责项目的档案验收工作；㈩协助建设单位的竣（交）工验收工作。六、参建单位档案收集时应注意的几个问题㈠档案资料内容繁杂，数量大，载体形式多样，涉及文件、资料、图纸、照片等等，且贯穿工程建设全过程。因此竣工文件资料的收集编制应从工程实施的起初就开始，与工程建设同步进行，对工程进行有效的控制，保证第一手资料的齐全、完整、系统、准确、真实。㈡建设前期各参建单位成立工程档案管理小组，学习和讨论编制办法；建设过程中建立、完善相应管理制度，配备档案管理人员；建设后期做好档案资料自查、自检、整理、收集、组卷工作。㈢各参建单位在施工过程中应采用建设单位统一规定或印制的各种原始记录、试验等检查表格。形成的各类原始记录、表格、承包人上报文及批文、工程变更等，内容要真实准确且须有相关当事人签字，规范填写检查意见。需经监理工程师签认的须有监理确认意见方为有效。㈣具体收集内容见交通部［2010］65号《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》中附件2：公路工程项目文件归档范围。一、建设、施工、监理单位归档的文件及工程各种原始资料必须为原件。施工、监理等单位需要自行归档保管的资料可为复印件。二、归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，填写内容符合工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程，符合项目归档资料管理的各项要求，竣工图表、音像材料等的相关电子文件及光盘应保证载体的有效性。第二章公路工程档案资料收集整理的基本要求三、归档资料应采用耐久性强的黑色碳素墨水、签字笔书写。禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红色墨水等易退色易挥发的不易长期保存的材料书写，传真件应附一份复印件一同归档。四、各类文件及资料的纸张应采用韧力大、抗折耐酸、能够长期保存的纸张，幅面尺寸规格为A4幅面（210mm×297mm）。五、各类图纸一般为A3幅面（297mm×420mm），竣工图纸一般要求采用CAD制图，应字迹清楚、结构部位明确、图表整洁、标注齐全、签字手续完备。竣工图由长通公司负责绘制和编制。六、现场办公的口头通知、领导指示以及其它各类事项应以相应书面材料为依据，完善签字盖章。有关变更草图和复印图纸应出正式图纸。七、保持复印机和打印机等办公设备正常使用，一旦发现有划痕及黑斑等情况应及时更换部件（如硒鼓等）。一、竣工文件材料以合同段为单元，按照问题组卷，卷内的文件材料应按照时间顺序或施工顺序进行排序，保持卷内文件的有机联系，便于文件材料的保管和使用。二、工序文件要根据工序文件材料产生的情况，可按分项、分部、单位工程逐级归类组卷。一般厚度不超过25mm（宜按200～230页左右），装订线应统一在距文件左侧边缘一厘米处。第三章工程档案文件立卷方法及立卷格式三、文件类文件材料立卷方法㈠按问题而非发文号进行编排。由各相关单位分别进行收集整理；1、项目依据性文件材料：按工程立项、工可研报告、环境保护等类别组卷。2、设计基础性文件材料：按工程、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明、水文气象等类别组卷。3、工程设计文件材料：按初步设计及概算、施工图设计及预算、变更设计、公路用地图等类别组卷。4、工程管理文件材料：按项目管理、征地拆迁、招投标、合同管理等类别组卷。5、施工管理文件材料：按合同段，结合文件材料性质分类组卷。如施工管理、进度计划管理、技术管理、质量控制管理、计量与支付等问题组卷。6、监理文件材料：按文件材料性质结合问题进行分类组卷。如监理行政管理、进度计划、质量控制、费用与合同管理等问题组卷。7、交（竣）工文件材料：按综合性工作、质量检测、交工报告、竣工图表、财务管理等组卷。8、科学研究文件材料：按课题立项、研究试验、总结鉴定、成果申报、奖励和推广应用等阶段组卷。9、综合管理类（来往文件等）按问题种类组卷，可先按年度收集齐全，再按问题分类，由多份材料组成的环节性文件，要求闭合，集中归入问题的出处单位。㈡对于一份文件涉及几个合同段的几个问题或一个问题，一般按合同段可结合类别（按路基、桥涵、隧道等专业划分）集中组卷。涉及一个合同段几个问题的按合同段（可结合路基、路面、桥梁、隧道、涵洞等专业划分）集中组卷。案卷题名必须体现出几个合同段（或问题）的内容（无需复印后归档）。㈢卷内文件的排序：管理性文件材料按问题、时间或重要程度排序；施工文件材料按工序、时间、检测步骤进行排序。㈣施工自检记录及监理抽检记录按专业性质及单位、分部、分项工程分类组卷。西安市二级公路网化工程监理单位竣工资料归档号表序号类目名称归档号备注一管理性文件5·X·11行政管理性文件5·X·1·12安全、质量及文明施工文件5·X·1·23进度控制文件5·X·1·34费用支付文件5·X·1·45合同管理文件5·X·1·56工程变更及批复文件5·X·1·67会议记录、纪要5·X·1·7二路基工程5·X·21路基土石方工程5·X·2·12构造物及防护工程5·X·2·23小桥工程5·X·2·34排水工程5·X·2·45涵洞、通道工程5·X·2·56大型挡土墙、组合式挡土墙5·X·2·67特殊路基处理工程5·X·2·78其他工程5·X·2·89路基试验资料5·X·2·910合同段、单位、分部及分项质评表5·X·2·10三路面工程5·X·31路面垫层5·X·3·12路面底基层5·X·3·23路面基层（含联结层）5·X·3·34路面下面层（含联结层）5·X·3·45路面中面层（含联结层）5·X·3·56路面上面层5·X·3·67水泥混凝土面层5·X·3·78路肩加固处理5·X·3·89路缘石5·X·3·910路面排水5·X·3·1011路面试验资料5·X·3·1112单位、分部及分项质评表5·X·3·12西安市二级公路网化工程监理单位竣工资料归档号表序号类目名称归档号备注四桥梁工程（特大、大、中桥）5·X·41基础及下部工程5·X·4·12上部构造预制和安装（现浇）5·X·4·23总体、桥面系和附属工程5·X·4·34伸缩缝安装5·X·4·45防护工程5·X·4·56引道工程5·X·4·67桥梁装修5·X·4·78试验资料5·X·4·89检测报告5·X·4·910单位、分部及分项质评表5·X·4·10五互通式立交工程5·X·51桥梁工程5·X·5·12匝道工程5·X·5·23被交线同匝道工程5·X·5·34试验资料5·X·5·45单位、分部及分项质评表5·X·5·5六分离式立交工程5·X·61基础及下部工程5·X·6·12上部构造预制和安装（现浇）5·X·6·23附属工程、被交线工程5·X·6·34引线（道）工程5·X·6·45试验资料5·X·6·56单位、分部及分项质评表5·X·6·6七隧道工程5·X·71总体及明洞工程5·X·7·12洞口工程5·X·7·23洞身开挖5·X·7·34洞身衬砌5·X·7·45防排水5·X·7·56隧道路面5·X·7·67装修5·X·7·78辅助施工措施5·X