档案基本知识培训

2007年3月上海中信信息发展有限公司档案基本概念档案基本类型档案管理机构档案业务总体流程1、什么是档案？档案是社会团体、组织、个人在社会生产活动中形成的具有保存价值的历史纪录。一、档案基本概念2、什么是立档单位？立档单位是满足下列要求的独立单位或团体：（1）具有独立的法人资格（2）具有独立的人事权（3）具有独立的财务权一、档案基本概念3、什么是全宗？全宗是一定范围内（通常为一个或几个立档单位）所有档案的总和。全宗包括：(1)独立全宗（一个立档单位所有档案的总和）(2)联合全宗（几个立档单位所有档案的总和)一、档案基本概念4、什么是档案室、档案馆？职能有何不同？档案室是最基层的档案机构，基本职能是收集和管理档案并在一定范围内提供档案利用。档案馆是业务上指导基层档案工作的上级档案机构，基本职能是指导、督基层档案工作、制定档案工作标准、规范并负责向社会开放和提供档案利用。一、档案基本概念5、档案工作的基本业务内容？档案工作涉及业务部门、档案室、档案馆三个主体对象：（1）业务部门负责档案日常积累、归档，并按规定定期将档案移交档案室（2）档案室负责档案的接收、整理、鉴定、销毁、移交、统计等管理工作并供查询利用，而且定期向档案馆上报（3）档案馆负责档案的接收、整理及向社会提供利用。档案的基本流程概括为八个流程：积累、归档、接收、整理、查询利用、统计、鉴定、销毁一、档案基本概念6、什么是案卷级管理方式？什么是文件级管理方式？案卷级管理：将归档文件按其特征或内容具有一定关联性的组织在一起。（1）案卷号：每个案卷都有一个唯一的编号（2）卷内文件：每个案卷包含多个文件文件级管理：将单个文件按一定规律进行独立管理的方式。（1）文件号：每个文件都有一个唯一的编号一、档案基本概念7、档案积累、归档工作的基本内容？档案积累一般在业务部门进行，它们必须负责收集和管理好各种有价值的文件材料，并在规定的时间进行档案的移交归档工作。一、档案基本概念8、档案整理工作的基本内容？组卷（立卷）、拆卷、分类、排序、著录、编目、上架。一、档案基本概念9、档案查询利用的基本内容？档案查询包括目录查询和全文检索：（1）目录查询是通过查询案卷目录或文件目录来找到相应档案（2）全文检索是与计算机技术密切相关的新型查询方式，通过对档案全文的检索能够更准确地找到需要的档案一、档案基本概念10、档案鉴定的基本内容？档案鉴定包括密级鉴定、保管期限、销毁鉴定：（1）密级鉴定是对档案的保密程度进行鉴定（2）保管期限鉴定（也称档案价值鉴定）是对档案的价值的判定（3）销毁鉴定是对无价值档案进行销毁。一、档案基本概念11、档案统计的基本内容？档案统计包括基本情况统计和日常业务情况统计。（1）基本情况主要包括档案管理人员情况统计、档案工作人员情况统计、档案馆基本建设情况统计、档案设备及装具统计、档案库藏情况统计。（2)日常业务情况统计包括归档情况统计、查询利用情况统计、鉴定情况统计。一、档案基本概念档案管理机构档案基本概念档案基本类型档案业务总体流程1、按产生性质分类：文书档案、财会档案、科技档案、照片档案、声像档案、实物档案、专门档案。2、按存在范围分类：通用档案、专门档案。3、按存在方式分类：实体档案、电子档案。二、档案基本类型档案基本概念档案基本类型档案管理机构档案业务总体流程三、档案管理机构省市档案馆国家档案局部委档案馆省市政府地区档案馆局企档案馆室国家部委县档案室企业档案室区政府县政府一级单位二级单位业务管理部门行政管理部门行政管理部门产生地方标准产生行业标准产生国家标准档案基本概念档案基本类型档案管理机构档案业务总体流程四、档案业务总体流程部门1部门n保管查询利用销毁鉴定部门2…文件积累归档档案部门接收整理统计查询借阅编研反馈宣传