淮北市国土资源系统档案培训

淮北市国土资源系统档案培训武秀华二○○六年七月二十八日Hello!淮北市国土资源档案管理培训国土资源档案管理国家、部规章我局档案工作的现状档案立卷实务操作第一部分、国土资源档案管理国土资源档案的概念：国土资源档案是指在国土资源管理各项业务活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、各类数据汇总表、册、图纸、声像等档案材料。国土资源档案的重要作用国土资源档案是土地、矿产资源管理活动中形成的真实的历史记录，具有法律效用，是国家的宝贵财富，是国家档案的重要组成部分，是国土资源部门的重要的信息资源和财富。尤其近几年来，土地参与国家的宏观调控，随着土地使用制度改革深入和社会经济的发展，社会对节约集约利用土地意识越来越强。经济建设和社会发展对土地的需要，档案查询利用率越来越高，土地档案发挥着越来越重要的作用。国土资源档案管理国土资源档案工作简要可概括为：6句话，26个字:全面收集、分类整理、标准化立卷、科学归档、现代化管理、服务利用。收集和归档范围档案收集是整个档案工作中的重要环节，具有特殊地位，首先，国土资源档案收集是档案工作的起点，是档案馆取得和积累档案的一种手段。其次档案收集工作是贯彻集中统一管理的基本原则。再次收集门类要齐全、及时、完整将有利于档案整理，编目，鉴定。总之收集工作是档案工的基础。归档文件整理（一）归档文件第一阶段价值鉴定与确定归档范围（主要指文秘）。归档文件的价值检定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节的第一阶段是对归档文件能否纳入归档范围进行初步的价值鉴定和资格审定，从而全面准确地确定归档文件材料的范围，这一阶段非常重要，一方面可以保证有查考利用价值的文件材料得到齐全完整的保存，另一方面可避免混杂无利用的文件材料，造成人力物力的浪费和影响以后档案利用。矿业权档案归档范围1、矿业权档案的收集内容与要求，归档范围与分类，编号与建帐的方法以及立卷归档的规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注El期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB／T11822--2000科学技术档案案卷构成的一般要求GB／T17678．1—1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB／T18894--2002电子文件归档与管理规范D∥T1—2000档案工作基本术语DⅣT22—2000归档文件整理规则矿产资源档案归档原则为保证矿业权档案的完整、准确、系统。市、县国土资源行政主管部门的矿业权档案，由本单位档案部门集中统一管理。市、县国土资源行政主管部门的矿业权档案形成单位，负责文件材料的收集、整理和立卷工作；档案部门负责指导、监督、检查、验收归档与保管并提供利用。凡列入矿业权档案归档范围的文件材料，应根据实际情况分阶段、分期将其整理立卷，年终归档，永久保存。市、县国土资源行政主管部门应将矿业权档案的形成、积累、立卷、归档工作，纳入矿业权工作的全矿产资源收集内容与要求收集内容凡是国土资源行政主管部门在矿业权建立、监督、变更、注销管理工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等均属收集内容。收集要求1、市、县国土资源行政主管部门应有专人负责本单位矿业权档案文件材料的收集整理和立卷工作。2、矿业权从申请登记到注销各阶段形成的文件材料要收集齐全、内容完整，责任栏签署完毕。3、对于年限较长才能注销的矿业权，其文件材料要分期、分阶段收集、积累。4、矿业权管理工作形成的电子文件一并收集积累。矿产资源归档范围与分类探矿权管理类(代字：探；：TA)1、探一新：探矿权新立管理类。2、探一变：探矿权变更管理类。3、探一监：探矿权监督管理类。4、探一销：探矿权注销管理类。KZ矿产资源储量管理类(代宇：储；代码：CH)1、储一评：矿产资源储量评审管理类。2、储一登：矿产资源储量登记管理类。3、储一销：矿产资源储量注销管理类。KC采矿权管理类(代字：采；代码：CA)1、采一新：采矿权新立管理类。2、采一变：采矿权变更管理类。3、采一监：采矿权监督管理类。4、采一销：采矿权注销管理类。归档文件整理（二）鉴定应注意的问题１、以文件材料为主，不是有收必归；２、以文件材料价值为主，不是有文必档；３、归与不归，不能光看红头文件；４、以本机关为主，不是外机关都不要；５、要注意（宏观）文件材料，也要注意微观文件材料；（三）划分保管期限，有三种永久、长期、短期１、确定划分保管期限的原则（１）国家档案局对划分保管期限规定三项原则，凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关，国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，如土地资源请示、批复、工作总结、计划、综合、组织机构演变、省厅、部批复，贯彻执行重要文件。（２）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内有查阅利用价值文件材料，列为长期保管。（３）凡是在较短时间内有利用价值的文件材料列入短期保管。２、确定划分保管期限应注意的问题：（１）注意文件之间的联系，不要孤立的看文件使用价值；（２）注意文件实际内容，不要光看其文件价值；（３）注意文件的长远需要，不要静止地看其价值；（４）综合的研究文件作用，不要片面看其价值。归档文件整理对于本机关现有查询利用价值，普发文件。总之，收集工作是档案工作的基础。保证归档档案齐全完整。保持合字不可分散性。整理立卷归档文件整理文件是一件一个保管单位，《归档文件整理规则》（第2—3条）正本与定稿为一件正文与附件为一件转发文与本转发文为一件原件与复制件为一件来文与复文各为一件文件处理单与文件为一件报表、名册、图册每册（本）为一件专业档案整理，土地登记以宗地为一卷规划、用地（一个项目为卷）会计档案，按会计档案组卷规定；人事档案，以人为卷档案文件修整，折钉，按照卷内目录排列顺序文件、材料修整为保证档案长期保存，有效提供利用，装订前对档案文件、材料修整、破损文件进行修裱，去处文件上易生锈蚀金属物，对页幅过大的文件进行折叠等。按照《中央机关公文处理条例》（国务院办公厅）公文用纸幅面规格有明确规定，纸张幅面有两种B5、A4，国家档案局设定档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计，较大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外，折成手风琴式，以方便归档后的查阅使用。卷内目录文件排列1、批复在前，请示在后2、文字在前，图纸在后。3、编页码，正面在右上角，背面在左上角。归档文件的分类（一）按年度——保管期限——问题三种分类，归档文件排列与编号，年度每一类一个保管期一个流水号，我局36个流水号，执行按问题分类，不管机构怎么变动，业务还存在。（二）归档文件排列应注意的问题1、不同类目档案文件的排列2、不可将归档文件直接按形成时间发文文号顺序排列3、随办随归，不是先来的先整，而是先全的先整。4、零头归档文件无联系，又很重要，有利用价值文件，排在有关类目的最后。编号的方法三、编号的方法文件右上方，加盖归档章，编号是编目工作起点和基础，其目的是固定分类，排列，也为录入查询利用提供了条件。（一）件号的编制1、件号即文件的排列顺序号，件号分为室编号和馆编号两种，归档文件在分类排列后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为室编号。2、采用年度——保管期限——问题分类法，三种保管期限12大类，每年归档文件形成36个流水号。全宗号年度室编号问题保管期限馆编号归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注室编馆编淮北市国土资源档案分类方案一级类目：1、综合类A2、会计类B3、地籍管理类C4、国土资源规划类D5、土地耕保利用E6、法规、法纪、宣传类F7、拆迁安置类G8、矿产勘查开发利用类K9、矿产资源储量类Z10、地质环境类H11、测绘管理类L12、声像照片类S一级类目分类A综合类二级类目A1文秘工作A2机构人事A3党群工作A4综合统计A5基本建设A6其他分类A1文秘工作归档范围1、工作计划、总结、报告2、会议记录、纪要3、局机关大事记4、收、发文处理，规章制度、保密、档案5、人大、政协提案、工作调研材料6、内部刊物等材料二级类目分类A2机构人事归档范围1、国土资源管理专业培训计划、总结、报告2、国土资源管理专业培训教育大纲、教材、讲义3、国土资源管理教育工作文件（上级来文、本机关发文等）二级类目A2机构人事三级类目A21机构人事统计A22人事任免、考核、考绩、奖惩A23职称评定A24工资福利待遇A25宣传教育和人员培训A26退休、抚恤A27科技成果二级类目分类号A2机构人事三级类目A25宣传教育和人员培训归档范围1、国土资源管理专题宣传材料、领导人讲话2、会议材料3、国土资源管理宣传工作文件（上级来文、本机关发文等）4、培训计划、大纲、实施方案；5、采访报道三级类目A27科技成果四级类目分类号A271科技项目登记归档范围1、立项申请报告2、立项内容可行性论证材料3、科研任务计划书4、科研任务计划合同书分类号A27科研项目申报评奖1、科研任务设计书2、科研成果资料3、科研成果鉴定书4、科研成果推广应用效益材料分类号A273科研成果推广1、科研成果评奖材料2、科研成果推广计划书3、科技成果推广应用总结材料二级类目A3党群工作三级类目A31党群工作计划、总结、报告A32会议记录A33组织关系介绍信A34纪检工作计划、总结、报告一级类目C地籍管理类二级类目C1综合管理C2土地调查C3土地登记C4土地统计报表C5土地分等定级C6土地动态监测二级类目C1综合管理归档范围1、地籍管理各项工作计划、总结、报告2、地籍管理文件（上级来文、本级发文、请示批复等）3、地籍管理工作会议材料分类C2土地调查C21土地利用现状调查C22城镇地籍调查C23村庄地籍调查分类C21土地利用现状调查C21土地利用现状调查C211土地利用现状调查成果鉴定归档范围1、县土地利用现状调查报告2、乡土地利用现状调查说明书3、乡土地利用现状图4、成果运用报告5、验收结果、鉴定意见、合格证书C212外业调查手簿归档范围1、乡镇外业调绘手簿2、乡镇外业调绘检查统计表C213土地权属调查归档范围1、土地权属界线协议书2、土地争议原由书3、堪丈记录表4、权属调查变更图5、证明、说明材料分类C21土地利用现状调查C214土地利用调查外业调绘片归档范围1、县图幅结合表（图）2、航片结合表（图）3、县、乡、村权属结点图4、调绘航片（正射影像图、影像平面图）C215土地利用调查面积量算C216土地面积汇总归档范围1、国有土地分类面积汇总表2、集体土地分类面积汇总表分类C21土地利用现状调查C217分幅转绘原图量算图归档范围1、转绘图斑图（涤膜正射影像图、影像平面图描绘涤膜图斑图）2、县、乡图幅面积结合表（图）3、用于面积量算的涤膜正射、影平、描膜图C218土地利用现状调查成果图归档范围1、乡镇权属边界接合图2、分幅土地权属界线图3、土地利用现状图4、分幅土地权属界线图[1：1万乡土地利用现状图；1：5万县土地利用现状图]分类C22城镇地籍调查四级类目C221城镇地籍调查成果鉴定归档范围1、城镇地籍调查专题报告2、城镇地籍调查鉴定验收材料C222城镇地籍权属调查1、指界代表法人身份证明2、代理指界人身份证明及委托书3、缺席划界通知书4、变更调查申请书5、地籍调查表C223平面控制测量1、记录手簿2、控制网点3、成果计算簿4、控制点成果表5、控制点之记分类号C22城镇地籍调查C224细部测量1、地籍勘丈记录手簿2、解析界址点成果表3、界址点之记4、面积量算表及原始记录5、土地分类汇总表6、宗地面积汇总表C225城镇地籍调查成果图1、地籍图2、聚脂薄膜二底图3、控制点网图分类号C23村庄地籍调查四级类目C231村庄地籍调查成果鉴定归档范围