公文的校核与修改

公文的校核与修改公文的质量直接关系着行政机关的行政效果和形象。如果出现差错，其负面影响有时是难以估量的。因此公文校核是行政机关工作中的重要一环。一、公文校核需要注意的几个方面（一）是否有行文的必要。可发可不发的坚决不发，这是提高公文质量的首要环节。（二）公文的观点是否正确。要注意公文文稿的基本观点是否符合辩证唯物主义、历史唯物主义的基本理论原则。如果有片面的、绝对化的、不符合马列主义、毛泽东思想的观点和内容，必须予以纠正。公文中提出的观点和要求、制定的政策和措施，必须符合党和国家的方针、政策、法律、法规，也必须符合同级地方政府现行的法规、规章。否则，必须予以修改。（三）公文的主旨是否明确。公文的主旨就是这个公文要干什么、要解决什么问题。公文的全部内容都须围绕这个主旨展开并阐述这个主旨，一切无关于主旨的东西都是多余的。换句话说，公文的主旨必须通过公文的全部思想内容、通过贯穿于全文的基本观点和中心思想表现出来。而这种表现必须是明确的、直陈式的，即向受文者直接表明主张什么、反对什么，要求做什么、不允许做什么，应该怎样做、不应该怎样做。要让受文者理解得明白无误而不致出现偏差。就公文的内容方面看，公文必须是一文一旨，即一篇公文只表达一个思想观点、解决一个问题。就语言表述方面看，正如前所述，对公文主旨的表述一定要态度明朗，观点鲜明，是则是，非则非，清楚明白，毫不含糊。检验主旨是否明确，首先要看文稿是否抓住了重点问题，并对重点问题做出了明确回答，全文的每一句每一段是否都围绕这一重点问题展开。如果文稿在这方面存在问题，必须进行全面核改。其次要注意一文一旨，不能奢望一个公文解决多个问题。要防止分散主旨，冲淡主题，扰乱公文的意图，以免贻误主要问题的解决进程。为此，在核改公文时要坚决舍弃多余的东西，坚持在解决主要问题的政策、措施上下功夫。第三要看选择的材料是否典型，是否能充分说明重点问题。（四）结构是否清晰。首先要注意公文格式方面诸如发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文层次序数、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关等要素是否与该公文文种、具体内容相吻合，是否齐备，是否符合公文处理规范。其次要看写法上是否体现了该文种应有的特点。第三要注意公文层次是否清晰，是否符合大多数人的思维习惯。所用材料之间是否缜密、周严、纲目清楚、逻辑性强。第四要注意各个局部之间结合是否完美统一，各个局部是否相对完备，没有残缺，段与段的联系是否紧密。要使文稿起承转合顺畅自如，首尾相应一气贯通。第五要注意公文的详略与疏密。一般情况，公文的主体内容分为多层次、多段落展开，要求密笔详写；而公文的写作目的和意义、提出的希望等则置于开头和结尾，各为单一段落，概要简述，宜用疏笔略写。第六要注意文稿各部分在脉络上的连贯和协调一致，不能出现诸如重复的、与全文中心脱节的、互不相干或自相矛盾的内容。如果各部分有小标题，要使每个小标题的表述风格、结构保持一致。（五）语言是否准确简练。凡是概念不清、容易产生歧义的语言文字，与该文种语气、提法不适宜的语言文字，堆砌辞藻、罗列词汇的现象，不规范的名词、数词、量词，等等，都必须予以修改。名词、数量词还要统一称谓或度量单位(度量单位应尽量使用国际标准)。二、公文校核的几种方法（一）调整。包括三个方面：一是结构调整。对公文的层次、段落顺序进行调整，使其在逻辑关系上更严谨，在表达公文主旨方面更适宜。二是语序调整。在一个段落内对语句的顺序进行调整，理顺一段文字内在的表述顺序或逻辑关系，使其条理更清楚，使其与其它段落的表达方式相一致。三是词序调整。对一个句子的词语进行调整，使文句顺畅，达到语言流畅的效果。（二）删除。分为三种情况：一是删除与公文主旨无关或联系不紧密的分支观点，以突出中心。二是删去不具体、不确切、不足以说明观点的例证，删去平淡、不典型的例证，删去使用过多而淹没观点的例证，以突出观点。三是删掉一切可有可无的字、词、句、段，以简化语言。（三）增加。分为四种情况：一是观点、例证出现脱节，需要融汇的，要适当增加符合逻辑的推理、论述，使理由充分、坚实。二是对缺乏佐证或佐证不力的正确观点，填补贴切的例证作为依据。三是对转折生硬的地方增加过渡的段、句、词。四是对须交代清楚的事项做必要的补充说明。（四）改换。分四种情况：一是对立意肤浅、含糊不清的中心思想，通过深入挖掘或改换角度，使主旨集中鲜明。二是将内容相近、语意重复的段落改写为一段。三是对佐证不力的例证进行更换。四是对生涩、繁琐、失当的语言进行简化、精练、改写，使之简洁、生动、得体。