文件台帐培训

文件、台帐管理培训培训目的：1、为了规范本公司各类文件、记录的格式，提高管理水平。2、确保公司文件得到有效控制，使各部门得到相应的有效版本，防止不适用的文件勿用。◆文件管理一、文件的分类1、分类：a)质量体系文件：管理手册、程序文件和支持性文件（对具体质量、环境、职业健康安全活动和操作步骤进行描述和规定的文件，可包括各类技术文件、标准、管理制度、作业指导书、各类规范等）。b)外来文件：国际标准、国家标准、行业标准、法律、法规等从外部获取的文件。c)其它行政文件。2、受控文件和非受控文件的定义：受控文件：受控文件是“非受控文件”的对称。凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。也就是说凡是存在修改的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始处于修改和换版状态的文件，如：质量手册、程序文件、各种规章制度等。非受控文件：非受控文件是“受控文件”的对称。凡是不存在修改和换版的文件都是非受控文件。这些文件一般情况下都是一次性使用，而且使用的时间较短，并在使用过程中不用修改和换版。如“审核计划、培训计划等。二、文件的编制和审批●文件在发布前必须经过审批，以确保文件是充分的和适宜的。1、质管部负责编制环境保护方面操作要求、环保设备运行作业指导书等，经过管理者代表审核，总经理批准生效。2、技术部负责编制本公司产品的生产作业指导书等“技术类文件”，经过技术部长批准生效。技术图纸由技术部长批准生效。3、《管理手册》由管理者代表组织编写。管理者代表审核，总经理批准生效。4、程序文件由相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准。5、其他质量/环境/职业健康安全管理体系“管理类文件”由相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准生效。★注意事项：a)文件编号、格式必须符合《文件编号规则》、《文件格式管理规定》相关要求的规定。b)文件须注明版本号（A、B）、修订状态（0、1、2）三、文件发放、接收和回收1、文件封面上的的分发号，台帐员在分发前应注明，并登记在发放记录上。2、发放的文件，接收部门或个人应在《文件档案》上进行签收。3、换版文件发放时，必须先将旧版的文件或作废文件进行回收，并进行文件回收记录。4、接收部门应及时做好文件接收登记。5、无人审批、未盖公章或受控章的文件不接收，已盖章的受控文件不能再复印。6、台帐员应及时做好《文件清单》、《记录清单》的更新工作四、外来文件管理1、各部门收集相关的涉及三体系的外来文件，由本部门对其适用性进行识别，以确保其有效性、适用性；凡作为信息了解，不需执行的或与三体系无关的文件，作为非受控文件；凡需使用的，作为受控文件。2、建立《外来文件清单》五、文件更改、换版和作废1、文件更改：文件更改符合《文件控制程序》的规定，并填写《文件修改记录》，同时收回相应的作废文件，并在对修订状态进行重新登记，修改后的文件应重新进行审批。2、文件换版：文件经多次更改，或需进行大幅度修改时应进行换版，换版应符合《文件控制程序》的规定，同时收回旧的作废文件，对版本号进行重新登记，换版后的文件应重新进行审批。3、作废文件：作废的“受控”文件由文件管理人员统一按原文件发放范围回收，并加盖“作废”标识。作废文件经管理者代表批准后，文件管理人员统一销毁，并填写《文件（记录）销毁记录》记录。作废文件需作资料保存时,经管理者代表批准后，加盖“作废留存”章，由文件管理人员隔离存放。六、文件的标识与保存1、受控标识a)在文件发放时一律由质管部负责加盖红色“受控”印章，由台帐员负责注明分发号b)不适用的作废文件应及时收回盖上“作废”印章并销毁，并在《文件清单》上注明，或填写《文件作废清单》。◆记录管理一、记录表格编制、编号管理1、记录表格编制由使用部门负责编制，通用记录表格的编制具体参照程序文件、管理标准的附表。如：记录清单表格样式参照《记录控制程序》中的附表。2、记录的编号按照《文件编号规则》相关规定要求进行编号。各部门编制的记录表格应由质管部进行确认。二、记录填写要求1、记录填写应及时、正确、清晰和齐全，栏目填写完整，签字要全名。2、记录不得随意更改，不得涂改、描改，笔误等特殊情况需要更改，应划改，划改人员应签字，不符合规定的记录，不能作为工作依据。记录就是证据！三、记录的收集、编目、保存1、记录的收集、保管部门、保存时间在《记录清单》中规定。2、记录的保存部门应指定一名（或多名）专门的兼职记录管理员，负责记录的控制工作。3、记录的保存部门应建立记录索引，应包括归档类别（名称）、保存地点、负责人等。4、记录管理员为收集的记录建立目录，以便查阅。5、顾客对质量记录保存期有特殊要求应予以满足。若顾客要求保存期短于本公司规定的保存期，则以我方保存期保存；顾客要求的保存期长于本公司的保存期，则以顾客要求的保存期保存。6、记录要贮存在通风干燥、防虫蛀和无霉变的场所。四、记录的处理1、各部门记录员在每年初将保存期的记录统一处理。2、过保存期的记录保管部门提出申请处理，报管理者代表批准后，由保管部门负责销毁，填写《文件（记录）销毁记录》做好记录。3、各部门保存的记录由本部门提出申请，由管理者代表批准，由各保管部门负责销毁，并填写《文件（记录）销毁记录》做好记录。要求：1、各部门梳理好本部门文件，并编制《文件清单》。2、各部门台帐员将本部门的所有记录进行整理、编号，编号由质管部统一编目，电子版交由质管部存档。质管部将择时对各部门文件、台帐管理进行检查，对检查不合格的予以通报。立即整改！