医院科研试剂集中采购新模式促使内审监督模式转变的探析

医院科研试剂集中采购新模式促使内审监督模式转变的探析面对科研试剂集中采购新模式，医院内部审计应以风险审计为导向，创新审计监督模式，助推医院科研管理更上新台阶。以下是小编分享的内容，欢迎参考借鉴与借鉴。1引言《行政事业单位内部控制规范》对事业单位采购业务提出了明确的控制要求。相对于医疗设备采购，医院科研试剂存在品种繁多、规格不一、采购周期短等特点，对于科研试剂采购的监督一直是医院管理中普遍存在的薄弱点。为改变难监管的状况，科研试剂从分散采购模式向集中采购新模式转变已是大势所趋。采购方式的转变，必然会促使内部审计监督模式的转变。2医院科研试剂传统采购管理模式下内审监督面临的挑战长久以来，医院科研试剂采购一直是采取分散采购的模式。各个科研课题组，根据课题研究的需求和进度，自行向试剂供应商进行采购。对于供应商的选择、试剂价格的确定、合同签订、收货确认、试剂领用等管理环节，均由课题组一手操办。科研试剂之所以一直采取分散采购的模式，究其原因，主要是由于医院科研工作的特殊性。分散采购的优点是便于操作，灵活度比较高，可以随时满足科研工作的需要，缺点是管理风险比较大。科研试剂分散采购的风险大致有以下几点：一是试剂质量得不到控制；二是缺乏三方比价程序，导致试剂采购价格虚高；三是试剂存货管理混乱，容易引发变质或丢失；四是可能存在虚假采购套取现金的现象；五是可能引发课题组人员的廉洁风险。随着医院科研经费体量的不断增长，科研试剂采购的总金额也在不断攀升。以某三甲医院为例，近年来，年均科研试剂材料采购量已达6000余万元。分散采购模式蕴含的风险越来越大，对科研试剂采购过程的风险防控，日益受到医院管理层的重视。在分散采购的传统管理模式下，内部审计部门监督缺乏有力的抓手，对风险无法起到防控作用。一是对科研试剂的质量控制超出了审计的专业范围；二是科研试剂价格的市场透明度低，审计询价困难；三是科研试剂二级库管理机制不健全，审计监督无从入手；四是虚假采购现象隐蔽性高，常规审计手段很难发现；五是课题组人员廉洁风险的防控需要医院纪委的协助。3医院科研试剂集中采购新模式的实施与流程科研试剂分散采购模式弊远大于利，集中采购势在必行。相对于医院临床检验体外诊断试剂采购采用的SPD供应链管理方式，科研工作有其特殊性，在谋划科研试剂集中采购和统一管理时，仍需兼顾考虑灵活性与效率性问题。在信息化管理理念的影响下，医院科研试剂的采购管理必须要与信息化技术进行有效结合。本市某三甲医院，成功开发了科研试剂采购管理平台系统，将电商平台、采购系统与科研管理系统对接整合，初步实现了科研试剂竞价采购、配送管理、财务结算的三大功能。目前，该平台已有4000多家入驻供应商，500万种商品。4集中采购新模式催生内审监督模式转变的思考4.1科研试剂集中采购新模式的优势4.1.1科研试剂质量得到了一定程度上的保证。科研试剂集中采购平台类似于“天猫”和“京东自营”，平台上的供应商是具有专业经营资质的正规公司。医院科研管理部门也会定期对供应商进行考核，对“差评”超过一定次数的供应商，将给予警告或取消供货资格。4.1.2科研试剂采购的平均价格大幅降低。采购平台具有竞争报价机制，课题组可以在平台上选择同等型号规格、价格最低的产品；也可以发起采购需求，定向邀请或不定向邀请平台上的供应商进行竞争报价。4.1.3科研试剂的出入库流程一定程度上得到优化。试剂配送到货后，由课题组相关人员负责收货验收，并将货物拍照上传到平台系统。医院资产管理部根据上传至系统的验收照片，核对实际到货的数量后，办理出入库手续。4.1.4科研试剂虚假采购的风险一定程度上得到控制。科研试剂费用结算前，平台系统会自动核对订购数据、出入库单据、课题经费结余等信息，财务部门将供应商发票同平台系统信息再次核对后付款。4.1.5课题组人员的廉洁自律意识得到加强。利用信息化采购平台进行科研试剂采购，全程公开透明，从供应商准入资质审核到实验人员的采购需求及财务部门支付，全程均可进行监督与管理，这从根本上杜绝了腐败现象的产生，达到阳光采购的目标，从流程上起到“不能腐”的作用。4.2科研试剂集中采购新模式下的新风险科研试剂平台集中采购能够控制分散采购模式下的风险因素，大大缓解了科研试剂采购监管难的问题，审计压力也大大减轻。但是，在平台集中采购模式下的风险呈现出新的形式，这即有分散采购模式下的风险在平台集中采购模式下的新体现；又有平台集中采购模式下特有的风险。4.2.1平台供应商的考核管理将面临巨大的挑战。由于试剂采购平台是一个半开放型的平台，医院即需要对平台的供应商进行一定的筛选，又需要允许足够多的供应商能够加入平台，以使得价格竞争更为充分，供应商的质量控制与数量控制是相对矛盾的。并且，对供应商的考核极为复杂，需要制定一套定性与定量相结合，且适用于平台模式的考核指标体系，对供应商的有效考核存在着风险。4.2.2价格竞争机制使用过度，容易导致“劣币驱逐良币”现象。平台的采购模式类似于网上购物，课题组人员出于节约成本和规避风险的角度，会有意识地选择报价低的产品；平台还有邀请报价功能，课题组对拟采购的产品在平台上发起报价邀请，供应商出于竞争压力，被迫报出更低的价格。价格竞争机制虽然在一定程度上可以大幅度降低试剂采购价格，但是，如果价格竞争机制使用过度，容易产生“劣币驱逐良币”的现象，间接引发科研试剂质量风险。4.2.3科研试剂验收手续与存货管理仍存在缺陷。科研试剂平台集中采购流程中，对于货物验收环节采取了拍照验收的方式，即由课题组人员负责接收供应商配送的试剂，双方验收合格后，将货物与订单进行拍照后上传至平台系统，医院资产管理处在系统后台查验照片并核对订购信息后，办理出入库。在验收环节中，资产管理部门并未真正参与验收过程，科研试剂的最终使用人和实际验收人仍归于同一人，不相容职责未分离的风险依然存在。4.2.4虚假采购套取现金的风险依然存在，且手段将更加隐蔽。因为资产管理部门并未真正参与到货物验收环节，并且，科研试剂在系统办理出入库手续后，随即作为课题组直接领用处理。验收、领用、使用、二级库管理等环节实质上都由课题组人员控制，极易产生虚假配送、先到货后退回、二级库盘亏、货票信息不匹配等风险。在科研试剂付款流程中，虽然财务部门审核了发票、订购单、出入库单等凭证，但无法彻底规避虚假采购套取现金的风险。4.2.5采购平台系统的信息安全受到挑战。科研试剂采购平台系统牵涉到医院许多信息，包括：供应商信息、订单信息、合同信息、科研经费管理信息、课题组人员信息等。平台系统登录人员的权限管理也十分复杂，权限设置规则各不相同，管理中稍有疏忽，系统的信息安全将面临风险。4.3新风险促使内审监督模式的转变面对科研试剂集中采购新模式下的新风险，审计监督模式必须要有新思路与新办法。4.3.1内部审计监督应从单纯的查找问题转向促进职能部门进一步加强制度建设，用制度管好采购事、用制度管好供应商。针对科研试剂采购平台供应商的考核管理问题，审计应首先建议科研管理部门健全完善《科研试剂平台供应商考核管理制度》，建立详细的供应商遴选、考核制度及退出机制，研究制定考核评价的定性指标与定量指标，提高制度的可操作性。内部审计应定期检查考核制度的执行情况，可以抽查部分供应商的具体考核材料，复核定量考核指标的计算过程与结果，分析定性考核指标的评价依据和结论，重点关注科研部门是否将供应商的考核结果与平台准入机制进行了挂钩，对不合格的供应商是否严格执行了退出机制。4.3.2内部审计监督应从以价格为导向的审计思路转向以综合评价为导向的审计思路，监管的切入点不能只考虑价格因素，还需考虑试剂的综合性价比。对于科研试剂采购价格的审计，审计首先应建议科研管理部门健全完善《试剂集中采购平台售后评价制度》，对每笔采购记录进行优、中、差评价与评论留言。内部审计应定期检查课题组人员在平台上选择的依据是否充分。如果选择了平台上同型号试剂中最高价格的，需要说明充足的选择理由；如果选择了平台上同型号试剂中最低价格的，需要重点关注该试剂的销售量和评价、留言情况。审计还可以抽查部分当期采购的科研试剂，采取实地观察、询问、调查问卷等审计方法，对平台集中采购的试剂价格与质量作出综合评价。4.3.3内部审计监督应进一步推动科研试剂采购流程的优化，特别是要健全完善货物验收和存货管理机制。对于货物验收与存货管理的审计，审计首先应建议科研管理部门和资产管理部门共同制定《科研试剂采购验收制度》和《科研试剂二级库管理制度》，合理设置不相容岗位。内部审计应定期检查以上制度的落实执行情况，关注验收单、入库单、出库单是否齐全完整，验收人员与出入库办理人员是否为同一人；重点关注资产管理部门是否真正参与了货物验收过程；对于单笔大额试剂采购，还要关注课题组的二级库管理情况，是否有相应的二级库管理制度和二级库管理台账，是否有专人定期对库存试剂进行盘点，盘点溢亏是否得到了正确处理。必要时，审计也可以进行试剂存货的实地盘点，在盘点时，除了关注试剂存货的真实性与完整性之外，也要关注试剂存货是否变质与过期。4.3.4内部审计监督应进一步保障科研经费的安全，杜绝虚假采购套取现金的现象。对于采购行为真实性问题的审计，审计首先应建议科研管理部门和财务部门健全完善《科研试剂采购付款审核制度》，并保证制度得到有效地执行，财务付款前应认真审核试剂发票及后附的订购单、验收单、出入库单等凭证，复核所有单据的数量、单价、规格型号是否一致，以及单据是否经过所有经办人员的签字确认。内部审计应定期检查试剂采购流程，可以从发票追踪至验收单、出入库单等凭证，以发现用发票套现，但实际采购行为并未真实发生的情况；也可以从验收单、出入库单等凭证追踪至发票，以发现实际采购金额小于发票金额的情况；还可以从以上单据追踪至实物或二级库，以发现“先到货后退回”等虚假采购情况。4.3.5内部审计监督应促进信息安全技术措施与信息安全管理流程的融合，有效防范采购平台信息系统的安全风险。对于信息系统安全的审计，审计首先应建议科研管理部门和信息部门健全完善有关信息安全技术措施，合理设置信息安全防火墙，利用技术手段防止数据信息外泄；其次应促进科研管理部门和信息部门建立健全信息安全管理流程，合理设置各类人员的登录权限。对于医院各级人员应按岗位不同授予不同的登录权限，课题组一般人员应仅授予搜索、查询、邀请报价、下单和修改订单的权限；课题组负责人可以增加确认订单的权限；科研管理人员可以限制发起订单的权限，但应授予查询和审核管理的权限。对于院外供应商，应单独进行登录权限设置，可以允许供应商登录系统进行报价信息维护、发起报价、接受订单等操作，但必须禁止供应商查询医院内部数据信息。内部审计应定期检查信息安全技术措施的有效性，特别要关注技术的“木桶原理”，督促信息部门优先改进当前最差的技术措施；还应定期检查信息安全管理流程的合理性，检查安全技术措施与安全管理流程是否相配套，避免因缺少有效的流程管理，而导致技术措施的失效。5结束语综上所述，在当前医院科研试剂采购从分散采购模式向集中采购新模式转变的背景下，内部审计需及时转变工作思路，防范科研试剂集中采购新模式中出现的新风险，推动科研管理部门健全完善集中采购管理制度，优化集中采购业务流程，以风险审计为导向，创新审计监督模式，助推医院科研管理更上新台阶。