应用文培训课件

一公司管理人员应用文写作培训主讲：莫金兰二〇一一年九月二十七日培训主要内容一、应用文的含义、特点、用途及一些基本技巧。二、常用应用文的规范写作要求。三、一公司行文格式的统一要求。第一部分●应用文的含义、特点、用途、写作技巧一、应用文的含义●“文书”是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、生产、学习和生活中，办理公私事务所使用的，具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字材料。●“应用文”又叫实用文，是以实际应用为目的，为人们处理公私事务时常用的一种文体，是行政管理的一种手段，是社会交往的一种工具。●“公文”又叫文件，是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。一、●“应用文”又叫实用文，是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、生产、学习和生活中办理事务和个人事务时常用的具有实有价值和某种惯用文种、格式的一类文章总称。它是人们交流思想、互通情况、解决问题、处理事务的工具。二、应用文的特点1、因事而写，内容真实；23、语言得体，文字简约；45三、应用文的主要用途1、传递信息；2、处理事务；3、交流感情；4、用作凭证。四、应用文写作的一些基本技巧（一）应用文的标题1、除法规、规章加书名号，一般不用标点符号，但可加引号。2、公文式标题中“关于”的用法，表示对事由在中心词语起关涉、介绍、提示、隔离的作用，与事由部分组成介宾结构，大多数情况下不能省略。标题常用黑体或宋体，字号在三号至二号之间。（二）应用文的常用专用语1、概述情况，说明根据的，常用“根据”、“遵照”等领起。2、介绍目的，常用“为了”、“为”等领出下文。3、交代原因的，常用“由于”、“因于”、“鉴于”等；4、表对象范围的，常用“对”“向”、“关于”等。5、要表达模糊语言的，如“基本上”、“大多数”等。6、“的”字短语，在规章中常用，如“情节严重的”。（三）应用文正文结构层次1、标点符号：第一层为“一、”，第二层“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。2、正文字体一般为三号仿宋体字，行距一般在25-35磅。用纸国际上通用A4纸，党委机关常用16开纸。页边距左右常留2.8cm,上下常留2.5cm。页码常选“1”、“-1-”。（四）应用文落款1、单位名称要写全称，或者规范化的简称。2、日期可用“二○一○年四月二十七日”、“2010年4月27日”，用文件头发的公文只用能前一种。常见错误“二0一0年四月二十七日”中的零用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替，另外，用“2010—4—27”、“二零一零年四月二十七日”也是错误的。（五）应用文盖章1、单一发文的印章，盖章就代表单位，因此不再打单位名称，将章直接盖日期上。讲究“上不压正文，下骑年盖月”。2、联合发文印章，相互不交叉，不相切，不远离。第二部分●常用几种应用文的规范写作要求【通知、请示、报告、通报、会议记录、会议纪要、计划、总结】一、通知（一）通知的含义及种类1、含义：通知是一种最常用的公文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。同时还适用于人事任免。2、种类：按内容的性质可公为知照性通知、批示性通知、批转性通知、发布性通知、会议通知。（二）通知的结构及写作1、结构：由标题、主送对象、正文、落款构成。2、写作（1）标题：一是只写“通知”、“ⅹⅹ通知”如“会议通知”、“改道通知”，必要时也可在通知前加定语，“紧急通知”、“重要通知”等字样；二是发文机关、事由、文种“三要素”齐全，这种标题让人一目了然，看标题就基本上知道通知的大概内容，如“一公司关于开展气排球比赛的通知”。（2）主送对象：主送对象一定要明确。非广发性、周知性的通知，受通知的对象一般要写全，如“金桥车队”；普发性的通知，要按规范发布范围，如“司属各科室、车队”（3）正文：要交代发文的原因、意图、目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。（4）落款：正文右下方注明发文机关和成文日期。（三）撰写通知的注意事项1、注意标题的撰写，一般提倡标题应包含发文机关、事由、文种“三要素”齐全。2、通知事项要具体明确。事项是通知的基本内容，特别是指示、贯彻、周知性的通知，内容更在直接，阐述的理由、提出的事项、应采取的措施、办法要写得切实可行，以便于下级机关或有关人员执行。3、语言文字要准确、简明，防止重复拖沓、篇幅冗长等毛病。一公司关于开展公文写作培训的通知司属各科室、车队：为进一步规范我公司的文书写作，提高管理人员的公文写作水平，树立良好的公司形象，一公司决定开展公文写作培训。现将培训的具体事项通知如下：一、培训时间：2010年4月27日15：00时。二、培训地点：一公司XX办公楼五楼会议室。三、培训对象：一公司安全员以上管理人员（含安全员）。四、培训要求1、参加培训的人员须按时到会场，不得无故请假，如确有事需要请假的，要提前向一公司办公室请假。2、要求自带纸、笔，认真做好笔记。南宁市XXXX总公司一公司二〇一〇年四月二十一日关于XX等同志任职的通知司属各科室、车队：经研究决定：任XX同志为XX车队队长（试用期6个月）；任XX同志为XX车队副队长；任XX同志为XX车队副队长（试用期6个月）。南宁市XXXX总公司一公司二○○九年三月二十三日抄报：总公司领导、总公司各部门抄送：二公司、保修公司、物业公司、物供公司二、请示（一）含义及种类1、含义：用于向上级机关请求批准或指示的一种上行公文。凡是下级无权解决、无力解决及按规定要经上级决断的问题必须向上级行文请示。2、种类：按性质、功用和内容可分为批准性请示和批转性请示。（二）结构及写作1、结构：一般由标题、主送机关、正文、落款四要素构成。2、写作：（1）标题：有两种写法，一是发文机关，事由和文种，如“望州车队关于购买电话机的请示”。二是事由和文种，如“关于购买电话机的请示”。不能将“请示”误写成“请示报告”、“报告”或“申请”，不宜写成“关于请求（或申请）XXX的请示”。（2）主送机关：必须而且只能写一个主送机关。（3）正文：一般由请示原因、事项和结语组成。①请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据，不宜太多太长。②请示事项是重点，请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项，所提建议和要求要切实可行，一般应写“拟”怎么办。③请示结语常用“妥否，请批示”、“以上请示，请予批准”，不要用“可否（妥否、当否），请批准”不合逻辑的用语作结，而且结束语也不能出现“报告”字样。（4）落款：发文机关和日期（三）撰写请示的注意事项1、请示的问题应是工作中亟待解决的问题。2、请示写作要注意一文一事，切忌把几件事写在一起。3、每份请示应明确一个主送机关，不要搞多头请示或越级请示。4、行文简洁，条理清晰。例一：《XX车队关于定点收取钱袋需安装一盏探射灯的请示》改正：《XX车队关于安装探射灯的请示》例二：《关于XX车场洗车台地下水管爆裂需维修的请示》改正：《关于维修XX车场地下水管的请示》XX车队关于需要购买职工用餐装运用具的申请一公司:我车队现用的职工用餐装运用具因是塑料的,由于使用时间已久，并已破裂，现向公司购买不锈钢制作的共6只，其中35公分2只，40公分2只，45公分2只，每只价格分别为95元、120元、150元，6只共为730元左右。以上情况妥否，请批示。XX车队2009年11月23日原文：XX车队关于购买不锈钢圆桶的请示一公司:我车队现配送职工用餐的用具是6个方形塑料箱，由于长期使用现已破裂。为确保车队职工的正常用餐，现拟购买6个不锈钢圆桶作为职工用餐的配送用具，总费用为730元。具体规格及单价如下:1、直径35cm2个，95元/个；2、直径40cm2个，120元/个；3、直径45cm2个，150元/个。妥否，请批示。XX车队二〇〇九年十一月二十三日修改：XX车队关于购买开水器和微波炉的请示一公司：XX车队饭堂的开水器，长期供应着XX车队和XX车间职工的饮水问题，由于年久失修，该开水器的内壁连接发热管处，出现多处漏水，造成漏电无法使用，车队已经无法再修复使用，正临天气寒冷，就没有办法保障XX车队职工和XX车间职工的热水饮用，为确保职工饮上热水，车队盼请公司协助解决，妥否，请批示。XX车队二00九年十一月三日原文：XX车队关于购买开水器的请示一公司：我车队的开水器于2000年购买，由于使用年限已久，现内室面板现出霉烂、漏水问题，尤其是发热管接口漏水严重，并导致短路，无法修复。为保证车队职工的正常饮用水，我车队申请购买一台新的开水器。妥否，请批示。XX车队二〇〇九年十一月三日修改：XX车队关于安装食堂活动纱窗的请示一公司：目前XX车队食堂购饭窗口没有设置活动纱窗，对防止苍蝇飞入食堂，致使食堂存在苍蝇问题多次受到总公司的批评，为解决这一问题，建议一公司给予协调解决。妥否，请批示。XX车队二00九年九月三日原文：XX车队关于安装食堂活动纱窗的请示一公司：我车队食堂分饭窗口是敞开式，没有活动纱窗，经常有苍蝇从分饭窗飞入食堂工作间内，车队也因此多次被总公司批评。为提高食堂卫生质量，我车队拟在分饭窗口安装活动纱窗。妥否，请批示。XX车队二〇〇九年九月三日修改：三、报告（一）含义及总类报告是用以向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的一种陈述性上行公文。一般分工作报告、情况报告、答复报告、报送报告。（二）结构及写作1、结构：报告一般由标题、主送机关、正文、落款四要素构成。2、写作：（1）标题：有两种写法，一是完整式，即发文机关、事由、文种三要素齐全“一公司关于开展学习实践科学发展观活动的报告”。二是省略式，省去发文机关，由事由和文种构成。（2）主送机关即受文机关，报告一般都有特定的受文机关（即上级机关或业务主管部门）（3）正文：由报告缘由、内容、结语构成。缘由即开头，一般先总述开展工作的背景、成绩或发文依据，然后常用“现将有关情况报告如下”。结语一般以“特此报告”、“请审阅”等，也可不写。（4）落款：写明机关和日期。（三）撰写报告的注意事项1、报告要不失时机，尤其是专题报告，一事一报，反映情况一定要及时，讲究时效。2、内容真实可靠，有喜报喜，有忧报忧，既不夸大成绩，也不掩盖存在的缺点与问题。3、文字要精练，用词要准确，行文要简洁，汇报和反映的问题要简述，直接了当。4、不要把报告与请示混淆在一起，凡属请示性、上级机关必须答复的问题，不应写作报告。即报告中不能夹带请示事项。（三）常用几种报告写作注意事项1、专题报告一文一事一报，专题总结工作经验或教训，可以工作中期写，便于反馈情况。2、工作报告：向上反映经常性的工作情况，包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训和今后意见等，根据实际情况各有侧重。3、情况报告：常用于向上汇报偶发性的灾害、事故、案情、敌情和重要社情、民情、商业行情，或督促办理、检查某工作，举办重大活动、会议，对某项工作失误和问题进行检讨和反思等等。四、通报（一）通报含义及种类通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况的知照性下行公文，按内容一般分表彰通报、批评通报和情况通报。（二）通报的结构及写作1、结构：通报一般由标题、主送机关、正文、落款四要素构成。2、写作：（1）标题：一般有两种写法，一是完整式，即发文机关名称、事由和文种三要素齐全，如“一公司关于表彰ⅩⅩⅩ同志的通报”。二是省略式，即由事由和文种两要素构成，如“事故通报”。（2）主送机关：除极少数广发性或周知性通报外，一般单位形式开文的通报都明确的主送机关。（3）正文：一般应包括缘由、通报事项、处理意见或希望和要求这些内容。（4）落款：注明发文单位和发文日期。（三）常用通报的写法1、“表彰性通报”包括先进事迹、评价、表彰决定、希望和要求四部分。2、“批评性通报”除批评处理错误外，还要着重从中吸取教训，引起有关方面警觉，防止类似事件再发生。3、“情况通报”多为一事一报，灵活自如，因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，针对问题提出要求和希望。