人事——行政管理规定

苏州市授渔岛教育信息科技有限公司标准化管理体系——《行政管理制度》让孩子快乐学习变为一种习惯第一章办公室管理规定一、办公环境管理规定1、禁止在公司办公区域吸烟，如有需要，到办公场地物业指定吸烟区吸烟，每次吸烟时间不得超过15分钟。2、禁止随地乱扔纸屑及其它废物，员工需将废纸、废物入篓，剩水、剩茶倒入卫生间。3、员工自行维护个人办公区域卫生，办公桌椅、办公设备表面不得附着尘土并且物品摆放合理整齐，办公柜内不得摆放异味物品。4、禁止将食品和饮料带入技术区。5、工作时间禁止窜岗、聊天、喧哗以及做任何与工作无关的事情。6、工作结束后离开办公室前，员工需关闭办公设备电源并将办公物品归位，锁好贵重物品。违反以上任何一条规定，第一次警告，两次及以上每次罚款20元，部门当月出现3次罚款者，将对部门经理（主任）予以公司范围内通报批评并处以100元罚款。屡教不改者报公司公司领导处理。二、考勤规定(一)出勤规定1、工作时间采用定时工作时间制度的人员其工作时间为9：00至17：30，其中午休1小时，时间为12：00至13：00；特殊岗位按照部门工作时间安排午休，午休时间临时有紧急工作，可整体延后休息时间，但时间跨度均不可超过1小时。2、公司上下班实行考勤登记制度。1)全体员工上下班均应填写签到表签到考勤，以记录每天的工作状态。2)因公司重要项目的实施或部门必须当天完成紧急任务(如大规模的公司活动、会议筹备或赶写文件等)，且经过行政部备案的晚间加班超过23：00时(含)，加班的员工第二天上午可推迟至11：00上班，并进行相应的考勤说明。2)员工工作时间中因公外出，须事先在前台《员工外出登记簿》上登记，经苏州市授渔岛教育信息科技有限公司标准化管理体系——《行政管理制度》让孩子快乐学习变为一种习惯部门经理（主任）签字后交前台备案，返回时及时至前台填写返回时间，否则视为无效；如部门经理（主任）或公司领导不在，必须短信或电话请示领导后在前台登记并于事后请主管补签字，逾考勤期不登记则不再作为外出公干登记。该记录每月由前台负责汇总，经各部门经理（主任）签字后交财务部作为外出交通费报销或用车结算依据，如无登记记录，则财务不予报销交通费或自负用车费用，若既无领导说明，又未办理签出手续的，视为旷工一日处理。3、元旦、春节、清明节、端午节、中秋节、国际劳动节，国庆节等法定假日，休假时间根据国家、苏州市政府规定结合公司实际情况确定，由行政部统一通知。4、考勤员不认真履行职责，有舞弊等行为，予以辞退。5、人事主管建立员工年度考勤统计表，逐月依据考勤汇总表予以记录，作为员工出勤情况统计及休假情况记载基础资料，并备案存档。(二)缺勤规定1、迟到、早退因私9：00及13：00以后到岗为迟到，因私12：00及17：30前离岗为早退。迟到、早退的处理办法：在一个考勤期间内，第一次迟到或早退，由部门主管向其提出警告；第二次迟到或早退，由部门主管向其提出警告，并处以半小时内扣款20元，超过半小时扣除当天基本工资的处罚；第三次迟到或早退，由行政部门向其提出通报批评，并处以半小时内扣款50元，超过半小时扣除当天工资的处罚。2、旷工1)未经请假或请假期满未续假而擅自不到岗视为旷工。2)伪造出勤记录者，经查实，视为当日旷工。3)旷工处罚。①旷工者扣发旷工期间全部工资。②在一个公历年度内，旷工1天，给予警告，并根据人力资源相关规定扣发工资；累计旷工2天，工资降级；累计旷工3天，给予辞退。3、病假1)员工因病不能上班需请病假，病假的最小计算单位为0.5天。2)员工就医，应按照医疗保险部门指定的医院和相关要求进行。苏州市授渔岛教育信息科技有限公司标准化管理体系——《行政管理制度》让孩子快乐学习变为一种习惯)全年病假累计超过24天的，下年度不再享受公司的年假福利。4)病假期间工资发放执行人力资源相关制度。5)病假审批：①普通员工休病假须经部门经理（主任）批准，经理（主任）休病假需经公司领导批准。直接上级领导不在时，需经再上一级领导批准。②0.5个工作日以内的病假，经上级主管批准后，无需病假证明；0.5个工作日以上的，应有指定医院的有效病假证明，并在病假结束上班后的2日内，将病假证明经上级主管审核签字后交考勤员：超过三个工作日的须到行政部备案；在家治疗的每月须于25日下班前提供医院治疗证明和病假单。4、事假1)员工工作期间确有私事需要办理，必须请事假，否则按旷工处理，事假最小计算单位为0.5天。2)事假工资管理见人力资源相关制度。3)事假审批连续2个工作日、一个月内累计3个工作日以内的事假，由直接上级领导审批；连续3个工作日及一个月内累计5个工作日以上的事假，由公司领导审批，并报行政部备案。(三)加班规定1)公司鼓励员工在正常工作时间内完成本岗位工作。确实需要加班的，需提前申请。员工加班必须经本部门经理（主任）批准，否则不计为加班，部门经理（主任）不计加班，执行不定时工作制的部门员工（如销售、节目制作人员等）不计加班。2)各部门经理（主任）必须根据本部门的具体工作情况并结合部门年度预算控制审核确定加班次数及加班人员，原则上优先安排加班人员窜休。3)加班必须填写《加班申请表》，在加班当日下班前2小时经部门经理（主任）签字后交行政部；如部门经理（主任）不在，必须在当日下班前2小时至行政部登记并在两日内补交《加班申请表》；如未能及时办理加班审批手续，必须由部门主管向公司领导汇报批准，由行政部备案，并补办理加班审批手续。(四)休假等规定详见人力资源相关文件。附件：《外出/加班说明条》苏州市授渔岛教育信息科技有限公司标准化管理体系——《行政管理制度》让孩子快乐学习变为一种习惯加班申请姓名部门事由地点时间自月日时分至月日时分批准人日期备注三、工作人员着装规定1、员工在工作时间内不得着装奇异暴露，要求注意仪容仪表，保持职业形象。任何情况下不得在工作时间内赤脚穿鞋，不得穿背心短裤、超短裙等服装或其它有碍观瞻的奇装异服。2、工作时间在办公区域内员工必须佩带胸卡。3、员工的多余服装不得随处堆放、悬挂（可放置椅背上、办公桌下等处）。4、员工工作时间应注意将头发梳理整齐，不得蓬头垢面。违反以上任何一条，第一次警告，两次及以上每次罚款20元，部门当月出现3次及以上罚款者，将对部门经理（主任）予以公司范围内通报批评并处以100元罚款。屡教不改者报公司领导处理。苏州市授渔岛教育信息科技有限公司标准化管理体系——《行政管理制度》让孩子快乐学习变为一种习惯第二章办公自动化管理规定一、软件使用规定1、工作中所有需要使用的软件必须经过公司计算机管理员许可，并由其负责安装调试。2、禁止在未经管理员许可的情况下，擅自下载网上的与工作无关的可执行文件。(后缀为exe．com等)3、禁止运行邮件附件中携带的可执行文件。4、必须使用Microsoftoffice2000或更高版本作为办公自动化软件。5、禁止擅自重新格式化计算机、擅自安装操作系统。6、除计算机管理员由于技术方案的调整和技术测试的需要在某些指定的服务器或者测试用计算机上安装可能导致改变网络配置的软件以外，其他人员均不允许擅自安装可能导致整个公司网络不能正常运行的软件。7、员工对于自己使用的电脑应定期检查并清除病毒，至少每周检查一次。以上规定如有违反任何一条，除责其卸载私装软件外，每次罚款50元，对由此引起的数据丢失和工作延误，由其部门经理（主任）提出处理意见，如对公司造成损失的，报公司领导处理。二、网络使用规定1、工作时间严禁浏览和下载与工作无关的文件，一经发现，每次罚款200元。2、工作时间严禁上网聊天和玩游戏，一经发现，每次罚款100元。3、公司员工使用互联网络应符合国家的有关规定，不得在网上发表反动的，有损国家和公司利益的言论，不得登录不健康网站，否则除罚款500元外，还将视情节轻重依法交相关部门处理。4、禁止在互联网上利用黑客工具攻击他人，否则由此引发的后果由其个人负责承担，一经发现，公司将予以开除。5、每位员工都必须对自己信息保密工作负责，必须设定开机密码：公司内任何员工禁止非工作原因擅自登录他人计算机窃取信息。以上情况一经发现，除苏州市授渔岛教育信息科技有限公司标准化管理体系——《行政管理制度》让孩子快乐学习变为一种习惯元／次的罚款外，对窃取资料者将处以500元罚款，并视情节轻重予以开除或送交公安部门处理。三、电子邮件使用规定1、不得打开含有病毒或可能含有病毒的邮件，遇到此类邮件应立即删除。2、每位员工都必须做好自己的邮箱保密工作，禁止在未经批准下把公司为员工设置的统—信箱借给公司以外的人员使用，禁止内部人员合用个人信箱。如有违反，将视后果严重程度予以200元以上罚款直至开除。四、硬件保护及保养规定1、计算机管理员对公司每台计算机的部件建帐管理。2、除计算机管理员外，其他人不得随意拆卸、安装任何硬件或相关的计算机设备。3、对于关键的计算机设备应配备必要的断电继电设施。4，计算机管理员必须经常检查所辖计算机及外设的状况，及时发现和解决问题。5、使用计算机人员要做好计算机的日常清洁保养工作，防水、防尘、不带电插拔鼠标、键盘、打印电缆等非USB端口设备。6、打印机、扫描仪由专人管理，使用时需经同意，并进行使用登记。五、电话、传真机、复印机使用规定(一)电话使用规定1、为了更好地发挥公司电话的最大作用，从成本管理上为公司节约日常开支，特制定本管理制度。2、公司电话由行政部统一管理，公司内部员工应自觉执行电话管理制度，并接受监督。3、公司电话使用规定：1)前台工作人员接听外线的标准用语为：“您好，授渔岛教育科技。”当对方告知所找员工姓名时，“请稍等”，并及时通知员工接听电话。如员工不在办公区，“对不起，**不在，有什么事情需要转达？”苏州市授渔岛教育信息科技有限公司标准化管理体系——《行政管理制度》让孩子快乐学习变为一种习惯)员工接听电话应注意用语的准确与礼貌，充分体现公司员工的良好素质和文化修养。3)接听电话时如需询问旁人或应答旁人问话，应说“请稍等”，并用手掌捂住电话话筒。4)员工打电话用语应尽量简洁、明确。5)上班期间禁止打、接听私人电话，禁止在电话中谈论与工作无关的话题。4、公司长途电话管理规定：1)如因公司业务需要确需使用长途电话者，应先经部门经理（主任）批准后方可使用前台公务长途电话，并在长途电话记录表中登记，登记内容必须包括：使用日期、使用人、对方号码、联系事项等。2)员工未经同意私挂国内长途电话或以公事为由私挂国内长途电话者，第一次违反规定，领导可对其进行批评教育，并自行支付电话费用；第二次罚款50元，三次违反电话管理规定者作辞退处理；私挂国外长途电话者除自行支付电话费用外，还给予辞退处分。(二)传真机使用规定1、服务对象：各部门。2、服务内容：1)收发公司日常业务往来的洽谈、公文、函件、联系文书等。2)收发公司内部各部门之间上传下达的重要通知、文件。3)需要使用传真机传递的各种文档、样本等。3、传真机的管理：1)传真机指定专人负责收发、管理、清洁、维护。2)传真机管理员应及时准确地将传真件转交接收人，对于重要文件的传真件转交相关领导审阅批复。对重要机密文档的传真收发应存留文档，方便查阅核对。3)所有收到的传真必须放入文件夹，不得不加遮掩的放置，转交给收件人的过程中，传真件也必须用文件夹夹好。4)传真机管理员应经常检查传真机是否工作正常，及时更换传真机耗材。5)传真件的收发应及时登记，登记内容必须包括；收发人、传真号码、传苏州市授渔岛教育信息科技有限公司标准化管理体系——《行政管理制度》让孩子快乐学习变为一种习惯真内容、传真时间、重要等级、状态(即注明发出的传真是否已确认对方已收到，收到的传真是否已转交给收件人，何时转交的等)。8)传真机仅限内部工作人员工作需要，禁止