人事档案管理1

1人事档案工作人员职责一、保管全系统干部、职工档案。二、收集、鉴别和整理人事档案材料。三、办理人事档案的查阅、借阅和转递手续。四、建立人员信息库，做好干部、职工职务、工资变动等情况的登记，为组织提供有关情况。五、做好全系统人事档案的保管保密和保护工作，确保干部、职工档案的完整与安全。六、调查人事档案工作情况，制定规章制度，搞好全系统档案工作的基础建设和业务指导。七、推广、应用人事档案现代化管理技术。八、定期向档案馆（室）移交死亡人员的档案。九、办理其他有关事项。2材料收集归档制度一、了解和掌握形成人事档案材料源的信息，沟通渠道，及时全面地收集人事档案材料，包括入党、入团、任免、工资变动、调动、学历学位、培训、晋升职称、出国、奖惩、鉴定、离退休等材料。二、全系统各单位要有固定人员负责收集本单位人事档案材料，并在一个月内将材料送交组织人事处归档。三、形成档案材料的部门向组织人事处送交材料要逐份认真登记，档案工作人员要签字接收，及时鉴别归档，以防丢失。四、认真审核收集的材料，发现归档的材料不符合书写要求，材料不齐全，内容不真实，手续不完备等，应及时通知材料形成部门补送材料或补办手续，形成材料部门应按规定认真办理。五、建立“收集干部档案材料登记簿”和“缺少干部档案材料登记簿”，对缺少的档案材料，要及时收集，以确保人事档案内容的全面完整。六、人事档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。3材料鉴别整理制度一、凡收到人事档案材料必须经过认真审查鉴别，符合《干部人事档案材料收集归档规定》要求的，才能归档，可先放入档案散页夹。二、按规定剔出的档案材料，要逐份进行登记，经市局主要负责人审查批准后分别视情况予以处理，任何人不得擅自处理或销毁档案材料。三、对归档手续不完备的材料，须退还有关部门补办手续后再归档。四、整档人员必须熟悉整理人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能。五、整理工作中，不得私自涂改、抽取或伪造人事档案材料。六、整理过的人事档案要做到鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。七、人事档案的整理工作要经常进行，建档后要坚持每两年对所管理的人事档案进行一次装订入卷工作。4查阅借用制度一、因考察、任免、调动、政治审查、案件调查、组织处理、确定参加工作时间、入党、出国、福利待遇等事宜，需要了解情况时，可查阅人事档案。二、查阅人事档案，应填写《查阅人事档案审批表》,办理审批手续。阅档人员必须是中共党员干部。查阅档案必须在市局阅挡室。三、阅档人员不得查阅或借用本人及亲属的档案，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容。四、只批准查阅人事档案部分内容的，不得翻阅全部档案，经批准摘抄、复制人事档案供组织参考的，一般不盖章。取证的材料，由档案管理人员审核后盖章。档案用毕要经管档人员检验，当面归还。五、严禁在档案材料上勾、划、涂、改等。严禁抽取材料，严禁在档案材料上放置墨水瓶、茶杯和其他可能污损档案的物品。阅档时禁止抽烟。六、人事档案一般不外借，确因工作需要必须借阅的，经市局主要领导批准后，方可借出。档案借出时间不超过两周。逾期使用者，应办理续借手续。八、借用的人事档案，要妥善保管，严格保密，不得转借。未经批准，不得以任何手段复制档案内容。九、档案管理工作人员对利用档案的情况，应严格进行登记手续。5保管保密制度一、牢固树立安全保密观念、增强保密意识、严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》。二、根据中组部档案目标管理要求，做到三室分开（档案库房、阅档室和办公室）。三、库房内“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）设施要齐全，要保持适宜的温湿度（温度14－24℃，相对湿度45－65%）。安全防护设施要经常进行检查，杜绝隐患。四、任何个人不得私自保存他人档案，禁止用电话索取或提供职工的全面情况和涉及职工的政治历史或其他重要问题的情况，不得携带档案及档案材料出入公共场所。五、档案工作人员在工作中形成的废纸不得乱扔，一律按保密纸送有关部门搅浆或由两名同志负责监碎。六、不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。七、档案管理人员离开库房时要及时关灯、锁好门窗，无关人员一律不得进入库房。6检查核对制度一、保管的人事档案必须登记造册，每年要按人头进行一次检查核对，发现问题及时解决。二、在档案的接收、转出、借用及日常工作中，坚持检查核对，做到名册与档案相符，目录与材料相符。三、接收档案时，看是否属于本管理范围；看单位、姓名、职务是否相符；看档案内容是否与档案转递单开列的材料项目相符；看有无不需归档的材料；看档案材料是否完整齐全、整理装订是否符合要求。四、转出档案时，一要清点材料、整理装订；二要注销档案名册，注明转出去向；三要办理转递手续。五、接待阅档时，档案取出和收回要清点材料，以防丢失。六、每月检查一次借出档案退回情况，逾期未还者，要及时催回入库或补办续借手续。七、每半年按人员名册核对一次人员档案名单，做到管人与管档相一致，杜绝有人无档或有档无人的现象。7转递统计制度一、职工管理权限变化后，其档案应在15天内转到新的人事档案管理部门。二、转递人事档案必须按统一制定的《干部档案材料转递通知单》所列项目详细登记，并经过严格密封，通过机要交通或组织指派专人递送，严禁交本人自带或公开邮寄。三、转出的人事档案及材料要完整齐全，不得截留或将材料分批转出。四、收到的人事档案或材料，经核对无误在回执上签字盖章后及时退回。一个月内未收到回执的，转出单位要进行追查，以防丢失。五、对死亡五年以上的职工，应将其档案及时转至档案馆（室）。“无头档案”确属查不到下落的，可转交人员原籍县档案馆保存。六、对本单位、本系统人事档案管理的数量，材料的收集、档案的整理、利用，基础设施的配备，队伍的建设等情况要做到胸中有数，并定期或不定期地进行统计，针对存在的问题有计划的进行解决。8人事档案计算机使用管理制度一、外来人员未经允许，不得擅自使用人事档案的计算机查阅有关资料。二、对人事档案信息数据库要经常维护及时更新，数据要完整、准确、真实、可靠。三、定期做好数据库备份和计算机病毒检查处理工作。四、外来磁盘、优盘、移动硬盘一般不得在人事档案微机上使用，确需使用时，必须用查毒软件进行检查。五、在使用“干部信息管理系统”的过程中，档案工作人员对出现的问题及时进行记录，及时请有关技术人员处理，并注意信息保密。