管理员岗前培训

1主讲人：郑长安湖南省交通科学研究院二○○九年八月湖南省高速公路竣工文件编制管理2培训内容•前言•概述•组织与管理•准备工作•文件的编制管理•监督与检查•工程档案的整理•工程档案的移交•案例前言•《细则》是在《范本》及有关规定的基础上编写的；•细则适用于该高速公路建设全过程中形成的文件材料的编制、收集、整理、归档及其管理工作；•《细则》与《范本》应配套使用，若有矛盾，以细则为准，并及时告知管理组。3概述•公路工程竣工档案的定义指新建和改建公路工程从建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工和竣工验收的全过程中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体形式的历史记录。概述•公路工程竣工档案的特点原始性、真实性专业性成套性综合性、内容繁多全过程、周期长涉及面广（单位、人）4概述•竣工档案整理的意义和目的竣工档案是公路建设项目不可缺少的重要组成部分建设活动成果反映的一种形式法规性文件规定质量追踪、追查质量责任的依据管理、营运、养护、维修、改造的依据是工程项目竣工验收的必备条件之一利用概述•存在的问题重视程度不够管理不严技术力量薄弱编制归档混乱无序规范规定不够明确，部分无统一的标准文件管理的自动化和程序化程度不高管理不严5概述•实施对策制定标准管理人员的统一培训严格执行制度参与单位与建设单位的协调合作管理不严概述•过程：建档、归档、用档•目的：利用•公路工程竣工档案整理的内容竣工文件的编制整理：形成——积累——收集——鉴定——分类——组卷——排列——编目——装订——临时归档，由参建单位完成；竣工档案的整理：将整理成册的工程管理文件进行系统化，包括案卷分类——排列——编目——装盒——排架——移交验收；要想保证竣工档案的质量，实现竣工档案完整、准确、系统的基本要求，首先要做好文件材料的形成、积累和管理工作。6组织与管理---组织机构•业主公司由合约部/工程部负责文件材料的编制、整理和归档的领导工作，并设立专职档案人员负责业主方的文件材料的编制、整理和归档的管理工作。•管理组由专业人员组成，根据工作实际，在保证正常开展的前提下，设立成员若干名。•监理单位设立主管领导（驻地或副驻地监理工程师担任）、文件材料负责人和专职资料员。•施工单位设立主管领导（项目总工、经理或副经理担任）、文件材料负责人和专职资料员。•施工、监理单位专职资料员一经确定，不得随意更换，如特殊原因需要更换需上报中心试验室和管理组批准。组织与管理---机构图业主及总监办档案管理分管部门业主及总监办档案人员试验测量人员各承包人文件材料主管领导各承包人资料员各驻地监理处文件材料主管领导图1高速公路文件材料编制组织机构图驻地监理处资料员第三方档案管理咨询服务机构（管理组）业主及总监办档案管理主管领导计划进度人员安全环保人员质量管理人员合同管理人员办公室人员施工质检人员试验测量人员安全环保人员计划进度人员合同管理人员7组织与管理交通行业主管部门实行统一领导和业务管理档案行政管理机关实行监督和业务指导项目建设公司对竣工文件材料的形成、积累和整理归档实行具体领导和监督，并负责接收整理归档和档案室的建设监理单位对施工单位竣工文件的形成、积累和整理的检查、监督和审查设计、施工、监理等单位负责各自竣工文件材料的形成、积累和整理、移交组织与管理公路建设单位（业主）及总监办、施工单位、施工监理单位（以下简称监理单位）、科研及新技术应用单位应将本单位文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目标管理工作中，并建立相应的管理机构和管理网络。明确分管领导，配备专职人员，并保持专职人员的相对稳定；设置临时档案室（柜），采取各种积极措施，确保文件材料的归档及时、真实、完整、准确和系统，质量符合要求。管理不严8组织与管理•管理组职责（1）全过程中培训、指导，检查、督促档案管理工作。（2）协助业主制定本项目工程档案编制管理办法。（3）编写本项目文件材料编制管理的实施细则。（4）对文件材料进行完整性和规范性审查，并把审查结果提交给合约部/工程部，及时反馈资料审查情况，并提出处理措施。（5）统一表格形式，并指导表格的填写和运用。（6）对递交的文件材料进行整理、汇总和最终的归档，协助业主进行竣工档案的移交。（7）协助业主完成工程档案专项验收。管理不严组织与管理•监理单位的职责（1）明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位与管理组的关系。（2）及时完成与监理工作有关的文件材料（监理文件）的收集、整理、归档、保护和送交工作。（3）及时全面审查承包人上报的文件材料，认真行使个人签字权，对已签认文件的原始性、准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和业主、承包人之间交叉的文件材料。（4）监理单位除完成自身的文件材料编制管理工作外，还应负责对承包人的文件材料编制管理工作进行检查和督促。管理不严9组织与管理承包人的职责（1）明确分管领导,配备专职管理人员,建立临时档案室。（2）及时完成与工程施工有关的文件材料（施工文件）的收集、整理、归档、保护和送交工作。（3）对上报的文件材料的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、管理组和业主的签认，承包人仍不能免除在该方面的责任。（4）在每期计量前必须将监理已签认的质量保证资料送交管理组，只有得到管理组的签认，方可进行当期的工程计量与支付。管理不严管理流程•编制管理的步骤形成收集初步鉴定立卷归档档案的整理档案的移交管理不严10管理不严文件的形成文件的收集文件初步鉴定档案的移交文件的归档档案的整理文件的立卷封面、卷内文件目录、卷内排列、页码、备考表的编制和案卷的装订编制案卷目录、装盒、贴签、档号、排列、上架等范围、时间、份数、要求建设单位的文件公路工程档案形成流程图管理不严管理流程图统一标准，制定制度确定文件管理人员人员培训立卷建设单位档案管理员初步鉴定档案整理监理审核、初步鉴定建设单位文件收集检测科研机构文件收集承包商文件收集设计单位文件收集监理单位文件收集文件报送至建设单位第三方档案管理咨询服务机构11管理不严准备工作•管理机构和人员要求•人员培训•单位、分部、分项工程的划分•表格编号规定•拟定试验计划•建立沟通平台：建立管理组QQ群、网站、邮箱、办公室电话、传真。•第一次送交资料内容12文件的编制管理•质量要求•文件的形成•文件的积累•文件的收集•文件的初步鉴定•文件的审查•文件的立卷•文件的装订文件编制管理•质量要求基本要求内在质量：真实、准确、规范、完整外观质量使用质量：查找利用方便13文件编制管理•质量要求具体质量要求书写材料和工具：耐久性文件的规格：一律采用A3、A4两种尺寸文件的装订版本的要求：保证其中一套均为原件笔迹要求填表要求文件编制管理•文件的形成前期准备阶段产生的文件材料建设周期内产生的管理性文件材料施工阶段产生的文件材料：施工、监理、科研交工验收产生的文件材料竣工图的编制14文件编制管理•编制原则内容完整、数据准确、条理清晰、填写规范、查阅方便、逻辑合理（不是越多越好）•编制内容及思路准备工作：单位、分部、分项工程划分熟悉工序：开工报告及准备资料→放样→开钻→验孔→钢筋加工及安装→混凝土浇筑→验桩→评定→交工文件编制管理选择表格：与工序有关的表格，施工记录及质检表格（SJ、ZJ、JY、ZR）和试验检测表格（CS、CY）规范填写：各种表格的正确填写合理组卷：原则是内容完整、数据准确、条理清晰、填写规范、查阅方便、合理逻辑（不是越多越好）。（宏观和微观）15文件编制管理•文件的积累按照公路工程项目建设活动的工作程序，通过一定的方式和方法，将公路工程建设活动中产生和形成的各种文件材料适当集中，妥善保管。积累范围----利用价值积累方式：临时档案室、档案人员和专业技术人员的平时积累文件编制管理•文件的积累—措施以公路施工程序和有关标准、规范为依据，实行建设项目全过程的检查监督；抓住薄弱环节，做好公路工程文件形成、积累的管理工作；实行“三纳入”（建设计划、工作程序、岗位职责），形成制度化；运用经济原则，加强监督管理；认真贯彻《档案法》和档案工作的法规性文件，以法律手段进行督促和检查，做好形成和积累工作。16文件编制管理•文件的收集收集是指把分散形成的具有保存价值的工程管理文件材料，通过接收、征集，采取有效的措施集中起来，统一保存的工作。收集方式：典型形式、补充形式收集措施：以法律法规为指导、遵循文件自然形成规律、把好质量关、查漏补遗–所有文件材料的成文部门或个人按要求定期送交给各单位的资料管理员；–各单位的资料管理员按要求定期向各成文部门或个人收集文件材料；–各单位的资料管理员按要求定期向管理组送交本单位某一周期内形成的文件材料；文件编制管理•文件的收集–承包人是以计量期数为送交周期，其流程为：承包人专业技术人员资料收集→现场监理审核签字→承包人资料整理汇总→每期计量前送交监理处审核汇总（审核合格）→管理组核签（审核合格）→业主或总监办签准计量支付。送交时间业主自定（如监理处的审核截止日期变化，审核时间相应变化），送交的为本期计量的相关质量保证资料，确保资料的及时和完整性。–监理处以单位工程为送交周期，其流程为：监理资料收集（包括试验室、专业工程师、监理组、监理处的所有工程监理文件）→监理处资料汇总→管理组审核归档。17文件编制管理•文件的收集–公司和总监办每半年或一年送交资料，其流程为：各部门文件收集（中心试验室、各职能部门、工作站的相关工程文件）→业主资料室审核文件汇总→管理组复核归档。–各单位的文件材料将原件送交至管理组临时归档，并复印一份为本单位保存临时归档，待工程结束后统一再送交至管理组。–每次文件材料的送交和收集都应该有详细的清单目录（打印件和电子版各一份）和收发文登记。–本项目通车三个月内，承包人和监理单位应全部完成质量文件和管理文件的送交和收集工作。文件编制管理•文件的初步鉴定文件的质量鉴定原始性鉴定：文件本身是原件，真实完整性鉴定：整个施工周期的文件完整性，单项文件完整性，单份文件的鉴定准确性鉴定：文件内容与实际情况一致，文件相互之间在内容上协调一致规范性鉴定：周期内的文件归档规范性，案卷立卷的规范性，单份文件的规范性18文件编制管理•文件的初步鉴定保存期限的鉴定为永久（50年以上）长期（16~49年）短期（15年以下）临时（5年以下）文件编制管理•文件的立卷立卷是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用立卷的要求准确反映施工周期内的公路工程管理的真实情况内容必须真实、准确、完整齐全的审批签章手续材料必须符合耐久性要求，利于长期保存一律使用有装订线的稿纸或专用打印纸已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制19文件编制管理•文件的立卷立卷措施•各单位管理员应将收集的资料按范本要求进行立卷，通常以一个或若干个分项工程为某一立卷单位，案卷厚度不宜超过25mm（250张纸左右）；•管理组分别对各单位可能成为某一案卷单位的文件材料各设置一个标准档案盒，分别对每次的送交资料根据要求投放到相应的档案盒中；•立卷的首页应有清单，对本卷中已经收录的文件做记录，以确保立卷的完整性和成套性；文件编制管理•文件的立卷立卷措施•在日常质量保证资料的送交过程中，承包人或监理处不一定按完整的立卷单位送交，而是根据当期计量的某工程的部分资料；•管理组将对每个档案盒内的案卷资料进行卷内排列；•待某一案卷中所要收录的资料完整后，承包人和监理单位应根据不同的案卷做好封面、副页、卷内目录、页码和备考表等；•按《范本》要求进行装订，此项工作由管理组完成。20文件编制管理•文件的立卷立卷的方法按时间按公路工程管理的内容：管理性文件按公路工程内容：质量文件按合同段或单位按专业按里程桩号按工序按性质文件编制管理•文件的立卷