财务报销手册(超实用针对刚入职员工及不了解报销手续

财务报销手册目录•一、发票识别•二、公司不予报销的票据•三、发票粘贴•四、各类业务报销•五、报销（含借款）审批流程一、发票识别•1.1发票分类•1.1.1根据税收征收机关的不同，发票可分为国税发票和地税发票。因为我国实行的是分税制的体制，所以要有国税、地税两个税务机关；国税发票与地税发票开具的对象不同。国税票的开票者主要是销售货物或者提供加工、修理修配劳务以及进口货物的单位和个人，而地税则主要是服务业，建筑安装业等行业。小知识：我国从1994年开始实行分税制；具体内容包括：将税种统一划分成中央税、地方税、中央和地方共享税；建起中央和地方两套税收管理体制，并分设了国税和地税两套税收机构进行这个纳税。在核定地方收支数额的基础上，实行了中央财政对地方财政的税收返还和转移支付制度等。一、发票识别•1.1.2根据所交税种的不同，发票可分为增值税发票和普通发票；①增值税发票根据可抵扣与否，可分为增值税专用发票和增值税普通发票；（增值税发票属于国税发票）增值税专用发票，购货方接受发票可根据自身经营范围与自身纳税人种类，做进项税，抵扣自身本应缴纳的增值税，而销货方开具发票的同时，缴纳开具出的销项增值税额。增值税普通发票，购货方不能进行抵扣。②普通发票，一般分为通用定额发票、机打发票、手工发票、运输客票（机打与手撕）、运输业统一发票（代开与自开）、建筑业发票（代开与自开）、车辆通行费统一发票、医疗机构统一发票（住院与门诊）等；（注：红色标记为国税、地税均有，其余为地税）一、发票识别•1.2发票注意事项•1.2.1增值税发票，索要发票时请注意，凡能开具增值税普通发票17%税点的，基本都具有开具增值税专用发票的能力，请报销人员要求销货单位开具增值税专用发票。增值税专用发票中机打号码必须与原发票号码一致，否则无效。一、发票识别报销增值税专用发票时，发票联与抵扣联需同时具备。该发票自开具之日起180天内有效。增值税发票附清单的，发票清单（名称为“销售货物或者提供应税劳务清单”，清单上发票代码与号码均应与原发票保持一致）也应一式两份，且加盖发票专用章。•1.2.2普通发票经办人员在索取普通发票时，应注意，各个省市自2011年1月1日起均启用新版发票，旧版发票废止（江西省旧版地税普通发票可使用至2012年12月31日）。一、发票识别新版发票名称基本为“***省地方（国家）税务局通用定额、通用机打、通用手工发票”等（陕西省、辽宁省除外，其名称中含“**市”）。报销公路、内河货物运输业统一发票时，发票联与抵扣联需同时具备。该发票自开具之日起180天内有效。内河货物运输业统一发票，最终付款方公司名称下税号前应有“+”号，表示此方抵扣。普通机打发票中，提示除付款单位外手写无效的，可手工填写上付款单位名称，如“**公司”；提示手开无效的，票面上不能出现手写字体，否则无效。普通定额发票中，如有付款单位填写位置的，需手工填写付款单位名称，不能以公司名称条形章替代；需要填写日期的也应补充完整。一、发票识别•1.2.3凡正规发票上应具备两个章，发票才有效，一者为全国统一发票监制章（套印），二者为开具单位新版发票专用章（如图1）。新版发票专用章自2011年2月1日正式启用，旧版发票专用章自2012年1月1日起停止使用，新版发票专用章全国大小统一、格式统一，无例外。上方环形为公司名称，若公司有地税、国税两个税号，则发票章最下方沿椭圆边缘环形会有地税号，中间则为国税号。税局代开发票上，应加盖税局代开发票专用章，若开具单位有新版发票专用章，则也应加盖上，这类发票上会有三个章。图1二、公司不予报销的票据•2.1应办理入库手续而未办或入库手续不全的。•2.2票物不符，数量不符，金额不符，项目不符的。•2.3非行业正规票据。•2.4票据复印件、白条或收据。•2.5涂改刮擦的票据。•2.6应复写而单联填开的票据。•2.7大小写不一致的票据。•2.8企业名称不规范的票据。•2.9假发票和国家已经宣布作废的发票。•2.10费用不实、签字手续不全、费用超标未经特批的票据。•2.11收款单位与开具发票单位不一致的票据。•2.12公司制度规定的其它不予报销的票据。三、发票粘贴•3.1各项费用票据应按费用报销内容分项单独粘贴在公司统一格式的“票据粘贴单”上，并按票据的大小依次粘贴整齐（差旅费用尽可能按费用发生顺序粘贴；尽量小票粘在下边，大票粘在上面，不要将小票粘在大票上，造成大票上信息被覆盖；若大票较多，需要折叠，可将大票与小票分开，单独粘在一张粘贴单上），不同性质的发票不得粘贴在同一粘贴单上，票据粘贴不能超过票据粘贴单的四边。•3.2请尽量使用液体胶粘贴票据，固体胶容易造成晾干后掉票现象。•3.3费用报销票据的粘贴应以燕翅式排列，口向右。票据应错开保持适当距离（1-10毫米左右），所有票据应正面粘贴，并直接附于费用报销单后面。见下实例三、发票粘贴呈鱼鳞状排列，发票上方沿粘贴单上边呈直线排列三、发票粘贴差旅费用发票粘贴样例小票在下，大票在上三、发票粘贴可将三张上下错开粘贴成一张，然后再呈鱼鳞状粘贴招待发票较多的情况样例四、各类业务报销•4.1采购业务•4.1.1票据分类采购部零星采购类报销单据可分为《生产物资采购付款审批表》、《生产物资采购报销审批表》和《计划外物资报销审批表》；另设备部采购时使用《设备（附件）付款审批表》和《设备（附件）报销审批表》。•4.1.2适用范围《生产物资采购付款审批表》：适用于生产物资采购的预付款业务;（如图2）《生产物资采购报销审批表》：适用于生产物资采购的报销业务，此单据下需要附发票与入库单；（如图3）四、各类业务报销《计划外物资报销审批表》：适用于后勤物资的付款及报销业务；（如图4）《设备（附件）付款审批表》：适用于办公、生产设备实物采购预付款的支付；（如图5）《设备（附件）报销审批表》：适用于办公、生产设备实物采购费用报销；（如图6）四、各类业务报销图2生产物资采购付款审批表四、各类业务报销图3生产物资采购报销审批表四、各类业务报销图4计划外物资报销审批表四、各类业务报销图5设备（付款）付款审批表四、各类业务报销图6设备（附件）报销审批表四、各类业务报销•4.1.3应用举例与注意事项①支付预付款时，均应附合同，合同总金额超2万时还应有合同评审表，在此合同付款方式中应提到是款到发货、或预付**%定金等字样。②《生产物资采购报销审批表》、《设备（附件）报销审批表》、《计划外物资报销审批表》使用时，其后均需附有入库单与发票，且发票与入库单名细应一一对应。③在报销中附的合同，合同编号应明确清晰，且与合同评审表中一致，需有供方、需方双方单位名称，且要加盖双方清晰的合同章。四、各类业务报销④在支付预付款时，前面表格中填写的是合同总金额，但合计大小写处，应填写的此次支付的预付款金额；在发票与入库单齐备报销冲账时，前面表格中填写的是合同总金额，但若此次报销中还有付款的，合计大小写处，应填写此次付款金额；在发票与入库单齐备报销到冲账时，前面表格中填写的是合同总金额，但需留质保金的，合计大小写处，应填写发票总金额，需文字简要说明冲账多少，留质保金多少。⑤在报销时，如果出现非增值税专用发票时，必须附有对方单位开具的收据。四、各类业务报销•4.2日常业务报销•4.2.1票据分类我公司使用的费用报销单据有：《出差借款审批表》、《差旅费用报销审批表》、《汽车费用报销单》、《各种费用报销审批表》。•4.2.2适用范围《出差借款审批表》：适用于员工各类公务性借款；（如图7）《差旅费用报销审批表》：适用于员工因公出差、探亲等产生的交通费、住宿费以及餐费补助等；（如图8-1、8-2）《汽车费用报销单》：适用于公司公务车辆及福利车产生的燃料费、交通费、修理费、停车费等费用的报销；（如图9）《各种费用报销审批表》：适用于除差旅费、汽车费以外的其他费用的报销，如招待费、会务费、办公费（产生实物入库的除外）、培训费、运输费、检测费、通讯费、养老保险、医疗保险、继续教育、员工就餐费等。（如图10）四、各类业务报销•4.2.3应用举例与注意事项①《出差借款审批表》图7四、各类业务报销注意事项：1填表必须使用黑色中性笔或钢笔，禁用铅笔及圆珠笔；大小写金额必须顶格写，前面不留空隙。2借款用途简明扼要。需要涉及地点、事项、客户名称。3原借款金额未归还的，原则上不予再借。4详细参照《借款管理标准》。5注：借款签批权限请参照《**审批权限》，且此表中的签批权限指的是累计借款金额。四、各类业务报销注意事项：1填表必须使用黑色中性笔或钢笔，禁用铅笔及圆珠笔；大小写金额必须顶格写，前面不留空隙。费用报销人员应将报销合计的大小写填写完整，在合计大写最高金额前用“”封口，最小金额后用“零”填写完整。2出差事由：填上某某地点办理什么事宜。3出差时间、路线按时间顺序填写，一张车票为一段路程，不要合并路段。起始程需前后衔接，符合逻辑性。未产生交通费的路段，也要填写上起始路程，不能省略，只需在交通费中划斜线。出差费用据实报销。4公司与车站之间无论有票与否，均可在《出差管理标准》报销标准范围（0—8元）之内据实报销。5餐费补助可按公司标准报销，但建议员工在吃饭时索取发票。6产生的购票手续费5元的可凭发票报销，大于等于30元的应简要说明。四、各类业务报销7目的地范围内的公交票、出租车票或短途交通费可以合计填列。另乘坐车辆时若产生保险费用时，保险费可与车票合列，也可在最后将保险费合计填列，但保险费单必须与交通费车票有关联。8三人以上(含三人)出差时，必须由半数以上人员签字（如有随行司机，司机必签）。9按照《出差管理标准》，部长级及以下人员乘坐汽车、火车按规定可享受硬卧而未享受的，按硬坐票价的50%补助给个人；班组人员住宿费在标准内如有节约全额归己；其他人员住宿费报销实行节约奖励，按节约部分的30%发给本人。此类奖励补助，可在夜乘费中填列。10员工探亲（仅指交通费）、培训外出产生的差旅费，经部门主管、分管领导签字确认后，交由人力资源部备案，由人力统一送至财务部审核。11报销差旅费用时，需附出差报告单。四、各类业务报销③《汽车费用报销单》图9四、各类业务报销注意事项：1填表必须使用黑色中性笔或钢笔，禁用铅笔及圆珠笔；大小写金额必须顶格写，前面不留空隙。费用报销人员应将报销合计的大小写填写完整，在合计大写最高金额前用“”封口，最小金额后用“零”填写完整。2费用项目不要混淆，按此报销单下说明填列，但停车费请填入管理费中。此次报销中涉及不到的费用，请在费用框中划斜线。3根据《车辆维修管理标准》，福利车辆保养、维修费用由公司和个人分别承担50%，个人只可报销50%。此费用由车辆管理部门统一报销。需附“汽车维修保养申请单”。（此处注意索取发票请要增值税专用发票）4司机人员在报销汽车费用时，每次出差产生的费用，请分开粘贴，且应附有此次出差报告单，出差报告单中乘车人员中外部人员除外，请将属我集团公司人员姓名填写完整。四、各类业务报销④《各种费用报销审批表》此处用铅笔写图10四、各类业务报销注意事项：1填表必须使用黑色中性笔或钢笔，禁用铅笔及圆珠笔；大小写金额必须顶格写，前面不留空隙。费用报销人员应将报销合计的大小写填写完整，在合计大写最高金额前用“”封口，最小金额后用“零”填写完整。2员工保险费、住房公积金、培训费报销需先交由人力资源部相关人员签字备案，后由人力统一送至财务部审核。报销时附申请表。报销保险、住房公积金前，需填写“****养老保险（或其他）报销申请表”。此报销适用于养老保险由个人或原工作单位交纳；报销继续教育费用前，需填写“****继续教育申请表”。经部门主管、分管领导、人力资源部、总经理审批后，方可报销。四、各类业务报销3报销招待费时，若为超市购买水果的，除发票外，需附超市购物小票。4如若费用前期打报告预付时，后期拿回发票冲账的，应附有前期报告复印件方可报销。⑤家事礼金类员工家事礼金报销需在行政办公室填写礼金报销申请单，且由行政办公室、人力资源部相关人员签字备案。由行政办公室相关人员送至财务部审核。结婚礼金需提供结婚证；生育