行政会务培训-会务实操

华东行政会务系统培训交流会---会务工作操作实务主讲内容：1.如何理解会议营销2.会务工作职责；3.会务工作细节与注意事项；4.会议营销—组织框架；5.会议当天流程控制；6.会议相关数据分析；1.如何理解会议营销：会议营销的定义：•狭义的会议营销：是以“联谊会、茶话会、产品说明会、培训会、客户答谢会”等形式将客户集中起来进行产品或服务的营销。•广义的会议营销：是一种数据库营销,它是通过收集特定消费对象的数据信息，建立数据库，然后对这些数据信息进行归纳、分析、整理，并根据需求状况进行分类，确定目标消费人群，用会议的形式邀请目标消费人群参加，进行有针对性的销售。会议营销产生的背景：•短信网址定位为新产品、新概念•一般的销售人员面对客户无法描述清楚•企业客户受电话及业务人员骚扰太多•正常电话开发及常规销售难度加大•销售周期过长导致销售成本过高•通过专家专业讲解的授课式方式是最为便捷有效的销售模式•通过现场气氛的塑造增大客户的信任及安全感•最终达成最有效的销售流程会议营销；让员工在统一方向领导下按一定原则将客户邀约到指定会场，并由主讲师予以产品价值的宣导，由员工针对客户具体问题给出解决方案并推介产品，最终与客户达成签单结果的过程！会务工作的重要性1.公司业绩的80%以上甚至还要更高，来自会议营销！2.会议营销相关主题要跟的上市场的变化！（上海517电信）。3.不断积累会议营销中的亮点；不断改进会议营销中的不足。4.创新！看别的公司怎么做！2.会务工作职责:职责与工作任务：职责一工作任务会务管理体系制度执行。上报的月度规划表,安排分公司会议会议营销现场数据的收集、会议操作流程的把控。收集每场会议现场及三个工作日的到帐情况，监督每场会议的情况及成本分析职责二职责表述：规范会议营销操作流程，发现会议营销中的不足及问题的解决改进，促进公司战略目标的实现。工作任务完善优化会议营销操作流程与讲师及总监沟通，了解会议营销中的不足并提出解决方案从会议营销的角度上，推动公司的发展战略，阶段性进行会议营销现状盘点，沉淀经验。所需记录文档：会议当天短信战报、会议签单明细表（次日）、会议营销工作汇报（4个工作日）、月度会议营销规划（每月28号）考核指标：月度规划的合理性、对会议营销各类数据的统计和分析能力3、会务工作细节与注意事项酒店供应商目录.xls会议营销后台工作要求清单.doc会议营销酒店要求清单.doc会议战斗单位名单.doc会务人员调配与管理会议物料准备及注意事项会议每月工作事项及流程4.会议营销—组织框架会前：1.会议策划:会议主题、会议门票（或邀请函）设计2.资源准备:根据会议具体规模布置资源收集任务（由会议总指挥布置并定奖惩由各部门经理检查执行奖惩）3.邀约质量的把握：部门经理对员工发出门票或者回执的客户把握，分析资质。4.会前的培训：会议后台培训：签到、引座、拦截黄金域名包装培训主攻手谈单模拟培训等。5.重点客户的分析会中：重点客户的确认与把握主会场，洽谈室的一致性唱单气氛的抄作—促单及唱单客户深挖（黄金域名）拦截工作收全款重点的人，主攻手。飞虎队核心：模块化操作。对事负责制加强执行力度。奖惩严明会后：尾款的回收客户的服务营销邀约客户的跟进销售5.会议当天流程控制：8：30~9：00短信通知：1、商务经理收集所有参会客户手机号，统一群发短信通知客户；2、9：00和12：00分别各一次，短信内容参考。。。9:00~10:30会前清点：1、依物品清单进行物品清点和规类、装箱，便于搬运；2、所有会议人员清点到位；3、物料运输组出发至酒店；11:00~12:001、按原先酒店要求检查酒店提供的各种设备是否到位；2、主会场确认:桌椅(调整座位号及参会证的号码),音效,灯光,会议资料,座位号,聚光灯,麦克风,致辞嘉宾,礼炮手，控场等.3、签到台确认:参会证(嘉宾参会证交签到负责人),签到笔,签到本,名片盘,鲜花,绶带,签到人员.4、谈单室确认:桌椅,POS机外线,网络,查词电脑,麦克风,白板.5、音响、投影设备连接及测试：①请酒店技术员直接调试好音响、投影、灯光；②会场员工熟悉音响和灯光开关，并测试模拟一遍（彩排11点半左右12点结束）；③视频文件必须会前试播一遍，用主讲师电脑试播（所有本次会议需使用文件需要用移动硬盘拷贝一份，以便出现紧急情况）；④会场音响和投影在1点前调试结束，1点准时播放会议音乐迎接客户；5.会议当天流程控制：会议开场流程：①13：00-13：20会场播放较轻柔的音乐；②13：20-13：30会场开始播放较激昂音乐、热血沸腾的那种；③13：30播放第一个视频；④13：45播放温馨提示---填写信息采集卡（可根据情况播放多次）；⑤13：47播放第二个视频；⑥13：50播放会前提醒—会场秩序宣导（可根据情况播放多次）；⑦13：50轻音乐30秒，主持人上台音乐，主持人上台（开场流程）6.会议相关数据分析：①会务年度数据.xls②会务年度数据分析.doc③XX分公司会务数据3月份总结及4月计划.doc0102030405060708090第一季度第二季度第三季度第四季度东部西部北部